So sánh chức năng của các công cụ business chat đang được nhiều người quan tâm

Theo một khảo sát về công cụ giao tiếp trong công ty do Narubo.,Co, Ltd thực hiện, người ta thấy rằng “business chat tool” là công cụ được nhiều công ty sử dụng, nó chiếm tới 49,1%. Các công ty lựa chọn công cụ này đã đưa ra nhiều đánh giá tối ưu như “các công cụ này giúp lưu lại lịch sử trò chuyện”, hay “chúng giúp việc giao tiếp được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn”,…

Trái lại, với câu hỏi “loại phương tiện nào bạn không muốn sử dụng trong giao tiếp ở công ty” thì có đến 35,9% câu trả lời đó chính là điện thoại, theo sau đó là “mail” và “các công cụ chat như LINE,…”. Tuy nhiên, các công cụ chat như LINE được nói đến ở đây chính là những công cụ sử dụng mang tính cá nhân.

Từ bối cảnh trên ta có thể thấy rằng các công cụ giao tiếp sẽ phát triển nhanh chóng trong tương lai, bên cạnh đó yêu cầu cho các công cụ này cũng sẽ ngày càng cao. Chính vì vậy, bài viết này sẽ đưa ra những so sánh về ưu nhược điểm của các công cụ như “Chatwork”, “Slack” và “LINE WORK” - những công cụ đang thu hút được sự chú ý của nhiều công ty.

Business chat là gì?

Business chat là 1 công cụ giao tiếp sử dụng trong kinh doanh. Công cụ này có nhiều chức năng cần thiết đáp ứng cho nhu cầu kinh doanh như group chat, share file, hay quản lý task,….

Không chỉ đơn thuần là giao tiếp qua message mà nó cũng có thể giao tiếp trực tiếp qua chức năng gọi điện hoặc video call,… Do sử dụng đường dây internet nên nó có ưu điểm không phát sinh chi phí gọi điện. Hơn nữa, với tính năng video chat, bạn có thể họp với đối tác ở bất kì quốc gia nào trên Thế giới.

Business chat có thể giúp người dùng linh hoạt giao tiếp với nhiều phương thức, dễ dàng sử dụng hơn so với e-mai.

Với ưu điểm đó, business chat được ví như là một SNS phiên bản business. Khác với SNS sử dụng cho mục đích cá nhân, bussiness chat là công cụ giao tiếp an toàn có ít rủi ro hơn do nó hạn chế đối tượng có thể sử dụng.

Trong thời buổi hiện đại ngày nay, công cụ giao tiếp trong kinh doanh đang dần được chuyển đổi từ mail sang business chat, thêm vào đó số lượng công ty sử dụng business chat cũng ngày càng gia tăng.

Ưu điểm của business chat

Bussiness chat có 4 ưu điểm nổi trội có thể kể đến như sau:

1.Giúp giao tiếp đơn giản, dễ dàng

Ưu điểm lớn nhất khi nói đến business chat đó chính là giúp người dùngcó thể giao tiếp với nhau một cách dễ dàng. Công cụ này không bắt buộc bạn phải sử dụng những câu chào hỏi mang tính chất bắt buộc, nó cũng không cần bạn phải ghi rõ địa chỉ như trong mail.

Đặc biệt với trường hợp phải giao tiếp thường xuyên và liên tục thì nó còn giúp rút ngắn thời gian một cách đáng kể so với mail.

2.Công cụ giao tiếp đa dạng

Ngoài việc giao tiếp bằng cách gửi tin nhắn thì bạn còn có thể thực hiện các cuộc gọi thoại hoặc gọi video. Hơn nữa, các cuộc gọi này không chỉ kết nối 2 bên với nhau mà còn có thể kết nối được với nhiều người ở nhiều nơi khác nhau nên khá tiện dụng.

Không chỉ vậy, nó còn có vai trò giúp hiện thực hóa các phong cách làm việcnhư làm việc tại nhà, meeting online,… Bên cạnh đó, nó cũng có thể chia các dự án thành từng group nhỏ, giúp cho việc giao tiếp và quản lý được dễ dàng hơn.

3.Không còn lo lắng về việc gửi nhầm

Với trường hợp gửi mail, nếu bạn nhập sai địa chỉ mail thì bạn sẽ không thể xóa mail đã gửi nhầm. Hơn nữa, với những địa chỉ mail lần đầu tiên bạn gửi thì bạn bắt buộc phải nhập bằng tay nên rất dễ xảy ra rủi ro gửi nhầm địa chỉ.

Tuy nhiên, với business chat thì bạn chỉ có thể giao tiếp với đối tượng đã được đăng kí nên bạn sẽ không cần lo lắng đến chuyện gửi nhầm tin nhắn đến người không liên quan. Ngoài ra, công cụ này cũng có chức năng chỉnh sửa nội dung tin nhắn nên nếu bạn có gõ nhầm thì cũng vẫn có thể sửa được. Vì vậy, bạn có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng.

4.Có tính bảo mật cao

Tùy thuộc vào từng dịch vụ mà có những business chat được bảo mật ở cấp độ cao ở cấp tổ chức tài chính.

