Dữ liệu hàng tồn kho chính xác là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp vì thông tin hàng tồn kho ảnh hưởng đến mọi thứ, từ việc đáp ứng khách hàng đến tài chính. Khi số lượng hàng tồn kho bị sai, dịch vụ, hiệu quả và lợi nhuận đều bị ảnh hưởng. Nó ngăn cản các công ty dự báo chính xác và họ có thể đặt hàng quá nhiều hàng tồn kho hoặc nhận thấy rằng họ không có đủ hàng trong tay để giữ đúng cam kết với khách hàng.

Tuy nhiên, việc duy trì thông tin hàng tồn kho chính xác có thể là một thách thức. Theo truyền thống, nhiều công ty đã dựa vào kiểm kê vật lý định kỳ tốn thời gian, điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày. Ngày nay, nhiều người đang chuyển sang một cách tiếp cận linh hoạt và nhanh chóng hơn: Kiểm kê thường xuyên. Mặc dù một số quy tắc kế toán và quy định về thuế yêu cầu số lượng thực tế hàng năm hoặc sáu tháng một lần, nhưng bài viết này khám phá cả hai tùy chọn, đồng thời giúp bạn chọn và triển khai phương pháp tốt nhất cho công ty của mình.

Nội dung

1. Kiểm kê hàng tồn kho vật lý định kỳ là gì?
2. Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là gì?
3. Sự khác nhau giữa Kiểm kê thường xuyên và kiểm kê định kỳ
4. Chọn cách tốt nhất để kiểm kê hàng tồn kho
5. Tại sao kiểm kê thường xuyên lại hiệu quả?
6. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên
7. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên
8. Lợi ích của việc kiểm kê thường xuyên
9. Hướng dẫn thực hành kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho
10. Tự động hóa trong kiểm kê thường xuyên
11. Các câu hỏi Kiểm kê thường gặp FAQ

Kiểm kê hàng tồn kho vật lý định kỳ là gì?

Trong cách đếm vật lý thông thường, một tổ chức dành ra vài ngày để đếm từng mặt hàng trong kho, trên tất cả các kho, cửa hàng và các địa điểm khác. Kết quả là số lượng toàn diện đóng vai trò là phương tiện kiểm tra và cân bằng để đảm bảo những gì bạn có trên kệ được thể hiện chính xác trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn.

Việc kiểm đếm thực tế thường được thực hiện hàng năm, phần lớn là do chúng rất tốn thời gian và có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Trên thực tế, việc kiểm đếm thực tế thường yêu cầu các công ty tạm dừng các hoạt động như vận chuyển và nhận hàng trong thời gian quá trình kiểm đếm đang diễn ra. Chúng có thể cực kỳ tốn nhiều công sức, ngay cả khi các công ty sử dụng thẻ tần số vô tuyến (RF) hoặc các phương pháp quét hàng tồn kho khác.

Theo truyền thống, các công ty coi trọng việc kiểm đếm thực tế hàng năm như một cách để bắt đầu một năm tài chính mới với kiến thức về hàng tồn kho của họ và điều chỉnh sổ sách của họ để đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên thông tin chính xác. Các công ty có ít hàng tồn kho hơn thường thấy rằng nỗ lực liên quan đến việc kiểm kê hàng hóa thực tế hàng năm có thể quản lý được và không thấy lý do thuyết phục để thay đổi.

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là gì?

Kiểm kê thường xuyên là một phương pháp kiểm tra và cân bằng theo đó các công ty xác nhận số lượng hàng tồn kho thực tế khớp với hồ sơ hàng tồn kho của họ. Phương pháp này liên quan đến việc thực hiện đếm thường xuyên và ghi lại sự điều chỉnh của các sản phẩm cụ thể. Theo thời gian, họ đã đếm tất cả hàng hóa của họ.

Các nhà quản lý kho hàng và các chuyên gia chuỗi cung ứng thường chuẩn bị kế hoạch cho nhân viên kiểm tra hàng tồn kho. Các kế hoạch quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất dẫn đến tỷ lệ lỗi giao dịch tối thiểu và độ chính xác của hàng tồn kho cực cao mà không làm mất đi các nhiệm vụ thiết yếu của nhân viên.

