Những lưu ý quản lý issue trong redmine

Redmine là một phần mềm open source , dùng để quản lý các task trong dự án ,rất phổ biến ở các công ty IT.Trong quá trình sử dụng redmine , đôi khi mọi người sẽ gặp một số khó khăn về quản lý cũng như thao tác. Hôm nay mình xin chia sẻ một số lưu ý để quản lý các task trong redmine , hi vọng mọi người sẽ sử dụng redmine một cách dễ dàng hơn

1.Với những project được phân cấp, hãy lưu những thông tin mang tính cố đình vào wiki của project cha

Với những dự án được chia thành nhiều phare, mọi người hay có thói quen lưu luôn thông tin vào wiki của project con. Nhưng những thông tin này không chỉ dùng cho mỗi phase này mà còn có thể dùng cho các phase khác nữa. Một khi phase này close thì cũng mất luôn thông tin common này

2.Thay vì việc tạo issue con , hãy sử dụng chức năng version hay tạo liên kết giữa các issue

Việc tạo issue con có thể rõ ràng trong việc search task nhưng bù lại gây khó quản lý, trùng lặp ticket, người assign .Hơn nữa, không thể quản lý tự động trạng thái của các issue liên quan .
Ví dụ:issue A và B có liên quan với nhau , khi close A thì có nghĩa B cũng close.Trong trường hợp này nên tạo issue con sẽ tiện hơn rất nhiều.
Về issue liên quan trong redmine có rất nhiều loại, tùy vào nội dung issue mà setting loại nào sao cho phù hợp.

• Related to(関係している):có quan hệ cùng nhau
• Duplicates(重複している): Nếu một issue thay đổi status thì các issue có quan hệ duplicate sẽ tự động thay đổi status theo-> rất tiện và dễ quản lý đúng không ạ
• Blocks(ブロックしている): Nếu issue đang bị block mà không được close thì những issue có quan hệ với issue này sẽ không thể update thành close được
• Precedes(先行する): Những issue có quan hệ sau thì chỉ được set ngày start sau ngày kết thúc của issue trước
• Follows(後続する):Ngược lại với quan hệ precedes Chi tiết hơn về mối quan hệ giữa các issue, mọi người có thể tham khảo ở link bên dưới http://blog.redmine.jp/articles/ticket-relation/

3.Tăng các tracker qua các project khác nhau

Tùy vào từng dự án, tracker này có thể cần thiết ở dự án này nhưng lại thừa ở dự án khác. Ở mỗi project khi thấy một tracker này cần thiết thì ta lại thêm vào nhưng không xóa ticket cũ đi.
Như vậy sau mỗi lần số lượng tracker tăng lên, gây khó khăn trong việc sử dụng

4.Không thống nhất format version

Trong phần version thường gắn ngày tháng setting vào theo schedule.Tuy nhiên, format date thì lại khác nhau .
Ví dụ :「2016/1/1」và「2016/01/01」
Sort trong redmine có sort theo kiểu kí tự, vì vậy nếu để format khác nhau , khi sort cho ra kết quả không đúng

5.ĐÍnh kèm file logic update vào redmine

Việc upload file trong redmine bị giới hạn về dung lượng. Hơn nữa việc file spec luôn thay đổi. Dẫn đến việc liên tục phải lặp lại công việc update file mới và xóa file cũ .Người view sẽ khó kiểm soát được thay đổi của file . Thay vì dùng redmine hãy sử dụng svn hoặc git để lưu lại version thay đổi của file

6.Không xóa những user không còn trong dự án

Khi click vào combobox assign ticket, sẽ show một list user bao gồm cả user đã không còn trong project, gây ra mất time để select đúng người assign và dễ bị nhầm với những người cùng tên. Vì vậy hãy lọc và chỉ nên để những người còn liên quan trong ở trong dự án

7.Những issue có status pending

Trong quá trình phát triển dự án khi phát sinh những task khác ưu tiên hơn thì một số task sẽ tạm thời chưa làm và chuyển thành status pending.Tuy nhiên, những issue có status pending này rất dễ rơi vào trạng thái bị lãng quên.Nếu cứ tiếp tục chuyển issue sang trạng thái này mà không có cơ chế quản lý thì sẽ dễ bị bỏ sót vấn đề và không quản lý được hết các issue.
Nếu ko có time để check định kì issue này thì tốt nhất nên đưa nó vào backlog để quản lý sau

