[Project Management] Những yếu tố giúp Giám sát và kiểm soát dự án hiệu quả

Kiểm soát dự án phần mềm đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý dự án, giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là một số lý do cụ thể:

1. Đảm bảo Tiến Độ: Giúp theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn, tránh tình trạng trễ hạn và đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch.
2. Quản Lý Ngân Sách: Theo dõi chi phí và ngân sách để đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách đã định, tránh lãng phí tài nguyên và đảm bảo tính khả thi về mặt tài chính.
3. **Đảm Bảo Chất Lượng: ** Giám sát chất lượng của sản phẩm phần mềm, đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu của khách hàng.
4. **Quản Lý Rủi Ro: ** Nhận diện và quản lý các rủi ro tiềm ẩn, đưa ra các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro, đảm bảo sự thành công của dự án.
5. Giao Tiếp Hiệu Quả: Cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, đảm bảo mọi người đều có thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình. 6.**** Đánh Giá và Điều Chỉnh:**** Cho phép đánh giá tiến độ và hiệu quả của dự án, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết để cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu đề ra.

Để giám sát và kiểm soát dự án (Project Monitor and Control) hiệu quả, những yếu tố đảm bảo bao gồm:

• Kế hoạch dự án rõ ràng, cụ thể và được phê duyệt: Kế hoạch dự án đóng vai trò như một bản cam kết của dự án đối với công ty, tổ chức về mục tiêu thực hiện dự án. Những mục tiêu được phát biểu trong kế hoạch dự án chính là đầu vào (input) cho việc thiết lập những phép đo, mục tiêu đo lường để kiểm soát trong quá trình. Ví dụ như:

• Đối với mục tiêu về Đảm bảo tính đúng hạn của dự án, dự án có thể thiết lập mục tiêu đo lường: Độ lệch về mặt tiến độ (Schedule Variance), Tỉ lệ task hoàn thành đúng hạn (On-time task closure ratio),... Ngoài ra, kế hoạch dự án cũng thể hiện cách thức, chiến lược thực hiện dự án. Từ đó, các cá nhân, nhóm và vai trò trong dự án có thể xác định được cơ chế phối hợp trong dự án của mình. Ví dụ như:
• Dự án sử dụng quy trình gì?
• Cách thức quản lý source code như thế nào?
• Cơ chế giao tiếp, họp hành, báo cáo của dự án như thế nào?
• Cơ chế đào tạo, nâng cao kinh nghiệm trong dự án?

• Công cụ quản lý dự án: Công cụ (tool) quản lý dự án giúp dự án dễ dàng ghi nhận và thu thập được những số liệu cần thiết mà không tốn quá nhiều công số (effort). Ví dụ như:

• Tiến độ của các milestone, các task trong dự án.
• Số lượng bug của các giai đoạn: phân tích yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử,...
• Effort thực tế của các công đoạn... Từ những số liệu thu thập được, PM cùng các thành viên của dự án có thể đánh giá được các góc nhìn liên quan tới Schedule-Quality-Cost-Delivery-Scope của dự án

Ngoài ra, công cụ quản lý dự án là nơi tổng hợp, giúp thông tin trở nên trong suốt tại toàn bộ những thời điểm của dự án.

• Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của PM: Đối với từng dòng dự án, cần đảm bảo PM có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp. Từ đó, PM có thể xác định được cách thức kiểm soát phù hợp, tăng khả năng nhận diện được các rủi ro, vấn đề ở trong dự án.
• Cơ chế rà soát, đánh giá dự án định kỳ: Tiến hành các cuộc họp và đánh giá thường xuyên cho phép PM đánh giá tình trạng hiện tại, xác định các sai lệch so với kế hoạch và thực hiện các hành động khắc phục khi cần.
• Quản trị rủi ro: Nhận diện sớm các rủi ro tiềm ẩn và phát triển các chiến lược để giảm thiểu chúng là rất quan trọng để duy trì kiểm soát dự án và tránh các trở ngại không mong muốn.
• Sự tham gia của Các bên liên quan: Giữ cho các bên liên quan được thông báo và tham gia trong suốt dự án giúp quản lý kỳ vọng và nhận được sự hỗ trợ của họ, điều này rất quan trọng cho sự thành công của dự án.