Jira là gì? Tổng quan về Jira

Jira là phần mềm quản lý công việc hàng đầu cho các nhóm phát triển phần mềm. Kiểm soát các tác vụ, các lỗi phát sinh cũng như chỉ định các công việc là các hoạt động quan trọng trong quản lý dự án. Thông thường, các nhà quản lý dự án sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc xử lý và kiểm soát một lượng lớn thông tin. Để giải quyết vấn đề này, Jira đã ra đời để giúp tối ưu quy trình và các dự án được hoạt động trơn tru hơn. Bài viết sau sẽ giới thiệu với bạn tổng quan các điều cần biết về Jira.

Jira là gì?

Jira là một công cụ đám mây để theo dõi các công việc và quản lý dự án. Công cụ này được thiết kế để tăng cường phối hợp nhóm trong phát triển phầm mềm Agile. Ngoài ra, Jira cũng cung cấp một bộ theo dõi bug và tiến độ toàn diện trong toàn bộ vòng đời phát triển phần mềm.

Phần mềm Jira có gì hay?

• Phần mềm Jira tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch, theo dõi cũng như bàn giao sản phẩm. Bắt đầu với dựng Backlog & phiên Planning, phần mềm quản lý dự án này cho phép bạn phác thảo toàn bộ tiến độ dự án và đảm bảo sự cộng tác với vô số công cụ.

• Tính năng quản lý bản phát hành sẽ giúp người dùng theo dõi các dự án trên các bản phát hành. Ngoài ra, Jira cũng cung cấp các báo cáo toàn diện về tiến độ và hiệu suất. Jira cung cấp các template được thiết lập sẵn cho tất cả các chức năng và cho phép thay đổi chúng theo nhu cầu của nhóm và doanh nghiệp.

• Mọi đội nhóm trong nhiều ngành nghề khác nhau có thể sử dụng hiệu quả. Mặc dù Jira ban đầu được thiết kế cho các nhóm Công nghệ thông tin, nhưng hiện nay nhiều nhóm bao gồm marketing, nhân sự, sale, … đều đang sử dụng phần mềm này do khả năng quản lý và tuỳ chỉnh mạnh mẽ của nó.

Những tính năng cơ bản của Jira

• Quản lý và theo dõi tiến độ của dự án.
• Quản lý các tasks, bugs, sự cải tiến, những tính năng mới hoặc bất kỳ vấn đề xảy ra.
• Tạo ra và lưu trữ lại những bộ lọc có cấu hình cao xuyên suốt mọi vấn đề trong hệ thống.
• Chia sẻ bộ lọc với người sử dụng khác hoặc đăng ký và nhận kết quả qua hệ thống email định kỳ.
• Xây dựng quy trình làm việc tương thích với từng yêu cầu của dự án và quy trình của doanh nghiệp
• Bảng dashboard cung cấp cho người sử dụng một không gian riêng. Nhóm xem mọi thông tin liên quan đến cá nhân.
• Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với những biểu đồ khác nhau, phù hợp với nhiều loại hình dự án và đối tượng người sử dụng.
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống ứng dụng khác (như Email, Excel, RSS,…).
• Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.

