Kĩ năng truyền đạt và trình bày
Bài đăng này đã không được cập nhật trong 4 năm
Đã bao giờ bạn muốn diễn đạt một ý nào đó cho người khác nhưng nói đi nói lại người kia vẫn không hiểu? Hay có bao giờ bạn bị người khác phàn nàn về khả năng trình bày của mình?
Việc trình bày sao cho người khác hiểu ý của mình theo mình rất quan trọng, nó không chỉ quan trọng đối với những bạn có công việc liên quan đến đào tạo, thuyết trình trước đám đông hay những công việc phải giao tiếp trực tiếp với khách hàng, mà nó quan trọng ngay cả trong giao tiếp hàng ngày. Đừng vì nó là kĩ năng mềm mà bỏ qua không chú ý cải thiện.
Vậy ở bài viết này, hãy cùng nhau tìm hiểu về các kĩ năng để cải thiện vấn đề này nhé. Ở đây mình sẽ chia sẻ 3 kĩ thuật để truyền đạt, trình bày hiệu quả mà mình đã tìm hiểu được.
- Kĩ thuật ABC trong truyền đạt trình bày
- Kĩ thuật 3T trong truyền đạt trình bày
- Công thức 7/38/55 trong truyền đạt trình bày
Kĩ thuật ABC trong truyền đạt trình bày
ABC là viết tắt cả 3 chữ cái tiếng Anh A = Accuracy (sự chính xác) B = Brevity (sự ngắn gọn) C = Clarity (sự rõ ràng) Đây là công thức khi chúng ta truyền đạt trình bày. Khi muốn trình bày 1 vấn đề, hãy nhớ kĩ thuật ABC này nhé.
Accuracy (sự chính xác)
Thay vì nói các thông tin chung chung thì hãy nói rõ ngay các thông tin cần thiết. (nếu bạn có thông tin) Các thông tin đưa ra hãy kiểm tra xem nội dung đó đã đủ thông tin hay chưa? Có thể trả lời các câu hỏi: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Tại sao? Như thế nào? (5W1H) để kiểm tra thông tin. Ví dụ: khi nhờ anh chị PM review giúp bản estimate chẳng hạn, cần làm rõ các thông tin
- Nhờ anh PM A (Ai?)
- Review bản estimate (cái gì?)
- Đã gửi file estimate qua mail phamvanA@gmail.com (ở đâu?)
- Review xong trước ngày 22/8 (khi nào?)
- Vì ngày 23/8 phải gửi file estimate cho khách hàng (tại sao?)
Bằng cách đưa luôn thông tin ngay từ đầu, người nhận thông tin sẽ không phải hỏi lại, gây mất thời gian hoặc gây hiểu lầm, dẫn đến các sự việc không đáng có.
Brevity (Sự ngắn gọn)
Một trong những vấn đề thường gặp phải nhất trong truyền đạt trình bày đó là việc trình bày dài dòng và không đúng trọng tâm. Với những người có cách nói chuyện dài dòng như vậy, chúng ta sẽ có xu hướng không muốn lắng nghe, vì họ làm mất thời gian của mình. Vậy nên trước khi nói vấn đề nào đó
- Hãy chú ý cách chúng ta trình bày đã ngắn gọn hay chưa.
- Sử dụng câu đơn thay vì những câu ghép hay câu phức hợp.
- Làm rõ trong vấn đề chúng ta muốn nói có tất cả bao nhiêu ý. Bằng cách này người nghe cũng dễ dàng nắm được chúng ta đang đi đến điểm nào.
Clarity (Sự rõ ràng)
Trước khi trình bày một vấn đề nào đó, hãy liệt kê ra các ý chính và khi nói thì tập trung vào các ý đã liệt kê ra. Nguyên nhân dẫn đến việc truyền đạt không rõ ràng
- Thường là vì chúng ta thiếu sự chuẩn bị
- Sợ người đối diện không hiểu, vì sợ người đối diện không hiểu nên càng nói nhiều và vòng vo.
Cho nên hãy luyện tập để có thể trình chính xác, ngắn gọn và rõ ràng nhé!
Kĩ thuật 3T trong truyền đạt trình bày
3T mô tả cả một quá trình khi chúng ta trình bày, từ lúc mở đầu đến lúc tổng kết vấn đề. Chắc sẽ có khi bạn nghe người khác trình bày, nhưng không biết người nói đang trình bày đến vấn đề nào. Hoặc khi nghe xong bạn không nhớ, không hiểu được người nói đã nói những điều gì.
T1: Trình bày những gì sẽ trình bày
Ở phần này bạn sẽ nói ra bạn sẽ trình bày những nội dung chính nào?
Ví dụ: Trong cuộc họp với khách hàng, trước khi đi vào từng nội dung. Hãy chia sẻ với những người tham gia xem buổi họp trao đổi mấy nội dung, là những nội dung gì? (báo cáo tiến độ, demo chức năng sản phẩm, Q&A,...)
T2: Trình bày những gì cần trình bày
Cần chuẩn bị trước các nội dung cần trình bày một cách kĩ càng. Đến phần nào bạn sẽ tập trung nói vào phần đã chuẩn bị đó, tránh lan man sang các phần khác. Nói đúng trọng tâm, không đi lệch hướng.
