Quản lý tiến độ dự án: xây dựng và kiểm soát tiến độ như thế nào

Trong quản lý dự án nói chung, quản lý tiến độ dự án là một nhiệm vụ quan trọng giúp chúng ta nắm được thời gian và nguồn lực để triển khai và hoàn thiện dự án. Một dự án có tiến độ rõ ràng được nêu rõ sẽ giúp nhà quản lý và đội nhóm thực thi dễ dàng, trơn tru và hiệu quả. Mời bạn đọc cùng MISA AMIS tham khảo bài viết dưới đây với những hướng dẫn chi tiết các bước quản lý tiến độ của dự án áp dụng cho mọi ngành nghề, lĩnh vực.

I. Quản lý tiến độ dự án là gì

Tiến độ dự án hiểu đơn giản là tài liệu thu thập tất cả các thông tin về công việc cần triển khai trong quá trình thực hiện dự án sao cho phù hợp với mốc thời gian đã định. Quản lý tiến độ là việc nhà quản lý dự án thiết lập các quy trình và tài liệu để kiểm soát tiến độ, cũng như phân bổ nguồn lực hợp lý để đạt mục tiêu là hoàn thiện đúng thời hạn đã định. Công việc này giúp người quản lý nắm rõ tiến độ thực hiện mọi hoạt động, đầu việc của dự án, từ đó có những thay đổi phù hợp khi có những rủi ro phát sinh để đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch. **> Xem thêm: Quản lý dự án theo phương pháp Agile – Tổng quan và ứng dụng nâng cao bằng phần mềm MISA AMIS **>

II. Tiến độ dự án trải qua những giai đoạn nào?

Để quản lý tiến độ một cách hoàn hảo nhất, nhà quản lý cần làm rõ tiến độ dự án trải qua những giai đoạn nào. Dưới đây là các đầu mục công việc cần nhà quản lý triển khai để thiết lập nên bản tiến độ dự án hoàn chỉnh. Công việc cần triển khai Cách thức thực hiện Bước 1: Xác định các nhiệm vụ cần thực hiện theo tiến độ dự án Dựa vào các nhiệm vụ đã được xác định trong bảng cơ cấu phân chia công việc ở bước lập kế hoạch dự án. Bước 2: Xác định mối liên quan giữa các nhiệm vụ Xác định nhiệm vụ cần ưu tiên hoàn thành trước, sau đó tới các nhiệm vụ khác có thể triển khai được khi các công việc khác đang được thực hiện. Người quản lý có thể tham khảo ma trận Eisenhower – mô hình quản trị thời gian và sắp xếp công việc khoa học. Ma trận Eisenhower sử dụng hai trục chính: Quan trọng – Không quan trọng và Khẩn cấp – Không khẩn cấp để phân thành bốn loại công việc:

• Việc quan trọng, cần hoàn thành gấp
• Việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp
• Việc không quan trọng nhưng cần làm ngay
• Việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp Bước 3: Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên Nhà quản lý cần giao nhiệm vụ cụ thể đúng người, đúng chuyên môn. Để làm được điều đó, mô hình “Skill and Will” là công cụ hữu ích để đánh giá đội ngũ dựa trên hai yếu tố: kỹ năng (Skill) và ý chí (Will). Nhìn chung, người quản lý có thể chia thành viên của đội ngũ thành các nhóm:
• High Skill, High Will: Người có kỹ năng cao, có ý chí quyết liệt. Họ thường đóng vai trò lãnh đạo trong đội ngũ.
• High Skill, Low Will: Người có kỹ năng cao song thiếu động viên, ít tinh thần cam kết. Họ cần được khuyến khích và hỗ trợ để giữ vững hiệu suất.
• Low Skill, High Will: Người có ý chí mạnh mẽ nhưng kỹ năng công việc kém. Họ có tiềm năng để đào tạo, phát triển thêm.
• Low Skill, Low Will: Người thiếu cả kỹ năng và ý chí. Đây là trường hợp nên xem xét liệu để loại bỏ nếu họ không đóng góp được nhiều cho tổ chức. Bước 4: Ước tính thời gian và nguồn lực cần đầu tư cho từng nhiệm vụ Ước tính dựa trên năng suất việc của từng cá nhân trong nhóm hoặc những người đã có kinh nghiệm với loại dự án này. Bước 5: Cân nhắc tới những thay đổi có thể phát sinh trong việc xây dựng tiến độ dự án Nhà quản lý nên cân nhắc tới sự thay đổi về: Những hạn chế của dự án. Độ trễ của việc mua sắm vật tư. Rủi ro của dự án. Thời gian đào tạo nhân viên. Một số gián đoạn như các kỳ nghỉ, cuộc họp, buổi thảo luận… Bước 6: Xây dựng thời gian dự phòng cho dự án Thời gian dự phòng giúp cho nhà quản lý “trở tay” với những vấn đề phát sinh bất ngờ mà không làm ảnh hưởng nhiều tới thời hạn hoàn thành dự án. Thời gian dự phòng phụ thuộc vào:
• Mức độ rủi ro có thể chấp nhận được để tạm hoãn dự án.
• Tính hoàn chỉnh của dự án
• Mức độ quản lý hiệu quả của người quản lý dự án Bước 7: Xác định các cột mốc quan trọng của dự án Giúp nhà quản lý xác định được những phần trọng tâm cần đạt được và dự đoán thời gian hoàn thiện cho dự án, tránh sót việc và làm chậm thời gian hoàn thành dự án. Bước 8: Thường xuyên kiểm tra lại khối lượng công việc của nhân viên Nếu nhân viên đảm nhiệm khối lượng công việc quá sức, người quản lý nên cân đối phù hợp cho nhân viên. Một số gợi ý trong việc điều chỉnh khối lượng công việc:
• Sửa đổi lịch trình dự án để phù hợp với khối lượng công việc.
• Cung cấp thêm tài liệu, hướng dẫn cho phần công việc đó.
• Giảm phạm vi nhiệm vụ hoặc phạm vi dự án.
• Thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào đối với kế hoạch nhân sự. Chú ý:
• Sẽ có phát sinh chi phí cho việc nâng cao tay nghề cho nhân viên mới.
• Không phải cá nhân hay đội nhóm nào cũng có thể hoán đổi vị trí công việc cho nhau.
• Hãy chú ý tới mức độ chuyên môn và chất lượng công việc mà nhân viên đó đạt được để quyết định việc thay đổi nhân sự. Bước 9 Lặp lại bước 3,5 và 8 cho đến khi định hướng về tiến độ dự án được thiết lập hoàn chỉnh Việc phát triển tiến độ dự án là một quy trình lặp đi lặp lại. Chúng ta chỉ dừng sự lặp lại khi đã đạt được hướng đi hoàn hảo nhất cho dự án. Bước 10: Đưa thông tin tiến độ dự án vào biểu đồ Gantt Biểu đồ Gantt là một hình thức biểu thị dưới dạng thanh ngang với độ dài mỗi thanh ngang đại diện cho thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Phương pháp này hiển thị chi tiết lịch trình dự án dựa trên các thông tin đầu vào do con người cung cấp. Đặt các nhiệm vụ, cột mốc quan trọng, sự kết nối giữa các đầu việc, thông tin nhân viên thực hiện, thời gian và ước tính khối lượng công việc vào biểu đồ Gantt để thấy chi tiết thời gian dự án. Biểu đồ Gantt luôn là phương thức hữu dụng và được khuyên dùng nhiều nhất. Tìm hiểu cách ứng dụng mô hình “Skill and Will” TẠI ĐÂY

III. Phần mềm quản lý tiến độ dự án

Ngày nay công nghệ ngày càng phát triển nên có rất nhiều các công cụ giúp quản lý tiến độ dự án ra đời. Việc sử dụng các công cụ này giúp cho việc quản lý tiến độ dự án được nhanh chóng, kịp thời, đúng lúc. Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tiến độ, dễ dàng đưa ra những điều chỉnh kịp thời đúng lúc. Nhân viên chủ động hơn trong việc thực hiện công việc của mình. Dưới đây là một vài phần mềm quản lý tiến độ dự án mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

3.1 Phần mềm quản lý tiến độ dự án MISA AMIS Công Việc

MISA AMIS Công Việc là một sản phẩm của công ty cổ phần MISA. Vì vậy mà phần mềm này kế thừa nhiều ưu điểm từ đội ngũ nhân sự phần mềm nhiều kinh nghiệm. Đây được xem là phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả nhất hiện nay. Phần mềm này sử dụng tiếng Việt 100%, với giao diện và cách thức sử dụng cực kỳ đơn giản, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng một cách dễ dàng. **Ưu điểm nổi trội – nâng cao của AMIS Công Việc:

• Đầy đủ các tính năng từ việc khởi tạo dự án, lập kế hoạch, phân chia công việc, theo dõi tiến độ, ghi chú đánh giá hiệu quả công việc mỗi ngày.
• Gợi ý, sắp xếp công việc theo tính cấp thiết
• Có nhiều mẫu, template khác nhau được thiết kế riêng có từng lĩnh vực, ngành nghề.
• Dễ dàng kiểm soát công việc từ xa
• Sử dụng được trên nhiều thiết bị khác nhau (máy tính, điện thoại,…)
• Chi phí thực hiện sẽ tuỳ thuộc vào số người sử dụng, số năm mua và quy mô doanh nghiệp
• Được hỗ trợ trong cả quá trình sử dụng
• Có khả năng tích hợp với các phần mềm thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất của MISA
• Đảm bảo an toàn dữ liệu

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM MISA AMIS

3.2 Quản lý dự án bằng Trello

Trello là phần mềm quản lý tiến độ dự án khá phổ biến, phần mềm này miễn phí cho người dùng những ở phiên bản miễn phí sẽ bị giới hạn một số tính năng so với bản trả phí. **Ưu điểm nổi bật của Trello

• Dễ dàng thêm, bớt người vào dự án
• Có thể đính kèm, nhận xét cho mỗi công việc
• Dễ dàng tag người dùng hoặc tag tên công việc để dễ dàng theo dõi và quản lý
• Dùng được trên mobile và PC
• Phàn mềm quản lý tiến độ dự án Trello
• Phàn mềm quản lý tiến độ dự án Trello

3.3 Phần mềm quản lý dự án Project Manager

Phần mềm này giúp theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực, giúp việc theo dõi và đo lường hiệu quả chính xác theo lịch trình và deadline. Ưu điểm

• Quản lý dạng biểu đồ Gantt, dạng bảng
• Lên kế hoạch dự án
• Quản lý thời gian và lên lịch trình các công việc cần hoàn thiện
• Báo cáo chung cho toàn dự án
• Quản lý công việc, giao việc,…
• Báo cáo chung cho toàn dự án

3.4 Phần mềm quản lý dự án online Basecamp là gì ?

Đây là phần mềm giúp quản lý dự án từ xa hiệu quả, giao và nhận việc cho các thành viên trong dự án tức thời, chính xác. Ưu điểm

• Tạo List công việc cần hoàn thành, được chỉ định hay những công việc/dự án tới hạn
• Bảng tin: giúp đưa những thông báo, ý tưởng mới, cập nhật tiến độ… ngay trên giao diện hiển thị để nắm bắt thông tin nhanh nhất
• Đính kèm các file thông tin, dữ liệu tham khảo hoặc kết quả công việc vào dự á
• Lên lịch công việc theo mức độ quan trọng theo các đầu việc
• Tạo group chat để trao đổi công việc…

3.5 Phần mềm quản lý tiến độ dự án Jira Software

Jira Software là công cụ quản lý dự án giúp thiết lập kế hoạch, theo dõi công việc theo phương pháp tập trung vào hiệu quả, còn gọi là phương pháp quản lý Agile. Jira thường phổ biến trong các doanh nghiệp liên quan đến lĩnh vực công nghệ, dùng để lên kế hoạch, theo dõi lộ trình phát hành và phát triển sản phẩm, báo cáo lỗi phần mềm khi triển khai hoặc nâng cấp **Ưu điểm

• Khá đầy đủ tính năng của một phần mềm quản lý dự án: lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, báo cáo công việc, Lập kế hoạch công việc, theo dõi tiến độ, phân quyền chi tiết, khả năng tích hợp với bên thứ 3 thông qua API
• Thiết lập quy trình làm việc dạng workflow giúp quy trình thống nhất, không bị chồng chéo giữa các bộ phận

IV. Cách quản lý tiến độ dự án hiệu quả

Sau khi có kế hoạch thực hiện các công việc của dư án, vậy việc tiếp theo là làm thế nào để có thể quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả? Dưới đây là một số cách để quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả.