Ưu điểm của Jira

• Jira giúp bạn lập biểu đồ ý tưởng của mình và truyền đạt chúng cho nhóm của bạn thông qua Roadmap. Tính năng này cho phép bạn chia sẻ các kế hoạch lớn và phân công nhiệm vụ cá nhân hiệu quả.
• Ứng dụng này có tất cả các tính năng bạn cần để giúp các team Agile/Scrum đi đúng hướng. Đối với các user story riêng lẻ, bạn có thể tạo các báo cáo như biểu đồ tổng hợp và đối với quản lý nhóm, bạn cũng có thể theo dõi khối lượng công việc cực kì chi tiết.
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ . Ứng dụng cho phép tích hợp dễ dàng với các phần mềm bên thứ 3 khác. Ví dụ: với Hipchat và Sack để nhận thông báo và giao tiếp. Hơn 3000 add-ons/plugins có sẵn, giúp customize Jira với các nhu cầu và nhiệm vụ khác nhau.
• Jira cho phép người dùng tùy chỉnh trải nghiệm của họ bằng cách tạo và tùy chỉnh các phần tử khác nhau, chẳng hạn như bảng, biểu mẫu, tiến trình, báo cáo, trường và hơn thế nữa.
• Phần mềm được sử dụng cho một số nhiệm vụ khác nhau của các loại người dùng khác nhau. Cho dù bạn là nhà phát triển, người quản lý, người quản lý dự án hay kỹ sư, bạn sẽ có thể sử dụng Jira để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình.

Nhược điểm của Jira

• Ứng dụng Jira trên điện thoại không phải là cách tốt nhất để làm việc với Jira khi bạn đang di chuyển. Nhiều người dùng nói rằng mặc dù mobile app của Jira đem đến một trải nghiệm tốt, nhưng họ thích làm việc bằng ứng dụng trên web hơn.
• Tích hợp với các hệ thống khác là khá phức tạp. Di chuyển một dự án từ Microsoft Team Foundation Server sang Jira là một quá trình rất tốn thời gian. Nếu bạn gặp vấn đề như thế này và cần tư vấn và hỗ trợ thì hãy liên hệ đội ngũ chuyên gia Atlassian của Biplus để được hỗ trợ tốt nhất.
• Không thể tải xuống báo cáo. Không thể tải xuống báo cáo Jira dưới dạng hình ảnh. Sử dụng các phương pháp khác làm thay đổi độ phân giải của hình ảnh, dẫn đến chất lượng hình ảnh kém. Jira đã tải lên kích thước tệp giới hạn để giữ cho công cụ này load nhanh hơn. Do đó, không được phép tải lên ảnh, video hoặc tài liệu có kích thước lớn hơn 10MB.
• Cấu hình của một số phần trong Jira đôi lúc hơi khó hiểu.

Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng Jira

Jira là phần mềm với khá nhiều thuật ngữ công nghệ. Đôi khi chúng có thể là phần khó nhất của lộ trình học tập khi bắt đầu với Jira (và phương pháp Agile). Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp danh sách một số thuật ngữ liên quan đến Jira.

• Backlog – đây chính là danh sách các công việc cần làm. Thông thường, backlog trong Jira sẽ chức danh sách các story, issue và user story cho một sản phẩm hoặc sprint.

