Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Có lẽ mọi người chúng ta đã nghe quá nhiều về đề tài quản lý thời gian, quản lý công việc sao cho hiệu quả tuy nhiên mình dám chắc chỉ khoảng 50% áp dụng nó vào công việc hàng ngày của mình. Ngày trước công việc của mình hàng ngày là nhận 1 task từ sếp => hoàn thành => nhận task khác. Mình cảm thấy không có gì cần phải áp dụng việc quản lý thời gian vào cả. Nhưng gần đây khi mình bắt đầu được giao nhiều task hơn trong đó có cả việc phân chia và quản lý công việc cho những người khác, một ngày đi làm của mình bắt đầu thay đổi. Cứ vòng vòng chưa việc này xong lại phải bỏ ngang vì một việc nào đó. Đến lúc này mình mới thực sự thấy được sự quan trọng của việc quản lý công việc và quản lý thời gian. Hôm nay mình sẽ chia sẻ một chút mẹo để quản lý thời gian làm việc hiệu quả nhé. Bắt đầu thôi nào!!

Một số mẹo quản lý thời gian hiệu quả

• Tìm ra cách bạn hiện đang sử dụng thời gian của mình

Nếu bạn định tối ưu hóa việc quản lý thời gian cá nhân của mình, trước tiên bạn cần phải tìm ra thời gian đang trôi qua. Hãy cố gắng ghi lại thời gian của bạn trong một tuần bằng cách theo dõi các hoạt động hàng ngày của bạn. Kiểm tra này sẽ giúp bạn: Xác định mức độ khả thi bạn có thể hoàn thành trong một ngày. Xác định thời gian chờ. Tập trung vào các hoạt động mang lại lợi nhuận lớn nhất.

Khi bạn tiến hành kiểm tra thời gian này, bạn sẽ thấy khá rõ ràng rằng bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho những suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hoạt động không hiệu quả. Bạn sẽ có được cảm giác chính xác hơn về thời gian thực hiện một số loại tác vụ nhất định (điều này sẽ rất hữu ích cho việc thực hiện theo mẹo sau). Bài tập này cũng có thể giúp bạn xác định thời gian trong ngày khi bạn làm việc hiệu quả nhất — bằng cách đó, bạn biết khi nào nên thực hiện các dự án đòi hỏi sự tập trung và sáng tạo cao nhất.

• Tạo một lịch trình hàng ngày — và gắn bó với nó

Bước này hoàn toàn quan trọng để học cách quản lý thời gian tại nơi làm việc. Thậm chí đừng cố bắt đầu một ngày của bạn mà không có danh sách việc cần làm có tổ chức. Trước khi bạn rời khỏi công việc trong ngày, hãy tạo một danh sách các công việc cấp bách nhất cho ngày hôm sau. Bước này cho phép bạn bắt đầu ngay khi đến văn phòng.

Viết mọi thứ lên giấy sẽ giúp bạn không phải thức vào ban đêm để lật đi lật lại các nhiệm vụ đang chạy trong não. Thay vào đó, tiềm thức của bạn thực hiện các kế hoạch của bạn trong khi bạn đang ngủ, có nghĩa là bạn có thể thức dậy vào buổi sáng với những hiểu biết mới cho ngày làm việc.

Nếu bạn không thể làm điều đó vào ngày hôm trước, hãy nhớ viết ra danh sách của mình điều đầu tiên vào buổi sáng. Bạn sẽ thấy rằng thời gian bạn dành để tạo ra một kế hoạch rõ ràng chẳng là gì so với thời gian bạn sẽ mất việc nhảy giữa các nhiệm vụ khi bạn thiếu một kế hoạch như vậy.

