Cách tăng hiệu quả tạo meeting minutes bằng cách sử dụng tool hỗ trợ!

Meeting minutes là gì?

Meeting minutes là biên bản tường thuật cuộc họp. Có vai trò chính là lưu giữ các nội dung diễn ra trong cuộc họp, được coi là bản ghi nhớ hoặc hồ sơ họp.

Ở một số công ty, meeting minutes đóng một vai trò quan trọng như là một sản phẩm bàn giao (deliverables) cho khách hàng thay cho các báo cáo thông thường khác.

Tại sao lại cần meeting minutes?

Mục đích chính của meeting minutes là để ghi lại tất cả những gì diễn ra trong buổi họp, là bản ghi nhớ cho những người tham gia, cũng như để để chia sẻ thông tin với những người không có mặt và các bên khác tham gia cuộc họp, ngoài ra còn giúp ngăn chặn việc thiếu xót công việc nào đó xảy ra chỉ vì sự đãng trí của một ai đó.

Trong meeting minutes ghi lại các mục thảo luận, hướng giải quyết, tình trạng hiện tại và hành động tiếp theo, cũng như lịch trình công việc nên nó cũng có thể dùng làm checklist công việc, giúp nâng cao chất lượng công việc và giúp tiến hành các cuộc họp tiếp theo một cách hiệu quả hơn.

Trong công việc thường có rất nhiều meeting diễn ra với tần suất khác nhau như hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, …Với những meeting có tần suất dày đặc và nội dung quan trọng, việc ghi chép lại meeting minutes là một công việc đòi hỏi tỉ mỉ, cẩn thận và công phu hơn nhiều người nghĩ.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các mấu chốt quan trọng để tạo meeting minutes hiệu quả và các công cụ giúp thực hiện điều đó, hy vọng nó sẽ hữu ích cho những người gặp rắc rối với cách viết meeting minutes hoặc với những người muốn giảm thời gian cần thiết để tạo 1 bản meeting minutes.

Các điểm quan trọng khi tạo meeting minutes hiệu quả

1. Take memo

Để có cơ sở tạo meeting minutes cần ghi chú nội dung.

Càng ghi chú chi tiết, kỹ càng thì việc tạo meeting minutes sau đó càng đơn giản và dễ dàng.

Tuy nhiên, nếu chỉ ghi chú lộn xộn theo kiểu từng đám khoanh vùng nghuệch ngoạc khắp nơi trong sổ thì sẽ khó khăn cho việc tổ chức lại thông tin, vì vậy điều quan trọng là phải ghi chú theo đúng thứ tự của meeting.

2. Sử dụng template

Bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tạo template mẫu dựa theo các mục mục đã được dự định họp (agenda) và bạn chỉ cần ghi chú nội dung vào đúng định dạng trong mẫu đã tạo sẵn.

Thậm chí bạn có thể tạo template đơn giản ngay trong cuộc họp dựa theo những nội dung trình bày trong cuộc họp.

3. Sử dụng tool

Bằng cách sử dụng các công cụ để tạo meeting minutes bạn có thể cải thiện hiệu quả rõ rệt và giảm công sức của mình.

Sau khi tạo bằng tool bạn có thể chia sẻ realtime ngay lập tức, giúp dễ dàng kết nối với những người tham dự cuộc họp.

Các tool có thể tạo meeting minutes hiệu quả:

GIJI

GIJI là app chuyên dụng để tạo meeting minutes được trang bị hàng loạt các chức năng phong phú để hỗ trợ tạo meeting minutes hiệu quả.

Ưu điểm:

• Là tool chuyên dụng tạo meeting minutes

• Bất kỳ ai cũng có thể tạo meeting minutes bằng cách sử dụng phầm mềm editoer chuyên dụng

• Giao diện vô cùng đơn giản, dễ dàng sử dụng:

Hoàn toàn không có những chức năng dư thừa nên có thể chuyên tâm tạo meeting minutes mà không phả do dự.

Khuyết điểm:

• Vì không sử dụng trên smartphone được nên không thể confirm khi ở ngoài công ty.

• Ngoài việc tạo meeting minutes thì không còn chức năng nào khác.

Vì là tool chuyên dụng cho việc tạo meeting minutes nên được trang bị thêm các chức năng khác như chức năng chia sẻ thông tin, nên nếu muốn chia sẻ thông tin thì cần liên kết thêm với các app khác.

