Quản lý vấn đề là gì?

Quản lý sự cố là quá trình để làm cho người khác nhận thức được vấn đề và giải quyết nó càng nhanh càng tốt

Có một số vấn đề điển hình trong dự án

Chiến lược

• Dự án đã hết ngân sách
• Thiếu sự hỗ trợ quản lý rõ ràng cho dự án
• Trao đổi, giao tiếp trong dự án không hiệu quả
• Quy trình quản lý dự án không tuân theo tiêu chuẩn

Định nghĩa

• Sai mục tiêu dự án
• Phạm vi dự án không được định nghĩa chính xác
• Yêu cầu dự án không rõ ràng

Nguồn lực

• Nhóm dự án thiếu kỹ năng để hoàn thành dự án
• Nhóm dự án quá lớn hoặc quá nhỏ và do đó khó quản lý
• Nhóm dự án được tổ chức kém. Họ không muốn làm việc như một đội
• Thiếu thành viên có kinh nghiệm chuyên môn tốt

Kế hoạch

• Lịch trình dự án quá chặt chẽ. Bạn không có đủ nhân lực để đáp ứng thời hạn.
• Dự án cần một số đầu vào như thiết bị kiểm thử, công cụ phần mềm, vv… nhưng có sự chậm trễ trong việc cung cấp.

Tại sao vấn đề lại xảy ra?

Có rất nhiều lý do gây ra vấn đề. Hầu hết các lý do có lỗi của con người. Người quản lý kiểm tra, người lãnh đạo dự án phải chịu hoàn toàn trách nhiệm cho dự án thất bại đó.

Dưới đây là một số lỗi phổ biến gây ra sự cố

Kết hợp nguồn lực với dự án không chính xác

Ngân hàng Guru99 là một dự án phức tạp và lớn. Bạn cần nhiều nhân viên với kỹ năng kiểm tra. Nhưng bạn đã chọn một đỗi ngũ chỉ với kỹ năng phát triển. Điều gì sẽ là vấn đề?

Các vấn đề sau có thể xảy ra

• Rất nhiều thời gian sẽ bị lãng phí vì các nhân viên phát triển không được đào tạo thử nghiệm và sẽ cần phải học thử nghiệm. Thời hạn có thể bị chậm trễ.
• Chất lượng kiểm tra có thể bị ảnh hưởng.

Việc kết hợp các nguồn lực cho các dự án là yếu tố quan trọng nhất trong quản lý dự án và được coi là một giai đoạn quan trọng cho sự thành công của dự án. Các nguồn lực phù hợp với dự án phải đảm bảo các kỹ năng tài nguyên có thể đạt được kỳ vọng của dự án.

Quản lý dự án không đủ kỹ năng

Bạn được chỉ định làm Quản lý kiểm thử dự án của Ngân hàng Guru99. Đó là tin tốt, nhưng bạn chưa bao giờ quản lý một dự án trước đây. Bạn không có bất kỳ kinh nghiệm nào trong việc quản lý một dự án, nó có thể gây ra vấn đề lớn.

Kiểm soát một dự án là khó và thậm chí còn khó hơn nếu người quản lý dự án không có bất kỳ kinh nghiệm nào để quản lý dự án tốt. Kinh nghiệm trong việc chạy các cuộc họp tình trạng dự án, quản lý rủi ro và đối phó với các bên liên quan của dự án là rất quan trọng để phát triển thành công và thực hiện dự án.

Không lắng nghe thành viên khác

Bạn là quản lý kiểm thử của dự án; bạn có vị trí cao nhất trong nhóm dự án. Nhưng bạn không thể làm bất cứ điều gì một mình; bạn cần nhóm dự án của bạn.

Các thành viên trong nhóm có lẽ là người nhận thức rõ nhất về những thách thức hoặc vấn đề sắp xảy ra với một dự án thông qua công việc hàng ngày của họ. Nếu một người quản lý thử nghiệm không lắng nghe lời khuyên của thành viên và ngăn cản nhóm dự án của mình đưa ra đề xuất, cuối cùng anh ta có thể kết thúc với dự án thất bại.

