Quy trình quản lý dự án là gì? 5 bước quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Quy trình quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án là quá trình thực hiện các bước nhằm đưa dự án đến mục tiêu đã đặt ra. Người quản lý sẽ có nhiệm vụ trực quan hóa quy trình để giúp mọi người hình dung ra các công việc, công cụ liên quan trong suốt quá trình làm việc. Qua đó, thành viên và các bên liên quan sẽ hiểu được các nội dung của dự án và cùng nhau phối hợp, nỗ lực đưa dự án đến thành công.

5 bước trong quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp

Quy trình quản lý dự án theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 21500:2012 được xây dựng và phát triển bởi Viện Quản lý dự án, và được chia thành 5 giai đoạn cơ bản, bao gồm:

2.1 Khởi tạo dự án

Khởi tạo dự án có hai hoạt động chính là xây dựng bản tuyên bố dự án và xác định những người liên quan. Nội dung của bản tuyên bố dự án sẽ thể hiện tổng quát: Mục tiêu dự án, các yếu tố tác động, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng và các rủi ro… Còn xác định những người liên quan bao gồm việc nắm rõ vai trò và thu thập thông tin những người sẽ làm việc và hỗ trợ dự án.

2.2 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một trong các bước quan trọng của một quy trình quản trị dự án. Một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ đảm bảo được 4 yếu tố là sự tham dự của đầy đủ các bên (Bought-in), thể hiện trên tất cả 9 phương diện (Formal), được hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval) và có tính khả thi (Realistic).

2.3 Thực thi dự án

Các công việc trong dự án cần được vạch ra rõ ràng trong bảng kế hoạch và thành viên phải thực hiện đúng theo quy trình. Tuy nhiên, trên thực tế thì việc triển khai và tư duy chiến lược có sự sai số tương đối. Vì vậy, bạn và các thành viên trong nhóm khi thực hiện nhiệm vụ cần linh hoạt, có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định để quy trình làm việc diễn ra được trơn tru.

2.4 Kiểm tra, giám sát dự án

Để kiểm tra và giám sát dự án một cách hiệu quả, bạn cần phải đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế. Nhờ đó, bạn sẽ kịp thời đưa ra các giải pháp nếu xảy ra vấn đề. Bạn cần tìm hiểu kỹ càng trước khi đưa ra các quyết định điều chỉnh vì việc thay đổi sẽ có thể ảnh hưởng đến tiến trình công việc hoặc nếu tệ hơn nữa là phải quay lại thiết lập kế hoạch dự án mới.

2.5 Kết thúc dự án

Bước cuối cùng là hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án. Quá trình kết thúc dự án cần phải được thực hiện bài bản và đầy đủ. Quá trình sẽ không theo trình tự và có thể sẽ phát sinh nhiều rắc rối như vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự…. Điều này đôi khi sẽ gây ảnh hưởng xấu đến tài chính, danh tiếng đến nhóm dự án và doanh nghiệp.

Trên đây là những kiến thức về quản lý dự án theo tiêu chuẩn quốc tế mà mình tìm hiểu được. Hy vọng bài viết sẽ có giá trị đối với những người đang đi tìm hiểu quy trình quản lý dự án.

Tham khảo thêm tài liệu: https://qmt.com.vn/tieu-chuan-quan-ly-du-an-iso-21500-1329.html Tư liệu tham khảo: https://1office.vn/quy-trinh-quan-ly-du-an