Những điều cơ bản trong business manner

Bussiness manner (giao tiếp trong kinh doanh) chính là những giao tiếp cơ bản cần phải có đối với một businessman (người kinh doanh).

Bussiness manner ở đây có thể được hiểu là cách chào hỏi, dịch vụ (thái độ) đối với khách hàng, giao tiếp qua điện thoại,...tất cả những điều này sẽ là sợi dây kết nối trực tiếp đến doanh thu của bạn.

Người xưa có câu rằng “không thể đánh giá con người qua vẻ ngoài” (đừng trông mặt mà bắt hình dong), quả thực chúng ta không thể đánh giá tính cách, năng lực, nhân cách của một người chỉ thông qua trang phục, dáng vẻ bề ngoài của họ. Để có thể hiểu thực sự bản chất của họ chúng ta cần rất nhiều thời gian để giao tiếp, tiếp xúc với họ. Tuy nhiên, trong công việc, trang phục hay lời ăn tiếng nói trong lần gặp mặt đầu tiên sẽ để lại ấn tượng mạnh cho đối phương.

Chào hỏi###

Người Việt ta thường có câu “Lời chào cao hơn mâm cổ”. Người Nhật cũng vậy, họ rất chú trọng đến những câu chào hỏi hàng ngày, nhất là môi trường công sở.

Chào hỏi với khuôn mặt tươi cười sẽ tạo được hứng khởi cho môi trường làm việc, làm tăng thêm mối quan hệ sâu sắc giữa con người.

＜Những điều cơ bản trong chào hỏi＞

(1) Cách trao danh thiếp cho đối phương

(2) Giao tiếp qua điện thoại

(3) Giọng nói nhẹ nhàng dễ nghe

＜ Cách chào hỏi đem lại thiện cảm cho đối phương＞

1. Chào to, rõ ràng

2. Vui vẻ

3. Hoạt bát, tràn sức sống

4. Cúi chào

5. Nhìn đối phương và chào

＜Cách chào cũng là một điều hết sức quan trọng ＞

Khi chào, đầu tiên là đứng thẳng lưng, đồng thời ngẩng cao đầu, nửa thân trên chuyển động cúi hướng về phía trước. Chỉ có đầu là hướng về phía trước, phần thân dưới còn lại chú ý vẫn giữ trên một đường thẳng không để cong ra phía sau.

→ Đối với nam: hai bàn tay duỗi thẳng, khép ngón, khép hai cánh tay sát bên sườn, và cúi xuống.

→ Đối với nữ: hai tay duỗi thẳng, đặt trước người tạo thành hình chữ V sao cho bàn tay phải đặt trên bàn tay trái, ngón tay duỗi thẳng và khép lại, rồi từ từ cúi chào.

＜Có 3 kiểu chào cơ bản＞

*Kiểu eshaku (会釈): *

Đây là kiểu chào ở mức độ nhẹ nhàng nhất, dùng khi chào hỏi bạn bè, hoặc những người cùng cấp bâc với mình. Với kiểu Eshaku, người Nhật sẽ cúi đầu khoảng 15° khi chào nhau.

*Kiểu Keirei (敬礼): *

Đây là kiểu chuyên dùng để chào cấp trên, khách hàng hoặc những người lớn tuổi hơn mình. Người Nhật sẽ cúi đầu khoảng 30 ~ 35º khi thực hiện kiểu chào này.

Kiểu Saikeirei (最敬礼):

Đây là kiểu chào lịch sự nhất, dùng để nói lời cảm ơn, lời xin lỗi hoặc thể hiện thành ý của mình với đối phương. Người Nhật sẽ cúi đầu khoảng từ 45~60º khi thực hiện kiểu chào này. Khi tiến hành chào, người Nhật sẽ nói lời chào trước rồi cúi đầu chào hoặc vừa nói lời chào, vừa cúi đầu chào.

Đối với cấp trên hay những người lớn tuổi hơn, càng cúi thấp càng thể hiện sự kính trọng đối với người đó, nghĩa là người có cấp bậc hay tuổi tác hơn nhiều thì càng phải cúi sâu và giữ ở tư thế đó lâu hơn bình thường.

＜Các tư thế cúi chào cần chú ý khi sử dụng các câu chào hỏi＞

Yoroshiku onegaishimasu

Irasaimase 　　　　　 15°

Ohayougozaimasu

Arigatou gozaimasu

Shitsureishimasu 　　　　　30°

Sumimasen

Giao tiếp qua điện thoại###

Ngày nay, điện thoại là một trong những phương tiện làm việc không thể thiếu của chúng ta. Thế nhưng văn hóa về giao tiếp qua điện thoại không phải ai là người cũng nắm rõ, đặc biệt là văn hóa giao tiếp qua điện thoại với người Nhật.

Chúng ta thường thấy có nhiều trường hợp nhiều người khi nhận điện thoại thường nói “moshi moshi”, hay khi trả lời thì thường trả lời cộc lốc “uhm, uhm”, rồi khi gác máy thì thường gác máy cái dập,...tất cả những hành động đó thường là những hành động không lịch sự khi giao tiếp qua điện thoại.