1. Hiểu rõ các nguyên tắc của quy trình quản lý tiến độ

Mọi hoạt động diễn ra trong quá trình triển khai dự án đều cần nhà quản lý dự án nắm rõ, kiểm tra và giám sát thường xuyên để có sự điều chỉnh phù hợp khi cần thiết. Nếu như người quản lý chủ quan hoặc không sát sao, những rủi ro sẽ xảy ra và dự án không hoàn thành tiến độ là điều khó tránh khỏi. Trong quá trình lập kế hoạch quản lý dự án sẽ có những công việc cần sự hỗ trợ từ các đối tác. Nhà quản lý dự án cần có buổi gặp mặt trao đổi về công việc với các bên nhằm thống nhất quan điểm, giúp cho việc kiểm soát tiến độ công việc tốt hơn. Dưới đây là sơ đồ mô tả về quy trình quản lý tiến độ bao gồm các yếu tố đầu vào, công cụ và kỹ thuật hỗ trợ cũng như yếu tố đầu ra để nhà quản lý có thể áp dụng:

2. Kiểm soát tiến độ dự án

Để dự án thực hiện thành công thì cần kiểm soát được tiến độ của dự án. Để làm tốt điều này nhà quản lý có thể áp dụng các phương pháp sau: Bằng cách sử dụng phương pháp Quản lý giá trị thu được (EVM). Nhà quản lý có thể đơn giản hóa quá trình đo lường phạm vi, tiến độ dự án và nguồn lực thực hiện. Với phương pháp này, doanh nghiệp dễ dàng thu được các số liệu cần thiết để lập kế hoạch, ngân sách cho công việc đã thực hiện, sự chênh lệch chi phí và tiến độ, hiệu suất cần duy trì để hoàn thành công việc… Trong việc kiểm soát tiến độ thực hiện dự án, nhà quản lý hãy chú ý tới toàn bộ hoạt động của dự án và quan sát xem có vấn đề nào cần sửa đổi hoặc thay thế không. Trường hợp có sự gián đoạn ở công việc nào đó gây ảnh hưởng lớn tới tiến độ kế hoạch thì cần nhà quản lý có hành động giải quyết ngay lập tức nhằm tránh rủi ro lây lan. Hãy sử dụng công cụ đo lường hiệu suất tiến độ để theo dõi và đánh giá sự thay đổi so với định hướng ban đầu của dự án. Tổng hợp mọi sai lệch trong quá trình triển khai là nhiệm vụ cần thiết trong việc đánh giá hiệu suất dự án. Công nghệ chính là “cứu cánh” cho công việc kiểm soát tiến độ. Phần mềm quản lý dự án ngày nay được các nhà quản lý sử dụng rộng rãi bởi hiệu quả rất cao trong giám sát và theo dõi tiến độ công việc và dự án, giảm tối đa rủi ro phát sinh và tình trạng trễ tiến độ dự án. Tìm hiểu thêm: Sơ đồ PERT – Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ và quản lý dự án hiệu quả

3. Tiếp cận phương pháp Agile đối với quản lý tiến độ dự án

Quản lý tiến độ bằng phương pháp Agile ngày càng được áp dụng phổ biến bởi tính linh hoạt và khắc phục được nhiều vấn đề tồn đọng so với các mô hình quản lý dự án trước đây. Phương pháp này không chỉ là đưa ra phương pháp cụ thể mà là sự lựa chọn, kết hợp có nhiều phương pháp khác nhau thỏa mãn và hướng theo các tiêu chí của nó. Bảng thống kê dưới đây liệt kê 13 phương pháp theo họ Agile, nó cho thấy phần lớn các công ty hiện nay đã sử dụng phương pháp này như một cách tiếp cận cơ bản. Bên cạnh đó, nhiều công ty lựa chọn kết hợp các phương pháp lại với nhau. Ví dụ, 44.4% công ty sử dụng mô hình Waterfall hoặc vừa dùng Waterfall, vừa sử dụng Scrum trong hoạt động của mình. các phương pháp quản lý họ Agile Các phương pháp/mô hình quản lý dự án theo Agile Agile là “cứu cánh” cho nhà quản lý trong việc thu thập các chỉ số về tiến độ công việc. Đối với việc kiểm soát tiến độ dự án, Agile giúp: Tổ chức kịp thời các cuộc thảo luận để điều chỉnh quy trình trong trường hợp cần giải quyết vấn đề phát sinh. Sắp xếp khoa học mức độ ưu tiên cho những phần công việc chưa hoàn thiện. Quy định thời gian cho các dự án được chuyển giao, nhấn mạnh mốc thời gian mà đội nhóm cần hoàn thiện cho mỗi công việc. Quản trị sự thay đổi của dự án vô cùng hiệu quả.