Kiểm kê thường xuyên là một tùy chọn quản lý hàng tồn kho cho phép bạn đếm các mặt hàng trong một khu vực được chỉ định của nhà kho mà không cần dừng hoạt động để thực hiện kiểm kê thực tế hoàn chỉnh.

Sự khác nhau giữa Kiểm kê thường xuyên và Kiểm kê định kỳ

Mặc dù cả kiểm kê vật lý định kỳ và kiểm đếm chu kỳ đều nhắm đến cùng một mục tiêu — dữ liệu hàng tồn kho chính xác — nhưng chúng thực hiện các cách tiếp cận khác nhau để đạt được mục tiêu đó. Những khác biệt đó có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động kho hàng ngày. Bảng sau đây so sánh nhanh cả hai phương pháp:

Chọn cách tốt nhất để kiểm kê hàng tồn kho?

Khi các nhà kho và các cơ sở khác trở nên lớn hơn và phức tạp hơn, việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế hàng năm trở nên khó khăn hơn, tốn thời gian và chi phí hơn, đồng thời giá trị kinh doanh tương đối của việc kiểm kê thường xuyên tăng lên.

Một số công ty dựa trên sự kết hợp giữa kiểm kê thường xuyên và định kỳ/vật lý.

Một số nhà bán lẻ có kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho cả năm, đặc biệt tập trung vào các mặt hàng có nhu cầu cao. Sau đó, họ tiến hành kiểm kê toàn bộ sau khi kỳ nghỉ lễ/mùa kết thúc.

Các công ty khác có thể thực hiện một lần kiểm đếm thực tế cuối cùng để thiết lập một nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi sang kiểm đếm theo chu kỳ/thường xuyên.

Khám phá: Cách cải thiện khả năng hiển thị Hàng tồn kho quan trọng như thế nào?

Tại sao kiểm kê thường xuyên lại hiệu quả?

Đối với nhiều công ty, việc kiểm kê thường xuyên mang lại lợi thế đáng kể so với kiểm kê vật lý định kỳ. Đầu tiên, nó ít gây rối hơn. Vì chỉ một tỷ lệ nhỏ trong kho của bạn được đếm vào bất kỳ thời điểm nào, doanh nghiệp có thể hoạt động như bình thường. Việc đếm theo chu kỳ đòi hỏi một lượng nhỏ nỗ lực liên tục trong suốt cả năm, điều này có thể dễ quản lý hơn so với việc đếm lớn vào cuối năm.

Vì số lượng được tạo liên tục, nên việc đếm theo chu kỳ (thường xuyên) có thể nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề có thể trở nên tồi tệ hơn nếu không được chú ý cho đến lần đếm hàng tồn kho thực tế đầy đủ tiếp theo. Trong thời đại của các đơn đặt hàng thương mại điện tử liên tục, điều này chưa bao giờ quan trọng hơn thế. Công ty cũng có thể liên tục theo dõi độ chính xác của số lượng hàng tồn kho và tinh chỉnh các phương pháp đếm hoặc đào tạo nếu các số liệu đó trượt.

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Quy trình kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho

Các công ty bắt đầu kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của sai sót. Hành động này dẫn đến các quy trình kiểm soát đáng tin cậy. Sau khi hoàn thành việc kiểm kê thực tế đầy đủ (kiểm kê định kỳ vật lý) để điều chỉnh bất kỳ sai lệch nào trong kho, công ty sẽ thiết lập một chương trình kiểm đếm thường xuyên để bảo trì.

Các bước cần thực hiện trong quá trình kiểm kê thường xuyên là:

Xem xét hồ sơ, chứng từ

Bạn muốn bắt đầu với một cơ sở dữ liệu chính xác. Bắt đầu quy trình bằng cách xem xét và sửa các lỗi nhập dữ liệu trên tất cả các giao dịch kiểm kê hàng tồn kho.

In hoặc Tải lên Báo cáo Kiểm kê

Tạo báo cáo kiểm kê. Nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động để kiểm đếm, hãy cập nhật báo cáo lên thiết bị đó.