Tuy nhiên cũng có những trường hợp khi người gọi điện thoại là khách hàng, cấp trên thì người nhận điện thoại họ vẫn tươi cười, cúi chào, khi kết thúc cuộc nói chuyện họ gác máy 1 cách cẩn trọng. Khi nhìn thấy những trường hợp như vậy có nhiều người sẽ nghĩ rằng đây chỉ là một cuộc trò chuyện gián tiếp qua điện thoại, thì không cần thiết thể hiện như vậy vì đối phương đâu có thấy được đâu, nhưng cách nghĩ như vậy là sai lầm. Bởi thông qua ngữ điệu, giọng nói đối phương sẽ có thể cảm nhận được thái độ của bạn.

Những điều cơ bản trong giao tiếp qua điện thoại.

①【Nhận điện thoại trong vòng 3 hồi chuông】

Khi có điện thoại, bạn nên nhận điện thoại trong vòng 3 hồi chuông để tạo được ấn tượng tốt cho khách hàng.

②【Xưng tên】

Khi lần đầu tiên gọi điện cho khách hàng, bạn nên xưng rõ tên công ty, bộ phận trực thuộc, tên của bạn để tạo sự an tâm cho khách hàng rồi mới thảo luận các vấn đề khác.

③【Mở đầu bằng một lời chào】

Nếu là buổi sáng, bạn có thể chào là “Ohayogozaimasu”,... lời chào chính là một điều bắt buộc đối với giao tiếp qua điện thoại.

④【Tiếp chuyện điện thoại với thái độ niềm nở】

Như đã nói ở trên, thông qua giọng nói, ngữ điệu của bạn đối phương có thể cảm nhận được thái độ của bạn nên khi tiếp chuyện điện thoại các bạn nên giữ thái độ niềm nở, nhiệt tình.

⑤【Kết thúc cuộc nói chuyện bằng lời chào】

Khi kết thúc cuộc nói chuyện bạn nên nói câu “Shitsureiitashimasu” rồi mới nên gác máy, như thế sẽ tạo được thiện cảm cho đối phương.

Trao đổi danh thiếp###

Trong những trường hợp gặp mặt mà bạn biết trước rằng mình sẽ phải trao danh thiếp của mình thì bạn hãy để danh thiếp ở những nơi mà bạn dễ lấy như ở túi áo sơ mi, túi áo com lê,... Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị lượng danh thiếp đầy đủ trong những trường hợp phải gặp mặt nhiều người. Nên tránh để danh thiếp ở túi quần, trong cặp bởi như thế bạn sẽ khiến cho người đối diện phải mất thời gian để đợi bạn tìm danh thiếp và trao cho họ.

Danh thiếp được coi là bộ mặt của người kinh doanh chính vì vậy cách trao danh thiếp cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến việc gây ấn tượng cho đối phương. Việc trao danh thiếp là việc quan trong nhưng cách trao danh thiếp còn quan trọng hơn. Dưới đây là một số điểm quan trọng khi trao đổi danh thiếp của người Nhật:

• Người có chức vụ thấp hơn sẽ trao danh thiếp trước.

• Phải trao danh thiếp bằng hai tay, ngửa mặt có chữ lên. Vừa nói tên vừa đưa danh thiếp ra sao cho bằng độ cao với bàn tay của khách (không nên đưa từ trên xuống, mà nên đưa ngang bằng hoặc từ dưới lên).

• Phải hướng mắt nhìn về đối phương khi trao danh thiếp

• Đảm bảo tấm danh thiếp được đưa cùng chiều đọc với người nhận

• Khi nhận danh thiếp thì dùng tay cầm nhẹ ở 2 góc của danh thiếp, không được cầm đè lên tên hoặc chức vụ của người trao

• Quan trọng là nhớ nhìn vào danh thiếp trước khi cất.

• Luôn giữ danh thiếp trên tay cho đến khi kết thúc cuộc họp (không để trong túi quần)

Các bước trao danh thiếp được tiến hành như sau:

• Đặt danh thiếp lên trên túi đựng danh thiếp (không nên bỏ danh thiếp vào ví tiền thông thường, xoay danh thiếp cùng chiều đọc với người nhận để họ có thể dễ dàng đọc được chữ trên đó. Nếu như trên danh thiếp của bạn có 2 thứ tiếng, khi trao cho người Nhật bạn nhớ đưa mặt có chữ tiếng Nhật)
• Giới thiệu ngắn về bản thân khi trao danh thiếp (giới thiệu tên, bộ phận trực thuộc,...)
• Khi nhận danh thiếp từ người khác, bạn sẽ nhận bằng tay trái. Ngoài ra, bạn phải xác nhận lại tên của họ và cám ơn vì tấm danh thiếp
• Xếp danh thiếp lên trên túi đựng danh thiếp hoặc đặt trên bàn trong suốt quá trình hội nghị

Business mail###

Ngày nay, internet được xem như là công cụ giao tiếp kinh doanh chính nên email sẽ là phương tiện trao đổi chủ yếu trong công việc. Chúng ta có thể trao gửi thông tin một cách tiện lợi qua mail tuy nhiên mail cũng là một công cụ khá nguy hiểm. Lí do là bởi:

１． Khác với việc gặp mặt, khi viết mail các bạn phải lựa chọn từ ngữ một cách cẩn thận, chú trọng đến ngữ pháp cũng như kính ngữ của câu.