3.1. Mô hình Scrum

Scrum được thiết lập để tiếp cận, phát triển và duy trì những phần công việc phức tạp theo phương pháp lặp và tăng trưởng dựa trên phương pháp Agile. Scrum bao gồm 3 giá trị đóng vai trò cốt lõi trong việc hình thành và phát triển mô hình là: Transparency – Minh bạch, Inspection – Thanh tra và Adaptation – Thích nghi. Nếu thiếu 1 trong 3 trụ cột này, Scrum sẽ không thể hoạt động hiệu quả. Ký hiệu thường gặp trong Scrum Ý nghĩa

• Sprint Khung thời gian cụ thể mà nhóm triển khai Scrum áp dụng, độ dài như nhau từ 1 tuần đến 1 tháng và diễn ra liên tiếp. Sprint kết thúc khi khung thời gian quy định kết thúc ( Dù công việc chưa hoàn thành).
• Sprint Planning Lập kế hoạch Sprint: liệt kê các hạng mục công việc, thiết lập lịch trình dự án, phân công công việc cho nhân sự…
• Daily Scrum Cuộc họp ngắn hàng ngày của các thành viên trong nhóm để rà soát lại khối lượng công việc đã/chưa hoàn thành. Cuối cùng tổng kết lại hoạt động cần thực hiện trong ngày hôm đó.
• Sprint Review Cuối mỗi Sprint, đội ngũ dùng thử tính năng của sản phẩm và trao đổi về trạng thái của sản phẩm.
• Sprint Retrospective Cải tiến Sprint để thay đổi, tối ưu sản phẩm kịp thời. Dưới đây là mô hình mô tả một quy trình ứng dụng Scrum cho doanh nghiệp: mô hình scrum Quy trình ứng dụng mô hình scrum

3.2. Bảng quản lý công việc Kanban

Phương pháp Kanban cơ bản bắt nguồn từ lý thuyết sản xuất tinh gọn và Hệ thống sản xuất của Toyota. Bảng Kanban bao gồm các cột chứa nội dung từng hạng mục công việc lớn hoặc các giai đoạn khác nhau của dự án. Mỗi nhiệm vụ, giai đoạn đươc hiển thị trực quan để thông báo tiến độ, thời hạn trực quan nhất. Màn hình quản lý theo Kanban của phần mềm MISA AMIS Công việc Màn hình quản lý theo Kanban của phần mềm MISA AMIS Công việc Hiện nay, MISA AMIS Công việc cũng đang ứng dụng bảng Kanban nhắm đáp ứng nhu cầu quản lý dự án, tiến độ công việc chính xác nhất. Người dùng không chỉ dễ dàng theo dõi các đầu việc lớn/nhỏ hay cập nhật tiến độ mọi lúc mọi nơi mà còn dễ dàng thao tác kéo thả nhiệm vụ. Phần mềm phù hợp với tất cả mọi phòng ban, mọi loại hình dự án.

3.3. LEAN – Quản trị tinh gọn

Lean là một trong những phương pháp quản trị doanh nghiệp hiện đại giúp tinh gọn hóa sản xuất. Phương pháp này nhấn mạnh vào 2 yếu tố hàng đầu là giá trị con người và tinh thần cải tiến liên tục:

• Con người là nguồn lực thúc đẩy sự phát triển. Mỗi cá nhân cần được trao quyền, tạo điều kiện phát huy năng lực tốt nhất
• Cải tiến liên tục cho phép tổ chức thay đổi quy trình làm việc, cắt giảm sự lãng phí, cải thiện kết quả đầu ra Các nguyên tắc quản trị LEAN bao gồm:
• Xác định giá trị cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp
• Sơ đồ hóa luồng giá trị trên
• Thiết lập các quy trình làm việc liền mạch, gắn kết
• Tạo ra hệ thống kéo
• Cải tiến liên tục để nâng cao hiệu quả hoạt động

V. Kết bài

Bài viết trên chia sẻ những thông tin hữu ích về cách xây dựng và quản lý tiến độ dự án nhằm giúp nhà quản lý xây dựng và kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả. Mỗi bước thiết lập bảng tiến độ thực hiện dự án là một viên gạch kiến tạo nên quy trình vận hành và kiểm soát hoàn thiện, vững chắc. Chúc các nhà quản lý ngày một nâng cao kỹ năng quản lý dự án và gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.