Project Facilitation – Thúc đẩy Team phát triển

Chắc hẳn các bạn cũng đã nghe đến Project Facilitation trong quá trình phát triển dự án phần mềm. Sau đây là một bài viết chia sẻ của bác Amano, người rất tích cực trong việc xây dựng Project Facilitators Institute (PFI) ở Nhật Bản. Hãy cùng đọc bài viết của Amano-san và trao đổi về PF nhé, vì theo tôi, phát triển phần mềm thì nhất định phải có nhân tố này. Cá nhân tôi cũng hy vọng, factor này sẽ được chính thức đưa vào một trong những yếu tố chính trong phát triển dự án phần mềm.

Các bạn đã từng biết đến từ Project Facilitation hay chưa? Có lẽ đây là lần đâu tiên bạn nghe đến từ nay, cũng có thể các bạn đã nghe đến từ này rồi. Đó là bởi vì đây là một thuật ngữ do người bạn của tác giả là anh Kenji Hiranabe và anh Takeshi Kakeda nghĩ ra. Từ năm 2006 trở đi, Hiranabe-san đã tích cực thực hiện diễn giảng về PF, tôi (Amano-san) cũng tán đồng với cách suy nghĩ này và cũng sáng lập và vận hành một nhóm NPO mang tên Project Facilitators Institute (PFI) nhưng sự thực thì khái niệm này vẫn chưa được biết đến ở phạm vi ngoài Nhật Bản.

Hãy cùng hướng đến mục tiêu biến mô hình này thành “bí kíp” công việc của bạn. Và có lẽ việc PF được giới thiệu bằng tiếng Việt là điều đầu tiên.

Đầu tiên, chắc các bạn biết ý nghĩa của “P” trong PF nhỉ. Đó là Project. Hầu hết những việc mà chúng ta đang làm đều được thực hiện với đơn vị là dự án nhỉ. Tiếp theo là “F” trong PF, Facilitation là gì vậy nhỉ?Tôi đã thử tra nghĩa của động từ facilitate – từ gốc của từ Facilitation trong từ điển.

 facilitate
           make (an action or process) easy or easier
                         “New Oxford American Dictionary”

Tóm lại, PF nghĩa là cách suy nghĩ để sao cho có thể làm dự án, xúc tiến thực hiện dự án một cách dễ dàng và những hành động thực hiện dựa trên cơ sở là những suy nghĩ đó.

Dù tập hợp được bao nhiêu cá nhân có skill tốt đi chăng nữa nhưng phải làm dự án với tư cách là một team. Cho nên, cần phải dựa trên PF để tạo ra môi trường làm việc có tính hợp tác, phát huy được năng lực của từng cá nhân tham gia, phát huy được performance của team để tiếp thêm sức sống cho dự án.

Quan hệ với PM

Chắc hẳn các bạn đã từng nghe về Project Management (Sau đây viết tắt là PM) thông qua những từ kiểu như cách suy nghĩ, cách làm để thúc đẩy thực hiện dự án v.v.. rồi nhỉ. Quan hệ giữa PF và PM tuyệt đối không phải là quan hệ đối lập. Thực tế, trong cuốn PMBOK (Project Management Body of Knowledge) version 5 mới nhất, yếu tố gần với PF mà tôi sẽ giới thiệu sau đây được thêm vào trên diện rộng. PF là một phần của PM, bổ sung hoàn thiện những quan điểm còn chưa đầy đủ của PM

Các bạn cũng có thể nghĩ thế này: Trong khi PM là “lập kế hoạch và quản lý để đạt được kế hoạch đó”, tóm lại là hướng đến “tương lai” thì PF là “tình hình hiện tại và cải thiện tình hình đó”, tóm lại là chú ý đến “hiện tại”. Không phải vấn đề là cái nào quan trọng hơn mà cả hai đều cần thiết.

Người thực hiện PM thì gọi là Project Manager, tương tự người làm PF thì gọi là Project Facilitator. Cả hai cùng nhau hợp tác, đưa dự án tới thành công. Nếu nghĩ đó là những “Papa”, “Mama” của dự án thì sẽ dễ hình dung hơn nhỉ. Nếu có người này dự án nào cũng sẽ được thực hiện một cách hết sức vui vẻ. Xung quanh bạn có người nào như thế không?