２． Khi giao tiếp qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp, chúng ta có thể truyền đạt ý muốn nói một cách dễ dàng thông qua thái độ biểu hiện, giọng nói,... tuy nhiên trong trường hợp là văn bản thì điều này lại vô cùng khó, nếu chúng ta diễn đạt không tốt thì có thể gây hiểu lầm cho đối phương.

Có thể nói rằng, mail là một “con dao 2 lưỡi” vừa là một công cụ có tính tiện lợi vừa có những nguy cơ, rủi ro. Cũng có nhiều trường hợp chỉ vì cách viết mail không tốt mà mất đi khách hàng quan trọng, cũng có trường hợp chỉ là khách hàng đơn thuần nhưng nhờ do giao dịch qua mail tốt mà đã trở thành một đối tác chiến lược.

**1．Cách viết mail **

A, Đứng trên quan điểm của đối phương để viết mail

Bạn hãy đứng trên quan điểm của đối phương để viết mail sao cho dễ đọc nhât, tránh các cách viết gây gánh nặng cho đối phương.

*B, Lộ trình của 1 mail: “Bản thân → đối phương → bản thân” *

Đây được coi là 1 lộ trình lí tưởng, có tính hiệu quả đối với 1 business man.

C, Trả lời mail trong vòng 24 tiếng.

Việc trả lời mail nhanh cũng đồng nghĩa với việc “thực hiện công việc nhanh chóng” “làm được việc”, có như vậy thì uy tín của người business man cũng sẽ được tăng lên. Ngược lại, nếu chậm trễ trong việc trả lời mail sẽ gây lo lắng, bất an cho đối phương làm giảm đi độ tin tưởng.

D, Tạo tiêu đề đơn giản, dễ hiểu.

Một tiêu đề thư nên ngắn gọn, thông báo chính xác nội dung của mail. Ngoài ra, đối với những mail cần được trả lời gấp, bạn cũng nên thể hiện nó trong phần tiêu đề để đối phương có thể nhận ra ngay.

E, Cách viết tên và địa chỉ của người nhận

Tên và địa chỉ luôn ghi trên cùng 1 dòng. Cấu trúc thường là “ Tên công ty + tên bộ phận + tên”. Ở phần “tên” bạn có thể chỉ cần ghi Họ của người nhận cũng được tuy nhiên nếu bạn viết đầy đủ họ tên của người nhận thì sẽ tạo được ấn tượng tốt hơn. Trường hợp, đối phương là người có chức vụ thì bạn hãy gắn thêm chức vụ ở đằng sau tên.

F, Hãy viết lời chào sau khi viết tên và địa chỉ người nhận.

Đối với mail, chúng ta không cần sử dụng những câu chào hỏi mang tính hình thức như viết thư, chỉ cần sử dụng những câu chào hỏi đơn giản thể hiện sự thân thiết là được. Tùy thuộc vào mối quan hệ và tần suất liên lạc với đối phương mà các câu chào hỏi cũng khác nhau.

G, Kết thúc mail.

Mail thường được mở đầu bằng lời chào và cũng kết thúc bằng lời chào. Nếu khi kết thúc mail không có lời chào thì sẽ không tạo được thiện cảm cho người nhận nên để tạo được ấn tượng tốt bạn hãy thêm lời chào vào cuối mail nhé.

H, Tóm tắt sơ lược nội dung mail một cách dễ hiểu trong lời mở đầu mail.

Bí quyết để viết mail dễ hiểu đấy là chúng ta nên tóm tắt những vấn đề muốn trao đổi và đưa ra ý kiến trong nội dung mail ở phần mở đầu. Đối với những mail có nội dung dài nếu chúng ra không tóm tắt ý chính của mail trong phần mở đầu thì người nhận sẽ rất khó hiểu.

I, Bố cục của mail: “kết luận” → “lí do” → “chi tiết”

Đối với một business man thì kĩ năng viết mail cũng sẽ được đánh giá. Một mail có nội dung dễ hiểu thường sẽ có bố cục “kết luận” → “lí do” → “chi tiết”.

J, Chữ kí

Trong business mail luôn kết thúc mail bằng chữ kí. Chữ kí trong business mail thông thường bao gồm tên đầy đủ và thông tin liên lạc của người gửi. Phần chữ kí này sẽ thay cho danh thiếp khi gửi cho đối phương.

Những điều tưởng chừng là nhỏ nhặt nhưng đây thật sự là một điều rất quan trong trong việc giao tiếp với người Nhật, góp phần tạo được niềm tin và sự tín nhiệm. Mặc dù là một kỹ năng rất nhỏ nhưng hi vọng rằng nó sẽ có ích cho các bạn.

Tổng hợp và dịch:

http://kakikata.dkrht.com/mail-contents1.html

http://www.business-sol.jp/category/1569385.html