Phong cách làm việc với khách hàng Nhật - Getting Things Done

Xin chào mọi người, có bao giờ các bạn muốn rằng mình hoàn thành công việc 1 cách nhanh hơn không?

Theo tôi nghĩ, ai trong chúng ta cũng muốn điều đó rồi. Công việc được hoàn thành nhanh hơn, đồng nghĩa với việc chúng ta có nhiều thời gian rảnh để làm việc khác hơn. Ngay kể cả với những người làm việc bằng đam mê, thì thời gian thừa ra cũng giúp họ có thể cải tiến công việc của mình, làm được nhiều thứ hơn.

Nói về vấn đề này, David Allen đã phát hành cuốn 『Getting Things Done』(GTD). Ý tưởng của GTD hiện là nền tảng cho rất nhiều công cụ quản lý công việc cá nhân nổi tiếng như 「Toodledo」,「Remember the Milk」hay 「Nozbe」. Nếu có thời gian, tôi khuyên bạn nên đọc kĩ cuốn sách này.

Trong trường hợp các bạn không có nhiều thời gian, tôi rất hoan nghênh bạn đọc bài viết này của tôi. Bằng việc lấy ra bản chất và custome một chút cho dễ hiểu, tôi muốn giới thiệu với các bạn về 「Cách lý giải về quản lý task, và tạo lập thói quen tự quản lý」

Trước tiên, những gì gây ra trì hoãn công việc

Trước tiên, tôi muốn các bạn hiểu rằng những gì gây ra trì hoãn công việc được chia ra làm 3 vấn đề

3 vấn đề cơ bản bao gồm

1. Việc không hiểu rõ mục đích của công việc.
2. Không biết bắt đầu làm việc từ đâu
3. Những việc gây gián đoạn công việc.

Vấn đề 1 khá là dễ hiểu. Nếu mà không biết rõ ràng mục đích của công việc, ta không thể biết rõ được kết quả đầu ra cần phải có của công việc. Làm những việc mà không liên quan tới đầu ra cần có đó thì chả phải rất phí thời gian đúng không?

Các bạn nghĩ sao về vấn đề thứ 2? 「Tiếp theo tôi nên làm gì」「Công việc này nên bắt đầu như thế nào?」đó là 2 trong rất nhiều câu hỏi mà các bạn luôn phải đặt ra khi có task mới. Việc biết phải làm gì sẽ khiến các bạn cảm thấy hứng thú, nhưng ngược lại. Nếu không biết phải làm gì, các bạn sẽ cảm thấy rất chán nản, bế tắc. Đây không chỉ là 1 vấn đề gây trì hoãn công việc mà còn có thể làm cho công việc của bạn thất bại ngay từ khi bắt đầu.

Vấn đề thứ 3 thì liên quan nhiều tới hoàn cảnh hơn. Trong khi bạn đang làm task này thì lại có yêu cầu từ nhiều phía, từ đồng nghiệp, từ boss, từ khách hàng, mà đôi khi bạn không thể từ chối hay để sau được. Đến lúc làm xong rồi, khi quay lại task cũ thì ôi thôi. Tôi vừa định làm gì nhỉ, cái này hình như phải làm thế này hay sao nhỉ? Cách giải quyết này tôi đã thử chưa nhỉ. Chỉ bằng việc ngồi nhớ lại mình đang làm gì cũng đủ mất thời gian lắm rồi, chứ chưa nói đến cái cảm giác khó chịu lúc đó cũng khiến cho hứng thú làm việc của bạn tụt dốc không phanh.

Chắc hẳn các bạn đã đọc không ít các cuốn sách về quản lý thời gian, phần lớn trong số chúng lấy ý tưởng cơ bản từ việc 「Lập danh sách việc cần ưu tiên xử lý」. Nhưng phải chăng việc áp dụng nó vào cuộc sống của bạn cũng có vài trắc trở?

Hãy thử ngẫm lại nhé, đống sỏi đá trên con đường quản lý thời gian của bạn có phải đều được nhóm vào 3 vấn đề lớn ở trên đúng không?