AmiVoice

AmiVoice tool hỗ trợ tạo meeting minutes bằng nhận diện âm thanh.

Là một hệ thống tự động cắt lời nói trong cuộc họp bằng cách sử dụng công nghệ deep learning.

Ưu điểm:

• Chuyển đổi văn bản tự động với nhiều lĩnh vực đa dạng khác nhau.

• Nhận dạng văn bản tự động bằng nhận dạng giọng nói, không chỉ áp dụng cho các cuộc họp thông thường mà còn cho nhiều lĩnh vực khác như phỏng vấn, khảo sát thị trường.

• Có thể chỉnh sửa bổ sung cho văn bản tự động chuyển đổi bằng một màn hình chuyên dụng

Khuyết điểm:

• Chi phí đắt đỏ Ngoài gói tối thiểu là 20.000$ thì cần sắm các thiết bị chuyên dụng hỗ trợ khác.

3 bí kíp khi tạo meeting minutes

1. Tạo format/template

Bằng cách sử dụng các mẫu và định dạng, bạn có thể tạo meeting minutes hiệu quả hơn là viết từ một tờ giấy trắng.

Ngoài ra, vìmeeting minutes được sử dụng nhiều lần, để có thể lưu lại các thông tin quan trọng một cách hiệu quả nhất thì cần liên tục cập nhật template mới phù hợp cho từng meeting.

2. Chuẩn bị trước

Nắm bắt trước mục đích và ageda của meeting sẽ giúp bạn tạo ra một meeitn minutes mạch lạc, đầy đủ.

Biết trước để bạn chủ động nắm thông tin cũng như tìm hiểu về một thuật ngữ hay công việc nào đó mà bạn không biết.

3. Không bỏ lỡ thông tin trong meeting

Nếu bạn hoàn thành meeting minutes ngay trong cuộc họp, bạn sẽ bỏ lỡ vài thông tin quan trọng vì bạn không thể tập trung vào cuộc họp do quá chú tâm vào việc thực hiện tạo meeting minutes.

Do đó, tốt nhất là không nên viết những câu hoàn hảo trong cuộc họp, hãy ưu tiên ghi chú lại các thông tin ở mức độ có thể nhìn và hiểu được, sắp xếp nội dung tại chỗ một cách mạch lạc đúng thứ tự, ghi được càng nhiều thông tin càng tốt và nên ghi chú ngắn gọn, dễ hiểu. .

Nếu sử dụng máy tính không kịp thì bạn hãy ghi chú bằng sổ.

Cách viết một meeting minutes

1. Trình bày rõ ràng các điểm quan trọng trong meeting minutes

Nhất định phải ghi các hạng mục sau đây:

• Tên cuộc họp

• Ngày giờ meeting

• Địa điểm meeting

• Người tham gia (và những người được yêu cầu tham gia nhưng vắng mặt kèm theo lý do)

• Mục đích meeting

• Các vấn đề (Nội dung)

• Tình trạng và tiến độ (của dự án, task)

• Các nội dung được thảo luận và quyết định trong meeting (ai phụ trách, deadline giải quyết)

• Các vấn đề cần báo cáo cho lần họp tới

Khi ghi chép cần phải ghi rõ ràng để ai đọc meeting minutes cũng hiểu được vấn đề trình bày.

Các hạng mục trên đều là các mục cần thiết cho mỗi lần meeting, nên đưa vào template sẽ tốt hơn.

2. Áp dụng 5W1H

Khi tạo meeting minutes, cần ý thức rõ 5W1H để nhận biết đầy đủ chính xác nội dung và chia sẻ thông tin cho người liên quan.

• What: Cái gì

• Why: Tại sao

• When: Khi nào

• Where: Ở đâu

• Who: Ai

• How: Như thế nào

Nếu áp dụng được 5W1H sẽ tránh được việc thiếu sót nội dung trong meeting.

Tóm tắt

Việc tạo meeting minutes là công việc tất yếu cho bất kỳ meeting nào, có thể cách làm trên vẫn cần cải thiện rất nhiều, nhưng nó sẽ giúp giảm bớt những công việc không cần thiết từng chút một để cải thiện hiệu quả tổng thể.

Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể sử dụng các công cụ được giới thiệu ở đây để tạo ra meeting minutes hiệu quả.