Phương pháp giúp hướng dẫn member hiệu quả hơn

Những lo lắng của người cấp trên##

Hướng dẫn cho member phía dưới là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người cấp trên. Tuy nhiên, có rất nhiều người lo lắng rằng làm sao để việc hướng dẫn có thể thực hiện được suôn sẻ nhất, làm sao để member cảm thấy thoải mái mà không bị áp lực. Trước hết, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem những người cấp trên thường có những lo lắng gì khi hướng dẫn member.

Lo lắng ①：Khen ngợi hay khiển trách

Về cơ bản người ta chia member thành 2 đối tượng: đối tượng thứ nhất là những member trưởng thành thông qua việc khen ngợi, đối tượng thứ 2 là những member trưởng thành lên thông qua việc bị khiển trách. Do đó, tùy theo từng đối tượng mà cần phải thay đổi cách ứng xử, tuy nhiên điều này sẽ dễ phát sinh cảm giác không công bằng.

Lo lắng ②：Khó giao tiếp với nhau được

Việc khó giao tiếp được với member cũng là một trong những lo lắng của người cấp trên. Để member có thể phát triển được trong công việc thì người cấp trên phải nắm rõ được công viêc mà member đang làm. Bởi nếu người cấp trên không nắm rõ thì dễ phát sinh trường hợp member có báo cáo nhưng cấp trên cũng không nắm được từ đó gây mất động lực làm việc của member, khi đó người cấp trên có hướng dẫn hay chỉ thị gì đi chăng nữa cũng sẽ mất đi hiệu quả.

**Lo lắng ③：Member không tích cực **

Những member có ý chí phấn đấu được coi là một niềm may mắn đối với người cấp trên, tuy nhiên với những member không có tính tích cực vươn lên thì người cấp trên dù có hướng dẫn bao nhiêu chăng nữa cũng là vô ích. Bởi vậy đối với những member này người cấp trên lại phải cần xây dựng, nuôi dưỡng tính tích cực cho member.

Lo lắng ④：Lặp lại nhiều lần cho một lỗi

Mặc dù đã được hướng dẫn kĩ càng nhưng member vẫn lặp đi lặp lại cùng một lỗi, điều này cũng là một vấn đề gây áp lực cho người cấp trên. Bởi khi đó người cấp trên sẽ dễ rơi vào trạng thái không biết là do cách hướng dẫn của bản thân có vấn đề hay do member chưa thực sự hiểu. Đối với những member như thế này, người cấp trên nên chú ý hơn về cách hướng dẫn.

Lo lắng ⑤：Member không muốn nhận hướng dẫn

Mặc cho người cấp trên đã cố gắng hết sức để hướng dẫn nhưng member lại khộng chịu nhận sự hướng dẫn này thì việc hướng dẫn của ngươi cấp trên cũng là vô nghĩa. Điều này dễ làm cho người cấp trên mất đi động lực muốn hướng dẫn.

Phương thức hướng dẫn member có hiệu quả？##

Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách giải quyết những vấn đề đã nêu trên, đồng thời sẽ đưa ra những điểm thiết yếu trong việc hướng dẫn member. Tuy nhiên về phương pháp hướng dẫn member cũng có rất nhiều dạng, chúng ta hãy cùng xem thử dưới đây:

Đa dạng hóa phương pháp hướng dẫn member

Cách thức hướng dẫn member đã được giới thiệu rất nhiều trong thời gian gần đây thông qua interner, sách báo,... Tuy nhiên, để thực hiện hết những phương pháp đó thì lại là một điều không thể, chính vì vậy chúng ta cần phải tìm hiểu các phương thức hướng dẫn member, từ đó nắm bắt được 3 điểm chính dưới đây.

①：Hiểu được member

Trước khi hướng dẫn member thì điều quan trọng nhất đó chính là hiểu rõ được member đó như thế nào, member đó có năng lực làm việc đến đâu, tính cách, giá trị quan ra sao,...

②：Phương pháp hướng dẫn dễ nhớ, dễ hiểu

Như đã nói ở trên, hiện tại có rất nhiều phương pháp hướng dẫn member được giới thiệu. Việc học thuộc lòng các phương pháp đó để ứng dụng vào thực tiễn là một điều khó thực hiện được. Chính vì vậy, ngay từ đầu các bạn nên tìm một phương pháp dễ hiểu. dễ nhớ với bản thân. Đây được coi là một yếu tố quan trọng bởi nếu bạn không nắm rõ, chỉ thực hiện nửa vời sẽ đem lại tác dụng ngược.

③：Phương pháp hướng dẫn có tính ứng dụng thực tế

Tìm được một phương pháp hướng dẫn dễ nhớ, dễ hiểu mới chỉ đáp ứng được điều kiện đủ, điều kiện cần ở đây chính là phương pháp đó cần phải có tính ứng dụng thực tiễn cao. Bởi trong những phương pháp được giới thiệu cũng có những phương pháp bị coi là phi thực tiễn. Chính vì vậy, khi lựa chọn phương pháp hướng dẫn cho bản thân bạn cũng cần phải quan tâm đến tính thực tiễn của phương pháp đó.