Bắt đầu đếm

So sánh các vị trí, mô tả và số lượng hàng tồn kho từ báo cáo và những gì thực tế trên dãy, giá, kệ hàng.

Điều tra và Đối chiếu

Xác định bất kỳ sự khác biệt nào được tìm thấy trong quá trình kiểm kê và đối chiếu chúng với người quản lý kho. Tìm kiếm các mẫu lỗi.

Thủ tục thay thế

Thực hiện bất kỳ chính sách hoặc thủ tục kiểm đếm hàng tồn kho nào, nếu cần.

Điều chỉnh hồ sơ

Thực hiện các thay đổi trong cơ sở dữ liệu hàng tồn kho để phản ánh những gì có trên giá, kệ hàng thực tế.

Tính toán và lặp lại

Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên và tính toán tỷ lệ phần trăm chính xác của hàng tồn kho.

Phương pháp kiểm kê thường xuyên

Các phương pháp chính để đếm thường xuyên dựa trên khu vực thực tế hoặc xếp hạng doanh số bán hàng. Đối với việc đếm diện tích thực tế, hãy xem xét các mục có khối lượng lớn thường xuyên hơn. Khi sử dụng các phương pháp xếp hạng doanh số bán hàng, dựa trên Nguyên tắc Pareto, hãy đếm các mặt hàng bán chạy hơn, đắt tiền hơn thường xuyên hơn

Phương pháp Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là kiểm đếm chu kỳ ABC, giả định rằng 20% số hàng hoá trong kho liên quan đến 80% doanh số bán hàng. Đây là các mặt hàng “A” (“Các mặt hàng B” chiếm 30% hàng tồn kho và 15% doanh thu, v.v.). Các mặt hàng “A” có thể là SKU bán chạy nhất hoặc tài sản có giá trị nhất của bạn. Phần mềm kiểm soát hàng tồn kho có thể xác định các mặt hàng được tính là A, B hoặc C. Bạn có thể muốn đếm các mục “A” của mình thường xuyên hơn và “B” và “C” ít thường xuyên hơn.

Bạn có thể tính chu kỳ ABC dựa trên các số liệu khác như giao dịch và số lượng sản xuất. Có nhiều chỉ số bạn có thể sử dụng để xác định mặt hàng nào có tác động đáng kể đến tổng chi phí hàng tồn kho của tổ chức bạn.

Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống phần mềm đều dựa hoàn toàn hoặc một phần vào việc kiểm đếm chu kỳ ABC, bất kể các số liệu được sử dụng để xác định A, B và C. Các phương pháp kiểm kê thường xuyên bao gồm:

Đọc ngay: Cách quản lý hàng tồn kho theo quy tắc 80/20 (nguyên tắc Pareto)

Lợi ích của việc kiểm kê thường xuyên

Cho dù hệ thống bổ sung, theo dõi và quản lý của nó tốt đến đâu, các tổ chức phải thường xuyên kiểm tra mức tồn kho thực tế cho các hạng mục quan trọng. Duy trì số lượng mặt hàng chính xác có thể giúp giảm dự trữ an toàn cần thiết và giảm chi phí chung.

Bởi vì nó không buộc các công ty phải ngừng hoạt động và thực hiện kiểm đếm toàn bộ hàng tồn kho thực tế cùng một lúc, nên việc kiểm kê thường xuyên đã trở thành một chiến lược quản lý hàng tồn kho phổ biến cho các công ty trong tất cả các ngành. Các lợi ích khác bao gồm:

• Tỷ lệ thực hiện đơn hàng cao hơn
• Mức độ dịch vụ khách hàng tốt hơn
• Đánh giá hàng tồn kho chính xác hơn
• Doanh số bán hàng cao hơn
• Nhiều thời gian hơn giữa các lần đếm vật lý
• Ít lỗi hơn
• Ít xóa sổ hàng tồn kho và hàng tồn kho lỗi thời
• Một hoạt động hiệu quả hơn tổng thể
• Có thể loại bỏ kiểm kê hàng năm
• Cải tiến quy trình đóng số
• Giảm phí kiểm toán
• Không có chi phí làm thêm giờ của nhân viên
• Phát hiện trộm cắp kịp thời

Hướng dẫn thực hành kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Bất kể phương pháp kiểm toán hàng tồn kho của bạn là gì, hoạt động của nó phải có hệ thống và là một phần của hoạt động kinh doanh thường xuyên. Mỗi tổ chức cũng nên quyết định khoảng thời gian kiểm kê dựa trên các chi tiết cụ thể của hàng tồn kho.