Và đề giải quyết các vấn đề trên, tôi xin giới thiệu 1 giải pháp cho các bạn: GTD. GTD với 4 việc cơ bản nên làm :「Liệt kê」「Sắp xếp」「Lên lịch」「Chỉnh sửa」

GTD với 4 việc cơ bản nên làm

Cách lý giải về quản lý task, và tạo lập thói quen tự quản lý của các bạn nên bắt đầu từ 4 việc cơ bản nên làm sau

1. Liệt kê

• Hãy dùng tất cả công cụ bạn có giấy, sổ, smart phone...
• Hãy ghi tất cả những việc bạn đang làm hoặc dự định sẽ làm tiếp theo ra. Không cần viết 1 cách quá cẩn thận, quá đặt nặng việc này. Đơn giản nhất, hãy viết tất cả những gì có trong đầu bạn. David Allen nhấn mạnh vào việc viết tất cả ra, còn theo tôi thì bạn nên để cho trí não bạn tự sắp xếp và ghi nó lại với ít căng thẳng nhất.
• Hãy check lại mail, chat... để đảm bảo bạn không còn để xót lại các task nào từ người khác.
• Ước mơ trong tương lai, các việc bạn định làm trong thời gian tới, các việc có thể dời lại, các mục tiêu dài hạn. Hãy viết chúng ra.
• Check lại lần cuối memo của bạn, nếu thấy thiếu việc gì quan trọng thì bổ sung vào.

2. Sắp xếp

• Trong bảng memo ở trên, hãy làm trước những việc mà chỉ tốn dưới 2 phút. Viết 1 cái mail cảm ơn, gọi 1 cuộc điện thoại xã giao, trả lại quyển sách đã mượn,... Những việc đơn giản này không tốn quá nhiều thời gian, nhưng bạn dễ quên, nên giải quyết càng sớm càng tốt nhé.

• Trong bảng memo, ngoài những việc mà 「NGHĨ RẰNG KHÔNG CẦN DEADLINE」thì hãy ghi lại deadline cho các việc đó.

• Sau đó, trong bảng memo, không tính tới deadline, những việc nào mà bạn chưa nhìn thấy đích đến thì hãy ghi vào đó 「ĐỂ SAU」 Những việc của ngày mai thì để ngày mai lo, hãy thực hiện những việc mà bạn có thể hoàn thành được trước. Đặc biệt, nếu bạn đã có thể quyết định những kế hoạch dài hạn của bạn vào mục 「ĐỂ SAU」 thì đó thực sự đã rất tiến bộ rồi.

Ví dụ: Bạn có 1 task là đạt được doanh thu của tháng này. Nếu chỉ mơ hồ như vậy thì thật là khó để có thể bắt đâu.

Nhưng nếu chúng ta có được cái nhìn tổng quát về hướng đi thì việc cần phải làm tiếp theo sẽ cực kì đơn giản. Ví dụ Gọi điện hỏi thăm khách hàng hay làm báo cáo tổng hợp kinh doanh thì chúng ta có thể thấy ngay việc tiếp theo phải là là lên danh sách khách hàng, tập hợp báo cáo. Rồi từ đó, gọi điện cho từng người, tổng hợp báo cáo đưa sếp. Khi thấy được mục đích cuối cùng càng rõ thì tự nhiên chúng ta càng biết được việc tiếp theo mình nên làm là gì.

3. Lập lịch

• Hãy đặt lịch của mình vào trong lịch làm việc. Có nghĩa là hãy lập lịch cả cho những việc của riêng mình bạn.

Tôi thường làm như vậy, nhưng bình thường thì trong lịch làm việc của mọi người chỉ toàn các việc làm cùng người khác. Và ta thấy trong lịch có khá nhiều khoảng trắng.

Hãy luôn điền cả những việc của chỉ riêng bản thân mình vào để lấp kín lịch 1 ngày, chỉ có như vậy bạn mới có thể kiểm soát thời gian của mình 1 cách hữu hiệu nhất.

4. Chỉnh sửa

• Một tuần 1 lần, hãy dành ra ít nhất 1 tiếng đồng hồ để làm lại tất cả các việc từ 1 tới 4 kể trên. Công việc sẽ thay đổi mỗi ngày, những việc bế tắc 「ĐỂ SAU」có thể trở nên giải quyết được, deadline của vài việc bị thay đổi. Tất cả điều đó sẽ bắt bạn phải điều chỉnh lại bản kế hoạch của mình.

Tổng hợp

「Não người không thể xử lý đa nhiệm」do vậy, tôi gửi đến các bạn biện pháp này nhằm nhấn mạnh vào 1 điểm 「Tại 1 lúc hãy tập trung làm 1 việc」

「Tại 1 lúc hãy tập trung làm 1 việc」ngay từ đầu đã không phải việc dễ dàng, nhưng nếu quen với nó bạn sẽ thấy nó cực kì hữu ích, giúp bạn có nhiều thời gian rảnh hơn, làm việc hiệu quả hơn, và làm bạn đỡ căng thẳng hơn.

Không tin tôi ư? Thế sao bạn không thử làm nhỉ

Nguồn: http://liginc.co.jp/life/useful-info/84090