7 yếu tố quan trọng trong việc hướng dẫn member##

Trong phần này, tác giả sẽ giới thiệu cho chúng ta 7 yếu tố mang tính thực tiễn của phương pháp hướng dẫn member. Đương nhiên, những yếu tố này không bắt buộc mà một người cấp trên cần phải nắm bắt được hết. Tùy thuộc vào môi trường làm việc, tính cách của member mà bạn hãy chọn cho mình một phương pháp dễ nhớ, dễ hiểu và dễ áp dụng.

①：Hiểu rõ hiện trạng của member

Bạn có nắm được tiến độ công việc của member khi giao công việc cho họ không? Hay khi hướng dẫn cho member xong bạn có kiểm tra lại xem member đã hiểu hay chưa không? Thái độ của member đối với công việc được giao như thế nào,...việc nắm bắt những vấn đề này là một điều khá quan trọng. Nếu khi giao việc cho member mà bạn không nắm rõ được tiến độ thực hiện, hay khi hướng dẫn cho member mà member không hiểu thì chắc chắn điều này sẽ dẫn đến việc xảy ra những sai lầm nghiêm trọng. Nói một cách khác, nếu bạn không thể giao tiếp được với member thì sẽ thật khó để xử lý vấn đề. Đương nhiên có người sẽ nói rằng member có trách nhiệm phải báo cáo tình hình cho cấp trên, tuy nhiên không phải member nào cũng hoàn thành tốt trách nhiệm này. Do đó, chúng ta cần xây dựng một cơ chế báo cáo, thảo luận từ cấp dưới lên cấp trên.

◆Họp meeting định kỳ

◆Chỉ thị cần thiết ứng với các mục báo cáo hàng ngày

◆Tạo nơi thảo luận với member

②：Báo cáo - liên lạc - thảo luận cho member

Báo cáo, liên lạc, thảo luận là điều cơ bản ở mỗi môi trường làm việc. Tuy nhiên, mọi người thường nghĩ rằng việc này là việc của member làm cho cấp trên. Trên thực tế, việc này phải được thực hiện 2 chiều: từ member đến cấp trên và ngược lại thì việc hướng dẫn mới đạt được hiệu qủa cao.

◆Thông tin cần thiết cho công việc

◆Phản ứng từ phía khách hàng

◆Chỉ thị từ ban lãnh đạo

Việc truyền đạt những thông tin như trên cũng sẽ góp phần vào việc nâng cao động lực làm việc của member.

③：Biểu hiện bằng hành động

Phương pháp hướng dẫn có tính thuyết phục nhất chính là cho member thấy thái độ đối với công việc của người cấp trên. Điều nay không chỉ giúp cho việc hướng dẫn member được diễn ra suôn sẻ hơn mà còn khiến member hiểu rõ hơn công việc.

④：Khen ngợi, khiển trách cụ thể dựa trên thực tế

Việc khen ngợi, khiển trách member bằng lời nói cụ thể dựa trên thực tế là một yếu tố vô cùng quan trọng.

【×】Hãy chú ý hơn nữa

【○】Lần tới bạn hãy dựa trên ■■ để▲▲

【×】Lần này là tốt rùi

【○】So với lần trước thì ■■ đã tốt hơn.

Dù khiển trách hay khen ngợi thì bạn càng nói cụ thể thì càng tốt. Đặc biệt là khi khiển trách tránh các cách nói chung chung gây khó hiểu, càng nói cụ thể thì member càng dễ hiểu để tránh vấp phải lần sau.

⑤：Cân bằng giữa「khiển trách」và「khen ngợi」

Việc cân bằng giữa「khiển trách」và「khen ngợi」là một vấn đề luôn gây đau đầu cho người cấp trên. Nếu không cân bằng được 2 việc này thì sẽ dẫn đến những phản ứng trái chiều. Bạn có thể chia tỉ lệ này như sau:

「Khen ngơi：Khiển trách＝1：9」

Thoạt nhìn sẽ có nhiều người cho rằng tỉ lệ này khá chênh lệch, tuy nhiên tỉ lệ này sẽ đem lại sự tôn trọng và tín nhiệm của member đối với cấp trên.

⑥：Tạo vai trò trách nhiệm

Việc tạo vai trò, trách nhiệm cho member cũng là một phương pháp có hiệu quả trong việc hướng dẫn member. Việc này không chỉ xây dựng ý thức trách nhiệm cho member mà còn thúc đẩy member phát triển hơn nữa. Tuy nhiên có 2 điều cần lưu ý khi áp dụng phương pháp này.

◆ Nếu đã giao phó công việc là sẽ giao hoàn toàn.

Có nhiều trường hợp khi giao phó công việc cho member nhưng giữa chừng khi xảy ra vấn đề thì cấp trên lai lo lắng nhảy vào xử lý. Mặc dù điều này có thể xử lý vấn đề ngay lúc đó nhưng về lâu về dài thì lại không được khuyến khích bởi nó dễ gây tính ỷ lại cho member.