Hướng dẫn kiểm kê hàng tồn kho

12 bước Thực hành kiểm kê tốt nhất bao gồm:

• Đóng tất cả các giao dịch cho các mặt hàng trong kho trước khi kiểm kê.
• Nếu sử dụng phương pháp ABC, hãy phân loại các mục thành các nhóm đếm tương ứng bằng cách sử dụng các quy trình được ghi lại và chỉ định. Số lượng SKU: Xác định số lượng sản phẩm hoặc đơn vị lưu kho mà bạn muốn kiểm kê cùng một lúc. Căn cứ vào những gì bạn chọn để tính trên tổng số SKU, số lượng sản phẩm có giá trị cao để tính trong khoảng thời gian.
• Đếm tất cả các sản phẩm cho tất cả các SKU được liệt kê. Tần suất đếm: Tần suất kiểm kê hàng tồn kho tùy thuộc vào số lượng SKU bạn muốn đếm theo chu kỳ trong năm. Ví dụ: nếu bạn muốn đếm 1.000 sản phẩm (SKU) mỗi năm, hãy đếm ~83 SKU mỗi tháng, ~21 SKU mỗi tuần và ~3 SKU mỗi ngày, giả sử bạn chỉ đếm mỗi SKU mỗi năm một lần. Bạn có thể muốn đếm các mặt hàng có giá trị cao thường xuyên hơn. Dù bằng cách nào, bạn phải xác định thời gian hàng ngày mà bộ đếm sẽ ghi lại SKU của chúng

Tìm hiểu thêm: SKU là gì? Tại sao SKU lại hỗ trợ cho việc quản lý kho?

• Quyết định những gì để kiểm kê khi nào. Thật hợp lý khi đếm các mặt hàng có giá trị cao hoặc các mặt hàng di chuyển nhanh qua nhà kho vào hàng tuần. Đếm tất cả các hàng tồn kho khác hàng quý. Conway gợi ý liệt kê các mặt hàng theo vị trí nhà kho để quyết định số lượng bạn sẽ tính cho mỗi quý. Chính sách kiểm kê hàng tồn kho chỉ định thời điểm thực hiện đếm định kỳ để xác nhận số dư hàng tồn kho. Các công ty cũng nên xác định xem họ sẽ kiểm đếm sản phẩm một cách ngẫu nhiên hay theo một khuôn mẫu nhất định và liệu họ có tiến hành kiểm tra “đặc biệt” không thường xuyên hay không.
• Sử dụng công thức tính chính xác của hàng tồn kho để xem các thay đổi theo thời gian.
• Xác định các mặt hàng di chuyển nhanh nhất trong kho. Đánh dấu chúng nhanh nhất đến chậm nhất để tìm ra cách phân loại các mục để đếm trong tương lai.
• Dành nhân sự cụ thể cho các đội kiểm đếm.
• Nguồn lực này phụ thuộc vào số lượng nhân viên hiện có và lượng thời gian họ có thể dành cho việc kiểm đếm hàng tồn kho. Ví dụ: một số công ty đề nghị nhân viên sử dụng thời gian trước khi kết thúc ca làm việc để đếm SKU trong các khu vực được chỉ định của họ. Thời gian này tận dụng thời gian tạm lắng tự nhiên về năng suất của nhân
• Đảm bảo các nhóm đếm tất cả các sản phẩm ít nhất mỗi quý một lần
• Kiểm kê vị trí trống. “Nếu lệnh lấy hàng dẫn đến một thùng hoặc giá, kệ trống, thì nhân viên kho hàng sẽ ra lệnh yêu cầu họ kiểm đếm thùng và xác nhận thùng tại vị trí đó có trống không. Conway giải thích rằng hành động này nhanh chóng xác minh rằng thùng trống và sẽ giúp xác nhận rằng việc kiểm kê hoàn thành cấp độ vị trí kho vật phẩm là chính xác.
• Ban đầu, bạn có thể muốn đếm hai lần để đảm bảo rằng số liệu là chính xác. Người giám sát có thể kiểm tra số lượng hàng tồn kho trong hệ thống.
• Thực hiện điều tra khi lỗi tăng lên.
• Ghi lại mọi thứ: quá trình, những thay đổi và kết quả.