Kế hoạch kém

Lịch trình quá chặt hoặc quá lỏng lẻo là một trong những lý do khiến cho tiến trình dự án chậm trễ hoặc bị quá tải. Tình huống này có thể phát sinh nếu người quản lý dự án đặt ra lịch trình thời gian không thực tế đối với các nhiệm vụ dự án.

Đánh giá thấp so với thực tế

Biết ai là ai và bạn có thể làm gì. Sai lầm lớn mà quản lý kiểm thử tạo ra là anh ta nghĩ rằng thật dễ dàng để hoàn thành bất kỳ dự án nào. Bạn cần phải thực tế trong suy nghĩ của bạn và đảm bảo bạn không đánh giá thấp so với thực tế.

Bỏ qua những vấn đề nhỏ

Một số vấn đề nhỏ hiện nay có thể trở nên tồi tệ hơn trong tương lai. Bỏ qua vấn đề chỉ làm cho vấn đề tồi tệ hơn, vì vậy nó được khuyến khích để nhường chỗ cho những vấn đề này và phát triển một giải pháp thiết thực, ngay cả những vấn đề này là nhỏ.

Không làm theo quy trình

Quản lý kiểm thử là quá trình lớn mà quản lý cần phải tuân thủ nghiêm ngặt. Không theo quy trình có nghĩa là bạn phá vỡ quy tắc.

Có một quy trình tại chỗ sẽ cung cấp cho bạn cấu trúc và tổ chức và giảm nguy cơ các dự án gặp rủi ro

Phương pháp quản lý vấn đề

Hãy bắt đầu chủ đề với kịch bản sau

Trong dự án Guru99 Bank, để thực hiện Kế hoạch thử nghiệm, bạn phải phân tích và làm rõ yêu cầu của khách hàng. Đây là một kịch bản Trong trường hợp này, một vấn đề đã xảy ra. Nó đến từ khách hàng. Trong năm ngày, anh ta đã thay đổi yêu cầu 3 lần. Khách hàng khó tính có thể là một rắc rối lớn bởi vì anh ta không biết những gì mình muốn, cho đến khi một giai đoạn nhất định được hoàn thành.

Chủ đề này sẽ chỉ cho bạn hướng dẫn từng bước để giải quyết vấn đề.

Ghi lại

Tại một thời điểm nào đó trong dự án, những rủi ro mà bạn đã xác định trong các bước lập kế hoạch sẽ trở thành sự thật và bạn có vấn đề. Bạn phải ghi lại bất kỳ sự kiện hoặc vấn đề nào đã xảy ra và đe dọa sự thành công của dự án của bạn

Trong nhiều dự án, các vấn đề có thể xuất hiện vào đầu dự án. Vì vậy, nó là một ý tưởng thông minh để phát hiện và thảo luận các vấn đề trong quá trình bắt đầu dự án.

Khi một vấn đề được xác định, bạn nên thực hiện hành động sau:

Ghi lại các vấn đề của dự án

Một trong những công cụ tốt nhất để ghi lại các vấn đề dự án là nhật ký vấn đề. Nhật ký vấn đề sẽ giúp bạn tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề.

Đặt mức độ ưu tiên

Đừng quên ưu tiên vấn đề, bạn luôn chỉ định mức độ ưu tiên cho một vấn đề. Có ba mức độ ưu tiên thường được sử dụng

Nghiêm trọng:

• Vấn đề có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án, khiến toàn bộ dự án thất bại
• Vấn đề cần được giải quyết ngay lập tức

Lớn:

• Vấn đề có tác động đáng kể, nhưng sẽ không ngăn dự án tiếp tục

Nhỏ:

• Vấn đề không ảnh hưởng đến những phần quan trọng và không cần phải giải quyết ngay lập tức

Chỉ định người giải quyết cho các vấn đề

Chỉ định vấn đề dự án cho người phù hợp nhất để giải quyết vấn đề đó. Người đó là ai đó trong hoặc ngoài nhóm dự án. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ định người nào đó bên ngoài nhóm đảm bảo họ biết họ đang làm gì!