• Ưu tiên những việc quan trọng

Khi bạn sắp xếp danh sách việc cần làm của mình, ưu tiên là chìa khóa để quản lý thời gian thành công tại nơi làm việc. Bắt đầu bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ mà bạn không nên thực hiện ngay từ đầu. Sau đó, xác định ba hoặc bốn nhiệm vụ quan trọng nhất và thực hiện những nhiệm vụ đó trước - bằng cách đó, bạn đảm bảo rằng mình đã hoàn thành những việc cần thiết. Để tìm ra được một danh sách công việc ưu tiên chính xác nhất, chúng ta thường nghe thấy một phương pháp ma trận Eisenhower. Nguyên lý của phương pháp này là tạo ra 1 ma trận gồm 4 góc phần tư trong đó :

• Quan trọng và khẩn cấp: Những nhiệm vụ này có thời hạn quan trọng với tính cấp bách cao — hãy hoàn thành chúng ngay lập tức.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những hạng mục này quan trọng nhưng không yêu cầu hành động ngay lập tức và nên liên quan đến việc lập chiến lược phát triển lâu dài. Cố gắng dành phần lớn thời gian của bạn trong góc phần tư này.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những công việc này tuy khẩn cấp nhưng không quan trọng. Giảm thiểu, ủy quyền hoặc loại bỏ chúng vì chúng không đóng góp vào đầu ra của bạn. Chúng thường là những thứ gây xao nhãng do lập kế hoạch kém của người khác.
• Khẩn cấp và không quan trọng: Những hoạt động này không có giá trị nếu có và cần được loại bỏ càng nhiều càng tốt.

Khi bạn có thể xác định mức độ ưu tiên, việc quản lý thời gian cá nhân của bạn có thể đạt đến một cấp độ hoàn toàn mới. Bạn sẽ biết phải tập trung thời gian của mình vào đâu trong những ngày không có đủ giờ.

• Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau

Tiết kiệm thời gian và năng lượng tinh thần cho bản thân bằng cách cố gắng hoàn thành tất cả một loại việc cần làm trước khi chuyển sang việc tiếp theo. Ví dụ: tạo các khoảng thời gian riêng biệt để trả lời email, gọi điện, nộp hồ sơ, v.v. Đừng trả lời email và tin nhắn khi chúng đến, vì làm như vậy là cách tốt nhất để phân tâm. Tắt thông báo qua điện thoại và email của bạn để loại bỏ hoàn toàn sự cám dỗ để kiểm tra vào thời điểm không hẹn trước.

• Tránh ham muốn đa nhiệm

Đây là một trong những mẹo quản lý thời gian đơn giản nhất cho công việc, nhưng nó có thể là một trong những mẹo khó làm theo. Tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay và ngăn chặn mọi phiền nhiễu. Có thể hấp dẫn khi thực hiện đa nhiệm, nhưng bạn chỉ tự bắn vào chân mình khi cố gắng làm như vậy. Bạn mất thời gian và giảm năng suất khi chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Tương tự, đừng để bị choáng ngợp bởi danh sách việc cần làm kéo dài hàng dặm. Nhấn mạnh vào nó sẽ không làm cho nó ngắn hơn, vì vậy hãy hít vào, thở ra và thực hiện từng việc một.

• Học cách nói không

Bạn sẽ không bao giờ học được cách quản lý thời gian tại nơi làm việc nếu bạn không học cách từ chối. Chỉ bạn mới thực sự biết mình có thời gian cho việc gì, vì vậy nếu bạn cần từ chối yêu cầu để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, đừng ngần ngại làm như vậy. Và nếu bạn thực hiện một dự án mà rõ ràng là chẳng đi đến đâu, đừng ngại để nó đi.

Thay vì làm nhiều nhiệm vụ mang lại ít hoặc không có giá trị, hãy hoàn thành ít nhiệm vụ hơn tạo ra nhiều giá trị hơn. Hãy nhớ quy tắc 80/20 — 80% đầu ra của bạn đến từ 20% đầu vào của bạn. Tập trung nỗ lực của bạn cho phù hợp.