Mục tiêu của Project Facilitation

Tôi sẽ giải thích về cái mà PF hướng đến. Đầu tiên, không thể nghi ngờ gì đó chính là ***“Sự thành công của dự án”***. Tuy nhiên, PF còn có một mục tiêu quan trọng khác nữa. Đó là ***“Nâng cao tố chất engineer (Quality of Engineering Life, QoEL)”***.

Nếu dự án có thể hoàn thành đúng theo deadline đã xác định (D), chi phí không bị vượt mức (C), và chất lượng cũng được đảm bảo (Q) thì chắc hẳn có thể nói rằng đó là dự án thành công phải không. Hoặc là, nếu trong QCD mà đạt được 2 tiêu chuẩn thì dự án có kết quả có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, Nếu khi kết thúc dự án mà toàn thể thành viên đều kiệt sức thì sẽ thế nào? Bạn sẽ vui mừng với tình trạng đó sao? Vì thế, PF lấy mục tiêu là đạt được cả hai mục tiêu : nâng cao QoEL của những người liên quan song song với thành công của dự án.

Vậy cụ thể thì nâng cao QoEL là gì? Mỗi kỹ sư lại có niềm vui riêng nhưng trong PF thì xác định hướng đến những nội dung sau:

• Muốn có được năng lực kỹ thuật cao để tạo ra những sản phẩm tốt.
• Muốn tạo ra những sản phẩm nhận được lời cảm ơn từ người sử dụng
• Muốn cùng những đồng nghiệp tâm đầu ý hợp rèn luyện bản thân, hướng về phía trước.

Giá trị của Project Facilitation

Khi team thực hiện một việc nào đó mà mọi người cùng xác định sẵn những giá trị chung quan trọng để khi bị lúng túng trong phán đoán có thể quay lại. Để đạt được mục đích nêu trên thì PF có 5 giá trị sau:

• Đối thoại
• Hành động
• Nhận thức
• Quan hệ tín nhiệm
• Gương mặt tươi cười

Nói cách khác, những hoạt động thực hiện ở PF nhất định có thể đạt được ít nhất một trong các giá trị trên. Vậy, chúng ta hãy xem từng giá trị một.

◆ Đối thoại Team không phải chỉ là tập hợp của những cá nhân riêng rẽ mà chỉ khi chúng ta hợp tác để 1 +1 >=2 cùng nhau làm việc thì mới phát huy được giá trị thực chất. Vì vậy, không chỉ thực hiện trao đổi đơn giản bằng “ý nghĩa của từ” trong lời nói mà cần phải có sự ngầm hiểu rất nhiều những thông tin khác không có trong nội dung lời nói. Hãy cùng giao tiếp một cách hiệu quả bằng cách lập tức thực hiện đối thoại một cách nhanh nhất có thể với người cần thiết khi ta cảm thấy cần. Trong PF, đối thoại là giá trị để đạt được thành quả vượt trên tổng tất cả các cá nhân.

◆ Hành động Dù có suy nghĩ sâu đến đâu mà thực tế không bắt tay vào làm thì cũng chẳng có gì xảy ra hết. Ngược lại, giả sử kết quả của hành động nào đó có không tốt thì chúng ta cũng có được thông tin quý báu “Nếu làm theo cách này thì sẽ không tốt” nên suy cho cùng cũng không mất gì cả. Trên đời cũng có rất nhiều trường hợp dù trong đầu hiểu rõ nhưng khi thử thực hiện thì mới nhận ra và mới thực sự lĩnh ngộ được. Trong PF, để thực hiện các giá trị thì “hành động” chính là một giá trị để có thể biến “những kiến thức đơn lẻ” thành “trí tuệ của bản thân”

◆ Nhận thức Việc tiếp tục cải thiện để cá nhân cũng như toàn bộ team tốt lên là quan trọng nhưng nếu trước tiên chưa “nhận thức” được thì cũng chưa thể bắt đầu cải thiện. Không chỉ cần nhận thức được việc có issue, lý do tại sao khó thực hiện mà việc nhận thức được những điểm tốt, lý do tại sao lại làm tốt và phát huy hơn nữa những chỗ đó cũng rất quan trọng. Trong PF, “nhận thức” là giá trị để khiến cá nhân và team trưởng thành.