Đối với vấn đề trên của chúng ta về yêu cầu thay đổi Khách hàng, bạn có thể chọn một người có kỹ năng giao tiếp tốt nhất để giải quyết vấn đề. Người đó sẽ làm việc như một kỹ sư cầu nối thương lượng với khách hàng, yêu cầu họ sửa chữa yêu cầu, để tiến hành dự án.

Theo dõi trạng thái của vấn đề

Sau khi gán chủ sở hữu cho vấn đề, bạn phải kiểm tra nhật ký sự cố và cập nhật trạng thái sự cố thường xuyên. Dưới đây là một số trạng thái của vấn đề:

Mở:

• Một vấn đề mới được phát hiện

Đang thực hiện:

• Vấn đề đang được giải quyết

Đóng:

• Vấn đề đã được giải quyết

Báo cáo

Ghi lại các vấn đề dự án quan trọng trong các báo cáo tiến độ thường xuyên (nổi bật) của bạn và báo cáo các vấn đề ưu tiên cao cho ban dự án — giao tiếp là chìa khóa.

Các chuyên gia quản lý dự án phụ thuộc rất nhiều vào báo cáo tình trạng vấn đề dự án, đặc biệt nếu một dự án lớn và có nhiều bên liên quan.

Kiểm soát vấn đề dự án

Quản lý dự án chịu trách nhiệm kiểm soát các vấn đề dự án và nên xem xét cẩn thận các hoạt động sau

1. Xác nhận những người có thể có tác động giải quyết vấn đề.
2. Ngừng tất cả các hoạt động xung quanh các vấn đề và trước khi giải quyết vấn đề trước. Bạn là người quản lý dự án và kiểm soát tình hình, đừng vội vàng dự án trừ khi bạn giải quyết vấn đề.
3. Bây giờ hãy suy nghĩ kỹ về các câu hỏi sau cho từng vấn đề trong nhật ký
4. Tạo danh sách các hành động hoặc tùy chọn có thể cung cấp bước đột phá mà bạn đang tìm kiếm. Sau đó, thu hẹp danh sách của bạn và chọn những tùy chọn có nhiều khả năng nhất để giải quyết vấn đề.

Quay lại vấn đề dự án ở trên, bạn có thể giải quyết những hành động nào có thể xảy ra?

A) Tổ chức cuộc họp với khách hàng để làm rõ và cơ sở yêu cầu càng sớm càng tốt

B) Yêu cầu ban quản lý nhận hỗ trợ từ họ, để giúp thương lượng với khách hàng

C) Đề xuất ý tưởng mới cho khách hàng về yêu cầu sản phẩm

D) Tất cả câu trả lời ở trên

Trong các câu trả lời trên, bạn có thể sử dụng bất kỳ hành động nào để giải quyết vấn đề như A, B hoặc C. Nhưng trong một số trường hợp, chỉ sử dụng một tùy chọn có thể không đủ để giải quyết vấn đề hoàn toàn. Cách tốt nhất là kết hợp tất cả các tùy chọn.

---

Ví dụ, nếu bạn chọn tùy chọn A "Giữ cuộc họp với khách hàng để làm rõ ràng và cơ sở yêu cầu càng sớm càng tốt". Bạn sẽ làm gì nếu bạn và khách hàng của bạn không thể đưa ra yêu cầu cuối cùng sau cuộc họp như vậy? Bạn cần nhận thêm hỗ trợ từ cấp cao hơn để thương lượng với khách hàng (Tùy chọn B). Nếu khách hàng không chuyên nghiệp, họ thậm chí không biết chính xác yêu cầu của họ. Trong trường hợp này, bạn nên đề xuất ý tưởng mới cho khách hàng về yêu cầu sản phẩm.

Nguồn:

https://www.guru99.com/issue-management-in-your-testing-project.html