• Board – bảng biểu: Công cụ mà các nhóm sử dụng để hình dung các đơn vị công việc đang được thực hiện trong quy trình làm việc cụ thể. Nó có thể được điều chỉnh cho các phong cách phát triển phần mềm theo Agile khác nhau (ví dụ: bảng Scrum hiển thị các mục công việc chuyển từ product backlog sang sprint backlog trong khi bảng Kanban thường có quy trình làm việc ba bước: To do, In Progress và Done).
• Burndown chart – Biểu đồ Burndown: cho thấy khối lượng công việc thực tế và ước tính phải thực hiện trong một sprint. Đồng thời cho phép theo dõi tốc độ "burn" việc của nhóm.
• Control chart – Biểu đồ kiểm soát: Biểu đồ kiểm soát có thể hiển thị thời gian chu kỳ hoặc thời gian dẫn đầu cho sản phẩm, phiên bản hoặc sprint của bạn.
• Cycle time: Thời gian chu kỳ: Thời gian chu kỳ là thời gian dành cho việc giải quyết một issue (vấn đề) – thường là thời gian tính từ khi bắt đầu giải quyết một vấn đề đến khi hoàn thành công việc, nhưng cũng bao gồm bất kỳ thời gian nào khác dành cho việc giải quyết vấn đề. Ví dụ: nếu một vấn đề được mở lại, khắc phục và hoàn thành một lần nữa, thì thời gian cho công việc bổ sung này được thêm vào thời gian chu kỳ.
• Daily stand-up – họp hàng ngày – Daily là một cuộc họp nhỏ kéo dài 15 phút mỗi ngày để các nhóm đồng bộ các công việc đang được thực hiện.
• Epic: Epic ghi lại một khối lượng lớn công việc cần được chia nhỏ thành một số story nhỏ hơn. Có thể mất vài sprint để hoàn thành một epic. Hệ thống phân cấp cho các đơn vị công việc trong phần mềm Jira như sau: Project > Epics/Components > Stories > Tasks > Subtasks.
• Filter – Bộ lọc: Bộ lọc xác định những gì hiển thị trên mỗi bảng của bạn. Sử dụng trình tạo truy vấn đơn giản (JQL – Jira Query Language) của Jira, bạn có thể tùy chỉnh chính xác vấn đề (issue) nào được hiển thị trên bảng của bạn.
• Issue: Một issue chỉ đơn giản là một đơn vị công việc trong Jira sẽ được theo dõi thông qua một quy trình làm việc, từ khi được tạo đến khi hoàn thành. Nó có thể bao gồm đại diện cho một đơn vị công việc, như một nhiệm vụ đơn giản hoặc một bug, đến một hạng mục công việc lớn hơn (parent work) cần được theo dõi, như một story hoặc một epic.
• Kanban: Kanban là một hệ thống để hình dung luồng công việc và giới hạn công việc đang thực hiện. Kanban không được định hướng theo hướng sprint, giống như phương pháp luận phát triển Scrum, vì nó theo hướng tiếp diễn liên tục.
• Scrum: Scrum là một phương pháp luận phát triển Agile trong đó sản phẩm được xây dựng trong một chuỗi các lần lặp có độ dài cố định được gọi là sprint. Nó cung cấp cho các nhóm một khuôn khổ để vận chuyển phần mềm theo nhịp đều đặn.
• Scrum of Scrums: Scrum of Scrums là một phương tiện mở rộng Scrum tới các dự án lớn, nhiều nhóm. Một kỹ thuật để mở rộng quy mô Scrum, các dự án đa đội – theo truyền thống gọi là program management.
• Sprint: là một khoảng thời gian ngắn (lý tưởng là từ hai đến bốn tuần) trong đó nhóm phát triển triển khai và cung cấp một phần của sản phẩm hoặc một chức năng có thể sử dụng được.
• Sprint planning: Một cuộc họp lập kế hoạch nhóm xác định những gì cần hoàn thành trong sprint sắp tới.
• Sprint retrospective: Cuộc họp nhằm xem xét lại những gì đã làm, đánh giá tốt hoặc không tốt cùng với các kế hoạch hành động để làm cho sprint tiếp theo tốt hơn.
• Story: Story hoặc User story là một yêu cầu hệ thống phần mềm được thể hiện bằng một vài câu ngắn, lý tưởng là sử dụng ngôn ngữ phi kỹ thuật.
• Story point: Story point là một ước tính về mức độ phức tạp tương đối của một story.
• Swimlane: Phân loại các công việc để xem xét công việc nào nên tiến hành trước.
• Subtask: Một nhiệm vụ phụ có thể là “tập con” của bất kỳ loại vấn đề nào, tùy thuộc vào Issue Type Scheme (Sơ đồ loại issue) của dự án.
• Task: Một task (tác vụ) là một loại issue có sẵn trong Jira.
• Velocity: Velocity là thước đo mức độ công việc mà nhóm có thể xử lý trong một khoảng thời gian cụ thể, tức là nhóm có thể hoàn thành bao nhiêu product backlog của sản phẩm trong một lần sprint. Velocity có thể được tính toán dựa trên story point, giá trị kinh doanh, giờ, số lượng issue hoặc bất kỳ trường số (numeric field) nào bạn chọn.
• Workflow – quy trình làm việc là logic thúc đẩy chuyển động của một story / subtask dọc theo hành trình phát triển của chúng trên bảng scrum hoặc kanban.

