Kĩ năng đàm phán - nguyên tắc và kinh nghiệm

Đàm phán là một kỹ năng rất cần thiết trong mọi hoàn cảnh, mọi khía cạnh cuộc sống. Dù có nhận ra hay không, thì bạn đã và sẽ còn thực hiện đàm phán khắp mọi nơi mọi lúc, ở những mức độ khác nhau: mặc cả khi mua hàng, thảo luận để thống nhất deadline và scope của task, nài nỉ xin bố mẹ cho phép đi chơi overnight, đàm phán lương khi phỏng vấn....đủ cả.
Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về thứ kỹ năng "nói khó không khó, bảo dễ không dễ" này nhé.

Đàm phán là gì?

Định nghĩa về đàm phán đơn giản là trò chuyện (đàm) để đi tới 1 quyết định chung (phán - phán quyết).
Còn về tiếng Anh "Negotiation" thì đàm phán xuất phát từ tiếng Latin neg (không) và otsia (giải trí) đề cập đến các thương gia, không giống như các quý tộc, không có thời gian rảnh rỗi với sự siêng năng của họ; ban đầu, nó mang ý nghĩa của kinh doanh (le négoce bằng tiếng Pháp). Cho đến thế kỷ 17, nó mang ý nghĩa ngoại giao như một cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều người hoặc các bên nhằm đạt được kết quả có lợi cho tất cả. Do đó, đàm phán là một quá trình kết hợp các vị thế khác nhau vào một thỏa thuận chung theo một quy tắc quyết định nhất trí.

Chuẩn bị gì cho một cuộc đàm phán?

Bỏ qua những cuộc đàm phán như là mặc cả khi mua hàng, thoả thuận giờ hẹn với người yêu - những cuộc đàm phán mà bạn khỏi cần phải chuẩn bị gì, thì chúng ta focus vào một cuộc đàm phán kinh doanh nói chung, và trong ngành IT nói riêng nhé.

• Tìm hiểu các mục tiêu và vấn đề của khách hàng của bạn: tất nhiên rồi, "biết người biết ta, trăm trận trăm thắng" mà. Hãy tìm hiểu đối tác về nhiều khía cạnh: văn hoá công ty, họ thích gì ghét gì, nhu cầu của họ khi mở ra đàm phán là gì, người đại diện đàm phán tính cách thế nào, điều gì ở ta có thể làm cho họ khó chịu....
• Một bản estimation chỉn chu và chi tiết: nếu ta muốn có hợp đồng, ta không thể thiếu thứ này. Đây chính là cơ sở cho mức giá chúng ta đưa ra rằng nó rất "phải chăng", "đáng đồng tiền bát gạo". Thậm chí trong một số trường hợp, ta còn phải cho họ xem những bản estimation của các dự án tương tự nữa.
• Chuẩn bị cho các câu hỏi bất lợi: chúng ta sẽ làm gì nếu khách hàng đưa ra những câu nói như "Giá của các bạn đưa ra cao quá", "Chúng tôi muốn dự án hoành thành nhanh hơn trong bản estimation mà các bạn đưa ra", "Chúng tôi nhận được 1 bản estimation khác hấp dẫn hơn từ công ty XYZ"....? Một note nho nhỏ cho các trường hợp này: khi khách hàng còn thương thảo, nghĩa là họ có hứng thú với đề xuất của chúng ta. Bạn sẽ không trả giá nếu món hàng không có gì đó hấp dẫn bạn, đúng không? đàm phán dự án cũng thế. Cái quan trọng lúc này là tìm ra 1 mức giá/mức thời gian nào đó mà họ hài lòng và chúng ta cũng chấp nhận được.
• Trong một số trường hợp, có khi còn phải mời đối tác đi ăn chơi gì đó tạo quan hệ tốt đẹp. Đây cũng chính là 1 bước chuẩn bị quan trọng cho cuộc đàm phán đấy bạn ạ.

Những điều cần lưu ý khi đàm phán

• Đặt mình vào vị trí của họ - Mọi người có xu hướng tìm kiếm thông tin xác nhận niềm tin của chính họ và thường bỏ qua thông tin mâu thuẫn với niềm tin trước đó. Để thương lượng hiệu quả, điều quan trọng là phải đồng cảm với quan điểm của bên kia. Người ta nên cởi mở với các quan điểm khác và cố gắng tiếp cận vấn đề từ quan điểm của người khác.
• Thảo luận về nhận thức của nhau - Một cách tiếp cận trực tiếp hơn để hiểu bên kia là thảo luận rõ ràng về nhận thức của nhau. Mỗi cá nhân phải công khai và trung thực chia sẻ nhận thức của mình mà không cần gán lỗi hoặc phán xét cho người khác.
• Tìm cơ hội để hành động không nhất quán với quan điểm của mình - Có thể là bên kia có nhận thức trước và kỳ vọng về phía bên kia. Phía bên kia có thể hành động theo cách trực tiếp mâu thuẫn với những định kiến đó, điều này có thể gửi một thông điệp mà bên đó quan tâm đến một cuộc đàm phán tích hợp.
• Giữ thể diện - Cách tiếp cận này đề cập đến việc biện minh lập trường dựa trên các nguyên tắc và giá trị được thể hiện trước đó trong một cuộc đàm phán. Cách tiếp cận này đối với một vấn đề ít tùy ý hơn, và do đó, nó dễ hiểu hơn từ quan điểm của đảng đối lập.
• Ngoài ra, các nhà đàm phán có thể sử dụng các kỹ thuật giao tiếp nhất định để xây dựng một mối quan hệ mạnh mẽ hơn và phát triển các giải pháp thương lượng có ý nghĩa hơn.
• Lắng nghe chủ động - Nghe nhiều hơn là chỉ nghe những gì phía bên kia đang nói. Hoạt động lắng nghe liên quan đến việc chú ý đến những gì đang được nói bằng lời nói và phi ngôn ngữ. Nó liên quan đến định kỳ tìm kiếm thêm làm rõ từ người đó. Bằng cách hỏi người đó chính xác những gì họ muốn nói, họ có thể nhận ra rằng bạn không chỉ đơn giản là đi qua một thói quen, mà đúng hơn là đưa họ nghiêm túc.
• Nói có mục đích - Quá nhiều thông tin có thể có hại như quá ít. Trước khi nêu rõ một điểm quan trọng, hãy xác định chính xác những gì bạn muốn bạn giao tiếp với bên kia. Xác định mục đích chính xác mà thông tin được chia sẻ này sẽ phân phát.

