Kanban Board là gì?

Bảng Kanban cá nhân cơ bản bao gồm ba cột - To do, In progress, and Done.

Tùy thuộc vào ngành mà bạn đang làm việc, có những tình huống mà ba cột này không đủ và sẽ không lập bản đồ toàn bộ tiến trình công việc của bạn. Trong bài này, tôi sẽ trình bày các ví dụ khác nhau của ban Kanban cá nhân mà bạn có thể sao chép và thích nghi với nhu cầu cá nhân và nhu cầu kinh doanh của bạn.

1) Bảng Kanban cá nhân cơ bản

Bảng Kanban cá nhân cơ bản là một khởi đầu tuyệt vời cho bất cứ ai mới với khái niệm bảng Kanban.

Không có bất kỳ sự phức tạp, Nó thường bao gồm 3 cột:

· To-do;

· In Progress;

· and Done.

Đây là một cách tuyệt vời để người mới bắt đầu hình dung công việc và thiết lập cơ sở cho một quy trình làm việc hiệu quả cao.

2) Bảng Kanban Marketing

Các nhà tiếp thị có rất nhiều công việc và quy trình công việc rất năng động. Do đó, bạn có thể tận dụng lợi thế của bảng Kanban marketing bằng cách áp dụng một số principle Agile trong tiếp thị.

Ví dụ, việc trực quan hóa các tác vụ với một phạm vi khác giúp bạn tập trung và tổ chức.

Ngoài ra, quy trình trực quan của việc lập bản đồ công việc của bạn ngăn cản bạn thực hiện đa tác vụ, đây là một vấn đề phổ biến trong ngành tiếp thị.

Ví dụ bảng tiếp thị cá nhân dưới đây bao gồm các cột sau:

· Near future;

· Priority/To-dos;

· Working on/In-progress;

· For review;

· Experiment in progress.

3) Bảng Kanban cho Bán hàng (Saleman)

Đây là cách bạn có thể theo dõi bán hàng của bạn với sự giúp đỡ của một ban Kanban cá nhân để bán hàng. Bạn có thể sao chép cùng một cấu trúc và điều chỉnh quy trình cho phù hợp.

Prospecting

• Đây là cột mà bất kỳ khách hàng tiềm năng nào bắt đầu. Một email chuyển thành một thẻ Kanban. Bất kỳ cơ hội nào ở đây trở nên có đủ điều kiện hoặc bị từ chối.

Needs Analysis

Trong cột này, bạn nên đặt triển vọng cần một số phân tích trước khi trở thành đủ điều kiện hoặc bị từ chối. Vì việc này cần thời gian, hãy hạn chế thẻ trong cột này tối đa là 2, do đó bạn không bị phân tâm. Bạn có thể thêm nhãn thẻ trong cột này để xác định số lượng phân tích cần thiết - rất nhiều hoặc một chút.

Proposal In Development

• Cột này cho thấy các đề xuất đang được nghiên cứu

Proposal Awaiting Response

Trong cột này bạn di chuyển các đề xuất đã được gửi tới khách hàng, và bạn đang chờ phản ứng của họ.

Done – Closed

Cột này xác định doanh thu đã đóng thành công.

Done – Rejected

Trong cột này bạn di chuyển các hợp đồng đã bị mất hoặc bị từ chối thông qua quá trình trên.

4) Bảng Kanban cho Tuyển dụng

Có lẽ một trong những ngành công nghiệp năng động nhất hiện nay là quá trình tìm kiếm tài năng mới. Tuyển dụng là một khu vực với một quy trình được xác định trước, từng bước để tuyển người. Ban Kanban là một sự phù hợp tuyệt vời cho ngành công nghiệp này bởi vì bạn có thể dễ dàng theo dõi trong giai đoạn các ứng cử viên của bạn đang ở.

Đây là một ví dụ của Ban Kanban cho Tuyển dụng:

· Unscreened;

· Screened – Phone;

· Interview;

· In Negotiation.

Đối với mục đích của hướng dẫn này, tôi đã thu gọn cột "Done" trong quy trình làm việc này để có thể nắm bắt nó. Nhưng theo quy tắc trong quy trình công việc giống như Kanban, tôi luôn có một cột tên là "Done"

5) Bảng Kanban cho quản lý dự án (PM)

Nếu bạn là người quản lý dự án toàn thời gian hoặc bạn làm việc trên nhiều dự án, thì bạn nên chắc chắn bản đồ công việc của bạn với một bảng cá nhân Kanban được thiết kế để quản lý dự án.

Một mẫu Kanban quản lý dự án sẽ tự nhiên có một số lượng lớn các cột, tùy thuộc vào bản chất của công việc.

Ví dụ, một số nhiệm vụ có thể yêu cầu công việc sẽ khách hàng và những người khác có thể cần làm việc về các tính năng sản phẩm mới. Đây là một cơ hội tuyệt vời để thực hiện một quy trình làm việc mới và phức tạp hơn.

Bạn có thể phân biệt các loại công việc khác nhau bằng cách tạo các cột khác nhau, chẳng hạn như:

· Business Requirements;

· Ready to start;

· In progress;

· Delegated to Clients;

· Done.

Quá trình visual góp phần minh bạch hơn cho quy trình công việc.

Đối với mục đích của hướng dẫn này, tôi đã thu gọn cột "Done" trong quy trình làm việc này để có thể nắm bắt nó. Nhưng theo quy tắc trong quy trình làm việc của Kanban, tôi luôn có một cột có tên là "Done".

6) Bảng Kanban cho Hỗ trợ và Bán vé (Support & Ticketing)

Tích hợp với một email client, một bảng cá nhân Kanban có thể được áp dụng thành công cho bất kỳ hệ thống hỗ trợ và bán vé.

Bạn có thể chuyển đổi mỗi email thành một thẻ Kanban và sau đó chuyển nó qua luồng công việc được xác định trước của bạn.

Ví dụ, đây là các cột mà bất kỳ hỗ trợ và bán vé Ban Kanban có thể bao gồm:

· New;

· High Priority;

· Investigation;

· Client Follow-up;

· Done.

Tất nhiên, bạn có thể điều chỉnh cấu trúc này cho phù hợp.

Đối với mục đích của hướng dẫn này, tôi đã thu gọn cột "Done" trong quy trình làm việc này để có thể nắm bắt nó. Nhưng theo quy tắc trong quy trình công việc giống như Kanban, tôi luôn có một cột tên là "Done"