◆ Quan hệ tín nhiệm Để có thể thẳng thắn nói ra những điểm còn băn khoăn hay việc tiến độ bị chậm và mọi người coi đó là vấn đề của team chứ không phải trách nhiệm của cá nhân nào và cùng nhau giải quyết thì nếu không có mối quan hệ tín nhiệm với nhau thì không thể giải quyết được. Tất nhiên, điều này không thể thực hiện được ngay. Mối quan hệ ấy là thứ được hình thành dần dần từng chút một dựa trên cơ sở mỗi cá nhân duy trì giúp đỡ lẫn nhau, đáp lại sự kỳ vọng của các thành viên khác. Tuy sẽ mất thời gian nhưng chỉ cần tạo dựng được thì mối quan hệ tín nhiệm này sẽ đưa dự án tiến về phía trước một cách đầy mạnh mẽ. Và hơn nữa, mối quan hệ này sẽ tiếp tục tồn tại vượt ra khỏi khuôn khổ của dự án. Trong PF, mối quan hệ tín nhiệm là giá trị để có thể có thể yên tâm thực hiện hoạt động.

◆ Khuôn mặt luôn tươi cười Cái giá của lao động là nhận được thù lao, việc “chuyên gia thì dù ở bất kỳ tình huống nào cũng phải tạo ra được thành quả” chính là theo ý này. Tuy nhiên, bạn phải dành nhiều thời gian của cuộc đời mình cho công việc mà công việc lại không xứng đáng với khoảng thời gian đó thì giá trị của toàn bộ cuộc đời bạn sẽ bị giảm đi, thành ra bạn sẽ mất công vào những thứ không đáng mà quên đi những thứ thực sự có giá trị. Hơn nữa, nếu bạn thực hiện công việc một cách vui vẻ thì chất lượng sản phẩm cũng tốt hơn. Những sản phẩm có chất lượng cao sẽ được tạo ra từ team lúc nào cũng tràn đầy sinh khí với các thành viên luôn luôn vui vẻ. Trong PF thì “gương mặt tươi cười” là giá trị để nâng cao QoEL.

Giới thiệu hoạt động: Niko-niko Calendar (Smile calendar)

Đầu tiên, thực ra tôi muốn giải thích về “Nguyên tắc của PF’ nhưng nếu cứ nói suốt về mấy chuyện mang tính trừu tượng thì hẳn là sẽ rất chán đúng không. Cho nên, trong số sau tôi sẽ viết về nội dung đó, còn lần này tôi xin giới thiệu 1 hoạt động của PF để thay cho lời kết bài viết.

Trong số này tôi muốn giới thiệu với các bạn về Niko-niko calendar. Niko-Niko là một từ tượng hình trong tiếng Nhật thể hiện trạng thái khuôn mặt tươi cười. Cách làm rất đơn giản. Đầu tiên, hãy chuẩn bị một quyển lịch hình thức nào cũng được. Sau đó, mỗi ngày sau khi kết thúc công việc, rời khỏi văn phòng, mỗi thành viên sẽ vẽ vào đó icon khuôn mặt thể hiện cảm xúc của ngày hôm đó. Ở chỗ tôi, mọi người chuẩn bị những miếng giấy tròn nhiều màu và vẽ hình khuôn mặt lên đó. Ví dụ:

• Yellow：Happy day! (^^)>--
• Red：Normal day (‘_’)
• Blue：Today is not a good day (><)

Chỉ cần nhìn qua trạng thái “mặt cười” trên Niko-niko calendar của team là sẽ hiểu. Ngoài ra, việc vẽ mặt cười cũng là một cơ hội để mỗi thành viên “nhận ra” cảm xúc của mình sau mỗi một ngày. Hơn nữa, nếu có người nào liên tục vẽ mặt buồn thì có lẽ sẽ thực hiện “đối thoại” về việc “Không biết có gì cần trao đổi không? Mình có thể giúp gì cho bạn ấy không?”. Tóm lại sẽ xảy ra “hành động” dẫn đến “mối quan hệ tín nhiệm”. Đúng vậy, điều này có liên hệ đến tất cả 5 giá trị mà tôi đã giới thiệu lần này.

Đây là việc vừa dễ làm vừa rất vui nên tôi recommend các bạn thử thực hiện nó như là hoạt động mở đầu cho PF

Theo tạp chí Geek and Tech - Xuất bản tháng 10 năm 2015