Các nguyên tắc nên đảm bảo trong đàm phán

• Đừng thương lượng quá nhiều: nếu phải thương lượng đi thương lượng lại sẽ làm mất thời gian đôi bên, gây cho khách hàng khó chịu và không còn hứng thú với đề xuất mà ta đưa ra nữa.
• Không tự hạ thấp giá trị món hàng: tất nhiên việc thảo luận để thống nhất mức giá hợp lý là cần thiết, tuy nhiên nếu vội vàng hạ thấp giá trị của dự án hoặc món hàng của mình, thì đàm phán sẽ không còn mang lại kết quả tốt đẹp cho chúng ta, mà chỉ còn mang lại kết quả tốt đẹp cho khách hàng.
• Đừng vội chấp nhận với lời đề nghị đầu: thứ nhất, nếu như bạn đang đàm phán với những người làm việc theo cảm tính thì có thể họ đang nói thẳng ra điều mong muốn. Tuy nhiên, việc này chỉ có lợi đối với họ. Thứ hai, bạn sẽ “bị lung lay” và vi phạm nguyên tắc "Không tự hạ thấp giá trị món hàng" nếu như đối tác là một nhà đàm phán chuyên nghiệp. Nói chung, bạn sẽ luôn có sự lựa chọn tốt hơn ở lần thứ 2, sau khi đối phương đưa ra lời đề nghị đầu tiên. Giá tiền không hẳn sẽ giảm đi nhưng chắc chắn bạn sẽ đạt được một điều gì đó mang lại nhiều lợi ích cho bản thân hoặc công ty.
• Là người biết lắng nghe: việc nói ít đi và lắng nghe nhiều hơn bao giờ cũng giúp ích rất nhiều trong giao tiếp với người khác. Mỗi con người chỉ có hai mắt, hai tai và một miệng và có một tỷ lệ gọi là 80/20. Nghĩa là trong tổng thời gian làm việc, một người chỉ nên sử dụng mắt và tai với 80%, 20% còn lại là cho miệng. Hãy dành thời gian nghe khách hàng nhận xét và đưa ra đề nghị và cân nhắc. Càng nói nhiều, bạn sẽ càng dễ hớ, và vi phạm những nguyên tắc ở trên.
• Không "cho không" một cái gì: vì sao? Đơn giản là vì nếu có 1 lần thì sẽ có thêm nhiều lần khác. Dần dần khách hàng sẽ luôn mong muốn điều đó ở ta, điều này dĩ nhiên là bất lợi cho ta trong đàm phán.

Để có một buổi đàm phán thành công

• Hãy luôn chân thành. Đàm phán là để bày tỏ với nhau về mong muốn, để cùng đạt được thống nhất chung. Nếu đến buổi đàm phán với tâm thế lừa dối đối phương thì dù có lấy được hợp đồng thì cũng chỉ được một lần mà thôi. Mấy ai lại muốn làm việc với chúng ta nếu họ phát hiện ra chúng ta lừa dối họ?
• Hãy luôn tuân thủ nguyên tắc Win-Win. Đừng cố giành phần lợi về phía mình. Đàm phán là để cả đôi bên hoặc nhiều bên cùng có lợi.
• Hãy bán sản phẩm với giá đúng. Thằng Bờm đã từ chối tất cả trâu bò, ao cá mè, gỗ lim.... mà chỉ lấy nắm xôi, vì Bờm biết rõ cái quạt mo của mình có giá trị tương đương với một nắm xôi mà thôi. Chúng ta có thể bán sản phẩm với lãi rất cao, nhưng rất có thể đó là lần cuối cùng chúng ta bán được sản phẩm. Hãy nghĩ tới những lần hợp tác trong tương lai.

Tạm kết

Trên đây là một số điểm mà mình góp nhặt được khi tìm hiểu về kỹ năng đàm phán. Hi vọng nội dung trên ít nhiều hữu ích cho các bạn.

Tham khảo

• Sách "Một đời thương thuyết" của tác giả Phan Văn Trường.