Tự động hóa trong kiểm kê thường xuyên

Sử dụng tự động hóa trong quy trình kiểm kê thường xuyên của bạn có thể cải thiện độ chính xác của kết quả. Tự động hóa cũng làm giảm chi phí lao động, tăng năng suất của công nhân, mang lại sự tin tưởng vào mức tồn kho của bạn và cho phép hiển thị theo thời gian thực khi kho của bạn thay đổi.

Nhờ có công nghệ, quy trình kiểm kê thường xuyên đã trở nên dễ dàng hơn, ít xâm phạm hơn và thậm chí cần ít nhân lực hơn. Bằng cách thay thế bảng tính Excel hoặc các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thủ công khác bằng phần mềm kiểm soát hàng tồn kho, các công ty có thể theo dõi hàng tồn kho của họ hiệu quả hơn — đồng thời giảm thiểu sai sót của con người và tiết kiệm thời gian, tiền bạc cũng như số giờ lao động quý giá.

• Các giải pháp Quản lý kho thông minh giúp dễ dàng làm nổi bật sự khác biệt biến những gì có thể là một quá trình lâu dài, gian khổ trở nên đơn giản và tương đối ít nỗ lực.

• Các thiết bị bao gồm máy tính di động, máy đếm rô-bốt và máy quét mã vạch.

Nếu bạn vẫn đang dựa hoàn toàn vào số liệu kiểm kê hàng tồn kho thực tế hàng năm, thì điều đó đảm bảo sự cân nhắc nghiêm túc.

Các câu hỏi thường gặp FAQs

Khi nào nên thực hiện kiểm kê chu kỳ/thường xuyên?

Việc kiểm đếm chu kỳ thường được thực hiện hàng tháng hoặc hàng quý, mặc dù một số doanh nghiệp có thể thực hiện các phép tính nhỏ hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày. Nó thường phụ thuộc vào loại hàng hóa bạn bán và môi trường làm việc. Nhưng kiểm kê thường xuyên thường sẽ nhiều hơn nhiều so với kiểm kê định kỳ vật lý đầy đủ hàng tồn kho, điều này chỉ có thể xảy ra một hoặc hai lần một năm.

Tần suất kiểm kê thường xuyên nên được thực hiện như thế nào? Việc kiểm kê chu kỳ/thường xuyên thường là một quy trình hàng ngày, mặc dù việc đếm mỗi ngày chỉ liên quan đến một phần nhỏ trong tổng số hàng tồn kho. Tùy thuộc vào phương pháp kiểm kê thường xuyên được sử dụng, công ty có thể đếm một số loại hàng tồn kho thường xuyên hơn những loại khác. Ví dụ, nhiều công ty ưu tiên đếm những mặt hàng có giá trị nhất hoặc được sử dụng nhiều nhất và kiểm đếm những mặt hàng đó thường xuyên hơn.

Với hệ thống quản lý kho thông minh, có thể biến việc kiểm kê thường xuyên trở thành một phần thói quen hàng ngày của nhân viên bạn. Nó có thể nhắc nhở nhân viên trong nhà kho hoặc cửa hàng thực hiện đếm và cho họ biết những mặt hàng nào cần đếm vào ngày hôm đó. Họ có thể quét từng mặt hàng khi kiểm tra giá hoặc nhập số lượng hiện có, sau đó hệ thống có thể so sánh với các con số trong hệ thống quản lý hàng tồn kho.