◆ Dốc hết sức để hỗ trợ khi member yêu cầu

Khi member có thắc mắc cần được giải đáp thì người cấp trên cần phải hỗ trợ hết mình, tuy nhiên cần ghi nhớ rằng việc hỗ trợ này vẫn cần phải để member tự suy nghĩ và thử sức.

⑦：Xây dựng ý thức lường trước vấn đề

Việc hướng dẫn member không có nghĩa là chỉ khi xảy ra vấn đề mới khiển trách. Mục đích của việc hướng dẫn chính là khiến cho member lường trước đươc những vấn đề có thể xảy ra. Đây chính là một yếu tố đóng vai trò quan trọng đối với người cấp trên. Khi đó việc người cấp trên đưa ra gợi ý như thế nào cho member sẽ trở thành 1 đề tài đáng được chú ý.

Tùy thuộc vào năng lực của từng member mà các bạn có thể chọn các cách gợi ý sau:

◆ Đưa ra câu trả lời

◆ Đưa ra gợi ý

◆ Hướng dẫn cách tìm thông tin để có thể tự trả lời

◆ Khen ngợi cách suy nghĩ của member và khuyến khích họ đào sâu hơn nữa cách nghĩ đó

4 đối tượng member cần chú ý đối với người cấp trên khi hướng dẫn

Phía trên tác giả đã đưa ra 7 yếu tố quan trọng khi hướng dẫn member. Tuy nhiên còn có một khía cạnh khác cần phải xét đến, đó chính là bản thân của những member được nhận hướng dẫn. Có thể phân loại member thành những đối tượng sau:

・Member là người lớn tuổi hơn

・Member là người khác giới (nam)

・Menber là người khác giới (nữ)

・Member không có ý chí tiến thủ

Đối với mỗi đối tượng khác nhau thì lại có những điểm lưu ý khi hướng dẫn khác nhau. Vì vậy, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem những đối tượng nào thì nên hướng dẫn như nào.

Đối với member là người hơn tuổi thì nên quan tâm đến cả các lĩnh vực khác ngoài công việc

Hơn nữa, cũng cần chú ý đến việc khen ngợi hay khiển trách đối với những member này. Đương nhiên, có những việc cần hướng dẫn thì vẫn phải hướng dẫn nhưng nên tránh những việc gây tổn thương đến lòng tự trọng của member như khiển trách trước đám đông,... Ngoài ra, để tạo mối quan hệ tốt với những member này thì ngoài công việc cũng nên thể hiện sự quan tâm đến các phương diện khác như: gia đình, quan hệ đồng nghiệp,... Có như vây thì bạn sẽ tạo dựng được sự tin tưởng lớn với đối tượng member này.

Đối với member là người khác giới (nữ) thì nên khen ngợi sự cống hiến

Nếu người cấp trên là nam giới có member là nữ giới thì sẽ phải chú ý điều gì khi hướng dẫn - đây là một câu hỏi khá thường gặp trong thực tế. Đương nhiên, việc member là nữ giới cũng sẽ không có sự đãi ngộ đặc biệt nào khi hướng dẫn, những việc cần quán triệt sẽ vẫn phải nghiêm túc thực hiện.

Tuy nhiên, đối với những member này thì có một gợi ý nhỏ đó chính là việc thường xuyên khen ngợi sẽ tạo động lực phấn đấu hơn nữa cho member.

Ví dụ bạn có thể khen ngợi member của mình như dưới đây:

◆ Nhờ có ○○ (member) mà chúng ta đã được giúp đỡ rất nhiều.

◆ Khách hàng □□ đã rất ngạc nhiên vì em

Đối với member khác giới (nam) thì nên tôn trọng tính cách

So với nữ giới thì nam giới trong công việc thường có tính kiêu hãnh khá cao, chính vì vậy đối với những member khác giới là nam thì khi khiển trách chúng ta nên để ý đến những điều sau:

【NG】

◆ Khiển trách trước đám đông

◆ Khiển trách to tiếng

◆ Không chỉ khiển trách lỗi gây ra mà còn khiển trách cả tính cách

Đối với những member không có chí tiến thủ thì nên biểu hiện niềm vui mừng trước mỗi thành quả

Có thể nói đối tượng member này chính là một nỗi băn khoăn đối với người cấp trên. Dù có tận tình hướng dẫn thì member cũng không có chút phản ứng hay hứng thú gì. Do đó, việc khơi gợi động lực làm việc cho những member này chính là việc được ưu tiên hàng đầu. Và một trong các phương pháp có hiệu quả đó chính là thể hiện niềm vui mừng trước mỗi thành quả của member.

Đương nhiên, dù là member không có ý chí tiến thủ đi chăng nữa thì việc phân bổ công việc cho những member này vẫn cần được thực hiện. Và đối với mỗi thành tựu nhỏ trong công việc cũng bằng cách này hay cách khác cũng nên được khích lê. Điều quan trọng ở đây chính là bạn cần khen ngợi member dựa trên đúng thực tế.