8.Để nhiều các tracker có nội dung giống nhau

Ví dụ : UT và Test,単体テスト
Tuy tên gọi khác nhau nhưng nội dung tracker giống nhau. Việc trùng lặp các tracker dẫn đến không thống nhất, khó search và quản lý các issue
Trong trường hợp cả 2 bên dùng 2 ngôn ngữ khác nhau thì nên đổi thống nhất thành một tên tracker mà cả 2 đều hiểu được

9.Nên hạn chế số lượng item phải nhập

Nếu số lượng item phải nhập ít, trước tiên sẽ đỡ mất time khi tạo một issue mới.
Khi ban đầu sử dụng , mọi người thường sẽ setting đầy đủ , chi tiết các item nhưng sau một thời gian thì không nhập nữa hoặc không phải tất cả các member đều setting đầy đủ các item.
Hơn nữa, lúc đầu setting thì có thể do tâm lý thừa còn hơn thiếu thử tạo hết các item nhưng rốt cục thì lại không sử dụng đến.
Do đó tùy tình trạng dự án, mong muốn quản lý những cái gì thì nên tạo những item đó làm sao để việc tạo issue là đơn giản nhất có thể

10.Đăng nội dung subject , note không rõ ràng

Về cơ bản ko có rule nào về đặt tên subject hay note cả. Tuy nhiên nôi dung subject của mỗi issue lại khá quan trọng , chỉ cần đọc lướt qua là có thể đoán được nội dung issue.Vì thế nên để subject như kiểu tên method để người đọc có thể lý giải được nội dung.Thêm nữa, cũng không cần phải cho hết các thông tin category , version lên subject.
Về nội dung note nên viết theo kiểu tình trạng hiện tai, làm như thế nào.Nếu viết theo format này thì nôi dung ticket sẽ được rõ ràng hơn

11.Communication quá nhiều thông qua redmine

Thông thường ở mỗi project sẽ có một flow làm việc, những thông tin gì cần đưa hoặc ko cần đưa lên redmine.Tuy nhiên , theo đó đôi khi vẫn thấy những hiện tượng tự do tạo issue , với nội dung không rõ ràng, hoặc thông tin không cần thiết đưa lên redmine, ko watcher hoặc assign rõ ràng.Những issue này rất dễ bị bỏ quên hoặc bỏ sót, khó khăn cho quản lý các task .
Cách tốt nhất là nên confirm kỹ nội dung và khi tạo redmine xong nên thông báo cho các member được biết.

12.Có thể thay đổi trực tiếp các thông tin issue từ ngay trên trang list

Thông thường để thay đổi thông tin nào đó ở một issue, ta thường vào trang list sau đó di chuyển đến trang detail của issue để sửa thông tin.
Tuy nhiên ngay ở màn hình issue ta cũng có thể sửa một số thông tin cần thiết của issue như :status, tracker, priority, assign.Việc edit issue thông qua sử dụng các Context menu này sẽ giúp cho việc thay đổi được dễ dàng và nhanh chóng hơn.

13.Có thể thay đổi nhiều issue cùng một lúc

Nhiều lúc muốn thay đổi status hay một thông tin nào đấy của khoảng chục issue với nội dung giống nhau, nhưng lại phải vào từng màn hình detail của issue thay đổi từng issue một thì quá nản luôn. May thay redmine hỗ trợ chức năng có thể thay đổi thông tin đồng loạt cho nhiều ticket theo các bước đơn giản như ảnh bên dưới

Đôi khi ở màn hình list issue không phải là toàn bộ các ticket mà ta muốn thay đổi, khi đó có thẻ dùng filiter của redmine để chỉ hiển thị list những issue cần thay đổi thôi

Kết

Trên đây chỉ là những tip nhỏ để sử dụng và quản lý redmine được hiệu quả hơn. Tùy theo quy mô dự án, flow làm việc mà sẽ có những cách quản lý , rule sử dụng phù hợp trên redmine nhưng trên hết là các rule đó đều được các thành viên nghiêm túc thực hiện theo flow thì việc quản lý trên redmine không phải là khó khăn nữa (^_ ^)

Nguồn tham khảo

http://www.bunkei-programmer.net/entry/2016/02/26/022635 http://qiita.com/y_hokkey/items/3267f7f9b1ced05e0cc0 http://blog.redmine.jp/articles/unnoticed-features/