T3: Trình bày những gì đã trình bày
Khi đã nói hết những nội dung cần trình bày thì hãy tổng kết lại những nội dung bạn vừa nói để người nghe có thể nhớ được nội dung bạn muốn chia sẻ.
Công thức 7/38/55 trong truyền đạt trình bày
Khi chúng ta truyền đạt trình bày một vấn đề nào đó, nghĩa là chúng ta đang truyền tải 1 thông điệp đến đối phương. Có 3 yếu tố tác động đến việc truyền tải thông điệp là:
- Ngôn từ
- Giọng điệu
- Ngôn ngữ cơ thể
Theo nghiên cứu của 1 tiến sĩ ngôn ngữ học người Mỹ, nếu coi các yếu tố này có tổng tỉ trọng là 100% thì: ngôn từ chiếm 7% , giọng điệu chiếm 38%, ngôn ngữ cơ thể chiếm 55% trong mức độ hiệu quả truyền tải thông điệp. Điều này không có nghĩa là ngôn từ kém quan trọng hơn giọng điệu, hay ngôn ngữ cơ thể thì quan trọng hơn ngôn từ. Để truyền tải thông điệp hiệu quả, cần rèn luyện cả 3 yếu tố này.
Ngôn từ 7%
Sức mạnh của ngôn từ không ai có thể phủ nhận. Chuyện vì một bài báo hay vì một câu nói mà làm dậy sóng cộng đồng mạng là chuyện thường xuyên xảy. Vậy còn trong công việc, trong cuộc sống thì sao? Thử hình dung xem, chúng ta vừa đi làm về đến nhà thì nhận được tin nhắn của sếp bảo: Lan sáng mai 9h vào phòng họp gặp chị. Ngay lập tức chúng ta sẽ bị ám ảnh bới câu nói đó và suy nghĩ những tình huống có thể xảy ra trong sáng ngày hôm sau. Đấy chính là sức mạnh của ngôn từ. Để rèn luyện cách sử dụng ngôn từ hiệu quả có rất nhiều cách. Ví dụ:
- Đọc sách. Trong mỗi trang sách, tác giả đã cẩn thận lựa chọn, trau chuốt, ngôn từ cũng đa dạng phù hợp trong từng hoàn cảnh. Nên đọc sách sẽ làm tăng vốn từ của chúng ta lên, chúng ta cũng có thể áp dụng được ngôn từ nào sử dụng trong trường hợp nào là phù hợp.
- Viết bài, viết nhật kí Khi viết một bài báo cáo, một dòng trạng thái đăng lên mạng xã hội hay nhật kí thì trong lúc chúng ta viết chúng ta sẽ phải suy nghĩ chọn lọc từ ngữ cho phù hợp, cho hiệu quả hay dùng từ ngữ nào thì hay.
Đây là 2 cách để rèn luyện ngôn từ của bản thân.
Giọng điệu 38%
Chiếm 38% trong mức độ hiệu quả trong truyển tải thông điệp là giọng điệu. Khi bạn nghe người khác nói với giọng đều đều, bằng bằng bạn có thấy buồn ngủ, nhàm chán không? Hoặc khi bạn nghe Nguyễn Ngọc Ngạn kể chuyện ma, không có hình ảnh nhưng bạn vẫn thấy sợ? Đó chính là sức mạnh của giọng điệu. Thông qua tông giọng mà đối phương sử dụng bạn phần nào biết được cảm xúc của đối phương như đang tự tin, đang lo sợ, đang vui vẻ hoặc thậm chí đang vô cảm.
Để rèn luyện giọng điệu của mình chúng ta có thể: rèn luyện đọc diễn cảm. Khi đọc 1 bài viết, 1 câu chuyện nào đó thay vì đọc với tông giọng đều đều, hãy luyện tập đọc diển cảm. Tông giọng được cấu thành từ 3 yếu tố chính: cường độ (to - nhỏ), tốc độ (nhanh - chậm), cao độ (trầm - bổng). Hãy để những yếu tố này khi giao tiếp nhé.
Ngôn ngữ cơ thể 55%
Đã bao giờ chúng ta nhìn người khác thể hiện các hành động như , họ không cần sử dụng lời nói nhưng chúng ta vẫn hiểu không?
Người đối diện hoàn thoàn hiểu được thông điệp của bạn thông qua ngôn ngữ cơ thể của bạn. Nên khi truyền tải một thông điệp nào đó hay để ý đến ngôn ngữ cơ thể mình sử dụng.
Ngôn ngữ cơ thể ở đây bao gồm 4 yếu tố chính:
- Nét mặt. Tất cả những cảm xúc như vui, buồn, tức giận, rụt rè, thất vọng,... đều được thể hiện qua nét mặt. Nên để trình bày hay giao tiếp hiệu quả hãy học cách điều khiển nét mặt theo cảm xúc mà mình mong muốn.
- Cử chỉ tay. Chú ý sử dụng cử chỉ tay cho phù hợp, hạn chế các hành động như khoanh tay, chỉ tay vào mặt người khác, chắp sau lưng,...những hành động này gây cảm giác không thân thiện với người đối diện. Sử dụng cử chỉ tay hiệu quả nhất là việc dùng tay để mô tả cho việc mình muốn nói.
- Sự di chuyển
- Đôi mắt. Tránh việc đang nói chuyện với người này lại nhìn về hướng khác, hay cứ nhìn chằm chằm 1 người.
All rights reserved