Nếu bạn không thể nói không, hãy ủy quyền. Mặc dù ủy quyền có thể là một kỹ năng khó học, nhưng nó có thể mang lại hiệu quả tuyệt vời cho việc quản lý thời gian cá nhân của bạn. Bạn đã tập hợp một nhóm tài năng lại với nhau, vì vậy hãy xác định những nhiệm vụ bạn có thể chuyển giao.

• Gọn gàng ngăn nắp, có tổ chức

Để quản lý thời gian hiệu quả, mẹo này thực sự cần phải có trong danh sách việc cần làm của bạn. Nếu bạn có hàng đống giấy tờ nằm ​​rải rác trên bàn làm việc, việc tìm kiếm thứ bạn thực sự cần sẽ giống như mò kim đáy bể. Ít có điều gì khó chịu bằng việc lãng phí thời gian quý báu khi tìm kiếm những món đồ thất lạc. Chưa kể sự lộn xộn khó có thể làm cho nó tập trung.

Những điều nhỏ nhặt tạo nên sự khác biệt lớn. Tạo một hệ thống lưu trữ tài liệu. Hủy đăng ký các email bạn không cần nữa. Hãy nghĩ - bạn chỉ phải làm điều đó một lần, nhưng bạn sẽ nhận được lợi ích mãi mãi.

• Dành thời gian nghỉ ngơi

Thực sự đây tưởng chừng như là một điều vô lý trong khi có cả một núi công việc nhưng thực sự việc dành thời gian nghỉ ngơi là một việc cực kì quan trọng. Nó giúp ta tránh bị stress căng thẳng, giảm thiểu các nguy cơ bệnh tật. Tái tạo lại năng lượng tích cực để bắt đầu cho một công việc mới.

Phương pháp Pomodoro

Trên là một số mẹo quản lý thời gian một cách hiệu quả. Tuy nhiên để áp dụng những mẹo đó tốt chúng ta cần một phương pháp để áp dụng nó vào. Pomodoro chính là phương pháp mình áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả.

Kỹ thuật Pomodoro là một chiến lược quản lý thời gian do Francesco Cirillo phát minh ra. Cirillo đặt tên cho nó là Kỹ thuật Pomodoro theo tên một bộ đếm thời gian hình quả cà chua mà anh sử dụng ở trường đại học để giữ cho bản thân đi đúng hướng khi học. Ý tưởng là tăng năng suất bằng cách chia ngày làm việc của bạn thành các phần tập trung cao độ, cách nhau bằng các khoảng nghỉ ngắn. Đây là cách nó làm việc:

• Trước khi bắt đầu, hãy tạo và sắp xếp thứ tự ưu tiên danh sách tất cả những việc bạn cần hoàn thành.
• Đặt hẹn giờ trong 25 phút và bắt đầu làm việc đầu tiên.
• Nếu bạn đang làm việc mất tập trung, hãy viết nó ra một tờ giấy và quay lại sau. Tiếp tục làm việc.
• Khi bộ đếm thời gian đổ chuông, bạn đã hoàn thành một quả pomodoro. Hãy nghỉ ngơi 5 phút và sau đó bắt đầu một pomodoro khác.
• Khi bạn đã hoàn thành bốn pomodori, hãy nghỉ ngơi từ 20 đến 30 phút.
• Lặp lại chu trình này cho đến khi tất cả các bài tập của bạn được hoàn thành hoặc ngày làm việc kết thúc.

Sau khi áp dụng theo phương pháp này, thực sự mình cảm thấy không còn bị quay cuồng trong một đống task. Chất lượng công việc của mình cũng được cải thiện khá nhiều.

Hy vọng chia sẻ trên của mình giúp mọi người quản lý tốt hơn thời gian của mình một ngày nhé.

Bài viết được tham khảo từ : https://www.lucidchart.com/blog/time-management-at-work

https://www.lucidchart.com/blog/5-reasons-to-use-the-pomodoro-technique-at-work