Tập trung hơn, năng suất hơn với phương pháp Pomodozo

Có ai đã từng bị như tôi không, luôn làm việc chăm chỉ mỗi ngày nhưng không thu được kết quả tốt??? Có ai luôn tự đặt ra câu hỏi vì sao lại như vậy không?

Tôi có thể chắc chắn một điều là ai trong chúng ta cũng đã gặp những vướng mắc như trên - luôn luôn bị "bắn phá" bởi các mục tiêu trong ngày, dự án cá nhân, danh sách việc cần làm dài và email liên tục tràn ngập hộp thư đến của bạn.

Vì vậy, làm thế nào để bạn có được tất cả được thực hiện theo cách hiệu quả nhất?

Một giải pháp khả thi là sử dụng một hệ thống chặn thời gian phổ biến được gọi là Kỹ thuật Pomodoro.

Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách kỹ thuật Pomodoro 25 phút có thể giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, đồng thời tránh những phiền nhiễu phổ biến với trải nghiệm làm việc hiện đại.

Pomodoro là tiếng Ý, tương đương trong tiếng Anh là Tomato, chỉ một loại quả khi chín có màu đỏ, chia múi, đặc biệt là dễ ăn. Việt Nam ta gọi là cà chua; và dễ dùng vào nhiều mục đích, ví như dùng để ném nhau thì ít bị đau.

Nhưng Pomodoro mà chúng ta đang muốn nói để ở đây là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả để tăng hiệu suất công việc của cá nhân. Bản chất giống quả cà chua: ĐỎ – DỄ ĂN – NÉM ÍT ĐAU. Chúng tôi gọi đó là PHƯƠNG PHÁP ĐỒNG HỒ CÀ CHUA.

ĐỎ – Tách công việc đang làm ra từng nhiệm vụ nhỏ, trông đẹp đẽ như những quả cà chua đỏ.

DỄ ĂN – Thời gian cho mỗi nhiệm vụ thường là 25 phút, nghỉ 5 phút, rồi lại 25 phút khác, dễ như ăn cà chua.

NÉM ÍT ĐAU – Cứ sau 25 phút bản thân đã biết mình hoàn thành được việc gì, nếu chưa đúng thì ngay lập tức có thể sửa. Sửa nhiệm vụ nhỏ dễ hơn sửa việc lớn. Như vậy việc cải thiện nhiệm vụ nhỏ sẽ ít ảnh hưởng, ít đau hơn và dễ thành công hơn so với cải thiện việc lớn và đã làm trong thời gian dài.

BA BƯỚC ĐỂ SỬ DỤNG POMODORO HIỆU QUẢ

BƯỚC 1 – Chuẩn bị danh sách công việc (to do list)

Xác định công việc cần làm bằng file excel hoặc google spread sheet hoặc task list trong calendar của gmail. Tách nhỏ những công việc đang làm ra từng nhiệm vụ nhỏ để có thể hoàn thành trong thời gian 25 phút của Đồng hồ cà chua.

Dán danh sách các việc đang làm lên màn hình desktop hoặc in ra bản cứng để trên bàn. Bạn có thể dùng evernote hoặc stickynote để nhớ việc.

BƯỚC 2 – Thực hiện các nhiệm vụ theo đúng trình tự đã đưa ra vào trong công việc của bạn.

1. Chọn nhiệm vụ của bạn và tổng thời gian để làm việc với nó.

2. Đặt bộ hẹn giờ thành 25 phút (với bộ hẹn giờ trứng hoặc với ứng dụng).

3. Làm việc trong 25 phút. Tránh tất cả các phiền nhiễu và thúc giục để đa nhiệm vụ.

4. Nghỉ ngơi 5 phút để đổi mới năng lượng, bắt đầu một Pomodoro khác.

5. Nghỉ ngơi 20-30 phút sau khi hoàn thành bốn Pomodoros.

Hãy kiên nhẫn vì bước đầu có thể sẽ bị chán hoặc cảm giác bị gò bó, tuy nhiên khi thực hiện tốt bạn sẽ thấy hiệu quả của việc kéo dài thời gian làm việc của mình.

Đơn giản, nhưng rất hiệu quả. Khi bạn sử dụng kỹ thuật này, bạn sẽ thấy một sự cải thiện đáng kể về năng suất và khả năng hoàn thành công việc.

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro:

1. Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.

2. Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.

3. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.

4. Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook... vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

BƯỚC 3 – Cài đặt đồng hồ cho chế độ Đồng hồ cà chua (tomato - timer):

1. Truy cập vào trang web http://tomato-timer.com/ để có một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro. Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn Start. 25 phút sẽ bắt đầu trôi qua và đây là thời gian mà bạn sẽ phải tập trung hết cỡ với công việc hiện tại của mình. Sau khi hết 25 phút, nhấn tổ hợp Alt + S để thưởng cho mình 5 phút nghỉ giải lao. Khi hết 5 phút, một khoảng thời gian 25 phút mới lại bắt đầu. Cứ 4 lần nghỉ giao lao 5 phút như vậy thì bạn sẽ được nghỉ lâu hơn với 10 phút bằng cách nhấn Alt + L. Bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc tại văn phòng và bạn sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước nữa.

Gợi ý các loại đồng hồ có thể cài đặt trên máy tính và điện thoại:

. Be Focused – Focus Timer (Apple) rất lý tưởng cho iPhone và iPad. Bạn có thể tùy biến khoảng thời gian theo ý thích, âm thanh thông báo, xem lại lịch sử làm việc và ứng dụng này cũng cung cấp một hệ thống đánh giá dựa trên ngôi sao để tạo động lực cố gắng cho bạn.

. Simple Pomodoro (Android) là ứng dụng theo dõi thời gian không có nhiều tùy chỉnh như các công cụ khác. Tuy nhiên, nó cũng cung cấp cho bạn các thông báo hữu ích khi đến giờ nghỉ ngơi, làm việc và nắm được bao nhiêu Pomodoro bạn đã hoàn thành trong ngày. Quan trọng hơn, SimplePomodoro cũng tương thích với Google Tasks.

. Pomodorable (OS X) là sự kết hợp giữa một phần mềm quản lý thời gian theo phương pháp Pomodoro và một phần mềm todo list. Với Pomodorable, bạn sẽ nắm được khi nào các công việc hoàn thành, việc gì cần làm tiếp theo và cần thiết lập bao nhiêu Pomodoro để làm xong một đầu việc.

. Marinara Timer (Web) : là ứng dụng web cho phép bạn thiết lập thời gian nghỉ giải lao và làm việc. Nhìn chung, cách sử dụng khá giống với Tomato Timer.

Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm và thử nghiệm với một vài ứng dụng Pomodoro khác nhau trước khi giải quyết một ứng dụng. Phải mất vài tháng trước khi tôi ổn định ứng dụng đồng hồ tích tắc đơn giản mà tôi sử dụng hàng ngày.

TẠI SAO CHIA KHUNG GIỜ ĐỂ LÀM VIỆC CÓ THỂ MANG LẠI SỰ THAY ĐỔI?

Đó là điều vô cùng bí ẩn trong bộ não con người, các bạn hãy thử nhé. Khi công việc được chia nhỏ các phần rõ ràng và được hoàn thành trong thời gian ngắn, con người như được tiếp thêm năng lượng thành công, và cứ vậy mọi việc được hoàn thành mà dường như không mất chút sức lực nào hết.

Bài viết được tham khảo từ website: https://www.developgoodhabits.com/pomodoro-technique/