Các loại báo cáo trong Jira

Một trong những tính năng nổi trội của phần mềm Jira chính là việc cung cấp rất nhiều loại báo cáo khác nhau. Giúp những người quản lý dự án có cái nhìn tổng quan và chi tiết vừa nhanh vừa hiệu quả. Báo cáo Jira chia làm 4 loại:

• Báo cáo Agile cho các nhóm Scrum
• Báo cáo Agile cho nhóm Kanban
• Báo cáo Dự báo và quản lý
• Báo cáo Phân tích Issue

Các sản phẩm Jira

Các loại sản phẩm Jira với tên gọi khác nhau được xây dựng trên nền tảng phần mềm Jira: Jira Service Desk – Jira Core – Jira Software – Jira Align – Jira Ops.

1. Jira Service Desk

Jira Service Desk dành cho các nhóm nhận các vấn đề (issue) / yêu cầu đến từ các nhóm / khách hàng khác. Ví dụ, yêu cầu phần cứng từ các nhân viên khác. Nó có các tính năng bổ sung cho phép các dự án của hoạt động như một bộ phận hỗ trợ (help desk): thỏa thuận mức dịch vụ, báo cáo, hàng chờ, chấp nhận các vấn đề qua cổng thông tin hoặc email, v.v.

Jira Service Desk được thiết kế đặc biệt để người dùng cuối gửi ticket cho bộ phận hỗ trợ. Không giống như phần mềm Jira, Jira Service Desk chỉ yêu cầu cấp phép cho các đại lý. Jira Service Desk là một giải pháp đơn giản để tiếp nhận các issue từ người khác, nhưng vẫn có sức mạnh của nền tảng Jira để các nhóm của bạn giải quyết công việc.

2. Jira Core

Jira Core sử dụng công cụ quy trình làm việc này và phục vụ cho các nhóm kinh doanh phát triển các dự án có tổ chức và theo pháp trị (Task-oriented). Cho dù các nhiệm vụ là danh sách việc cần làm đơn giản hay quy trình làm việc 7 bước với các chuyển đổi phức tạp, Jira Core được xây dựng để đáp ứng tất cả các yêu cầu. Jira Core là một giải pháp phù hợp cho các nhóm kinh doanh, nhóm pháp lý, nhóm nhân sự, nhóm phi kỹ thuật, nhóm tiếp thị, nhóm tài chính, nhóm vận hành, v.v.

3. Jira Software

Jira Software khai thác sức mạnh của phương pháp Agile và Kanban bằng cách cung cấp cho nhóm làm việc các công cụ để dễ dàng tạo và ước tính các story, xây dựng backlog của sprint, xác định các cam kết (commitment) và tốc độ (velocity) của nhóm, trực quan hóa hoạt động của nhóm và báo cáo về tiến độ của nhóm.

4. Jira Align

Jira Align là một nền tảng Lập kế hoạch nhanh cho doanh nghiệp giúp cải thiện khả năng hiển thị, liên kết chiến lược và khả năng thích ứng của doanh nghiệp để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.

Mua license Jira như thế nào?

Bạn nên mua license Jira qua các đối tác chính thức của Atlassian tại Việt Nam để được hỗ trợ tốt và nhanh nhất từ đội ngũ chuyên gia Atlassian mà không phải lo về mặt rào cản ngôn ngữ và múi giờ.

Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết sau để hiểu rõ hơn về Jira: https://biplus.com.vn/huong-dan-jira/

https://biplus.com.vn/huong-dan-ap-dung-jira-cho-scrum/

https://biplus.com.vn/sprint-trong-jira/

https://biplus.com.vn/jira-dashboard-la-gi/

https://biplus.com.vn/epic-jira-la-gi/