Vì nó được cài đặt với đa dạng tính bảo mật như mã hóa dữ liệu truyền thông, thiết lập quyền truy cập, lưu lại log,… nên có ngày càng nhiều các công ty lớn sử dụng.

Các công cụ business chat đang thu hút được sự quan tâm

“Chatwork”, “Slack”, và “LINE WORKS” là 3 công cụ tiêu biểu cho business chat có nhiều chức năng tiện ích nên đang thu hút được sự quan tâm của nhiều công ty và tổ chức.

Chatwork

Chatwork là công cụ được cung cấp bởi công ty cổ phần Chatwork. Đến thời điểm hiện tại (tháng 12/2018), công cụ này đã có trên 200,000 công ty sử dụng.

Công cụ này có tính bảo mật cao, nó đã được cấp các chứng nhận về an toànan ninh thông tin như “chứng nhận ISO27001(ISMS)” và “ISO27018”. Ngoài việc giúp giao tiếp dễ dàng thì Chatworl còn có thể liên kết với Gmail, Twitter, hệ thống kế toán,… Không chỉ vậy, Chatwork còn có tính tương thích với nhiều thiết bị nên người dùng có thể sử dụng nó bằng PC ở công ty hoặc bằng điện thoại smartphone khi công tác bên ngoài.

Một điểm mạnh không thể không kể đến của Chatwork, đó chính là tính năng quản lý task. Người dùng có thể kiểm tra task trên màn hình giống như màn hình chat và quản lý tiến độ thực hiện của task đó.

Phí sử dụng: 1 user/tháng: 500 yên ～

Phiên bản miễn phí: không cung cấp

Slack

Slack là công cụ chat bắt nguồn từ nước ngoài, có đặc trưng là giao diện có tính thiết kế cao. Slack có phiên bản được sử dụng miễn phí nhưng trong số 500.000 công ty đang sử dụng thì đã có đến 70.000 công ty chuyển sang phiên bản có trả phí (tính đến thời điểm tháng 12/2018).

Ưu điểm của Slack là nó có nhiều chức năng giúp giao tiếp thuận tiện và trôichảy như các button có thể điều chỉnh theo ý muốn,…. Bên cạnh đó, nó cũng tạo các nhóm chat theo từng dự án, từng khách hàng giúp thuận tiện trao đổi và dễ dàng quản lý.

Đây cũng là công cụ duy nhất có tồn tại kênh chat mà các thành viên tự do có thể tham gia và kênh chat chỉ những người có quyền mới được tham gia. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà nó cũng có thể sử dụng cho các cuộc meeting online.

Không chỉ vậy, nó cũng có thể liên kết với các công cụ bên ngoài, hiện nay nó có thể liên kết với 1500 ứng dụng. Do đó, việc sử dụng Slack làm công cụ giao tiếp trong công ty sẽ giúp công việc được thực hiện mượt mà, trôi chảy hơn.

Ngoài ra, Slack có trang bị Slack Enterprise Grid dành cho các tổ chức lớn nên ngoài tính bảo mật cao thì mỗi user cũng có thể sử dụng theo 1 TB dung lượng

Phí sử dụng: 1 user/tháng: 850 yên

Phiên bản miễn phí: có cung cấp

LINE WORKS

LINE là công cụ chat được cung cấp bởi công ty Works Mobile Japan Co., Ltd, đây dường như là công cụ mà bất kì ai cũng đã từng nghe đến. Đặc trưng của Line đó chính là có thể sử dụng chức năng stamp.

Tương tự như các công cụ chat khác, Line cũng được trang bị các chức năng giao tiếp cơ bản như chat, cuộc gọi thoại,… Với chức năng tin nhắn, bạn có thể biết được ai đã đọc tin nhắn và ai chưa đọc. Một ưu điểm mà chỉ LINE WORKS mới có đó chính là bạn có thể sử dụng các chức năng không được đăng trên business chat như chức năng survey hay bảng thông báo,… Ngoài ra, LINE WORKS cũng có tính bảo mật khá cao bởi công cụ này duy trì triệt để hệ thống 24 giờ 365 ngày và chống vi-rút để bảo vệ dữ liệu.

Phí sử dụng: 1 user/tháng: 300 yên

Phiên bản miễn phí: có cung cấp

So sánh chức năng của 3 công cụ chat

Dưới đây là bảng so sánh chức năng của các công cụ chat là Chatwork, Slack, LINE WORK. Bảng so sánh này khá hữu ích cho những bạn còn đang phân vân chưa biết lựa chọn sử dụng công cụ nào

Tổng kết

3 công cụ chat giới thiệu ở trên đều là những công cụ tuyệt vời với những chức năng ưu việt giúp người dùng có thể giao tiếp dễ dàng. Bạn có thể dựa vào yêu cầu của công việc để lựa chọn công cụ sử dụng cho hợp lý.

Mỗi công cụ đều có ưu điểm nổi trội riêng như Chat work giúp bạn quản lý task dễ dàng, Slack mặc dù có phí sử dụng cao nhưng lại có khả năng mở rộng tuyệt vời, LINE WORKS được trang bị nhiều chức năng cho người dùng như chức năng khảo sát, lịch,…

Link nguồn: https://ferret-plus.com/11512