Hướng dẫn vẽ flowchart

Bạn đã bao giờ băn khoăn về việc làm sao để vẽ 1 flowchart hoàn chỉnh ? Nếu có, thì mình nghĩ đây là 1 bài viết mà bạn nên bỏ 1 chút thời gian để đọc.

Dưới đây là 1 số hướng dẫn giúp bạn có thể dễ dàng tiếp cận và hiểu về nó.

Hướng dẫn vẽ flowchart (cơ bản)

Hầu hết chúng ta đều không biết làm thế nào để nắm bắt được flow chart trong những lần đầu tiếp cận nó, nhưng với thời gian và kinh nghiệm chúng ta sẽ nắm bắt được nó. Biểu đồ flow được vẽ tốt sẽ giúp chúng ta hiểu được luồng thông tin trong hệ thống. Nhưng với 1 biểu đồ được vẽ không đúng cách, nó dễ dàng mang tới những suy nghĩ và nhận định sai về hệ thống, và dẫn đến những hậu quả khó lường. Vì vậy, việc vẽ ra 1 biểu đồ flow tốt là 1 điều quan trọng.

Mặc dù có nhiều biểu tượng, các khối được sử dụng trong 1 biểu đồ để thể hiện các bước khác nhau và để điều dễ dàng chúng ta rối trí khi quyết định sử dụng biểu tượng, các khối nào. Trên thực tế, 1 biểu đồ flow chính xác sẽ dùng khá ít các loại biểu tượng và các khối.

Yếu tố cơ bản nhất của 1 biểu đồ đó là action ( hành động), action đó có thể là bất cứ cái gì, như việc dùng chổi để quét nhà cũng có thể thể hiện bằng 1 khối hình hộp có chứa mô tả về action đó. Ánh xạ của "những gì tiếp theo" ( có thể là action hay 1 cái gì đó khác) được thể hiện bằng mũi tên giữa các khối action, như thể hiện trong hình minh họa.

Các quy trình dần trở nên phức tạp hơn khi các decision (quyết định) được đưa, các action thay thế được đưa ra cho mỗi mũi tên. Các decision được thể hiện qua 1 khối hình hộp kim cương, trong đó chứa 1 câu hỏi đơn giản, và câu trả lời thường là "có" hoặc "không" như trong hình bên dưới. Các decision phức tạp hơn được tạo ra từ các decision đơn giản.

Quy trình trong biểu đồ flow thường đi sai xung quanh các decision, có thể là vì câu hỏi sai đang được hỏi hoặc do các câu trả lời sai được đưa ra. Trong trường hợp đó, các khối không thể kết nối trực tiếp được với các dòng, các dòng riêng biệt được phối hợp với các khối kết nối chứa các tên trùng khớp. Điều này thường xảy ra khi các dòng giao nhau trên 1 trang khác như hình minh họa.

Việc kết nối nhiều khối action hay decision, dễ dàng làm cho biểu đồ flow trở nên to lớn, nhiều thành phần, điều đó làm cho flow chart trở nên khó theo dõi hơn nhiều. Thông thường, kích thước lý tưởng cho 1 flow chart là 1 trang, vì điều này giúp mang lại 1 cái nhìn trực quan toàn cảnh cho cả biểu đồ.

Các quy trình lớn nên được chia thành tập hợp phân cấp của các biểu đồ nhỏ hơn bằng cách biểu diễn 1 quy trình cấp thấp hơn dưới dạng 1 quy trình phụ. Điều này được mô tả ở hình dưới

Hướng dẫn vẽ flowchart (nâng cao)

Trước khi vẽ, bạn cần cân nhắc 1 số điều và xem 1 vài hướng dẫn đơn giản trước khi bắt tay vào vẽ

  • Xác định ranh giời quá trình với điểm bất đầu và kết thúc ( Start- End)
  • Hoàn thành "bức tranh lớn" với các ô và mũi tên trước khi điền các chi tiết vào
  • Xác định rõ ràng từng bước trong quy trình. Hãy làm cẩn thận và chính xác
  • Tham khảo ý kiến từ những người sẽ cùng làm chung với bạn.
  • Nếu gặp vướng mắc hoặc thấy mù mờ ở bước nào đấy, hãy ngay lập tức thảo luận với những người trong team bạn.

Có những bước cơ bản giúp bạn có thể hoàn thành sơ đồ như sau:

  • Tuân thủ những quy định cơ bản trong flowchart có sẵn. Ngoài ra, 1 số công ty cũng có sẵn những tiêu chuẩn về vẽ flowchart để nhân viên tuân theo.
  • Đặt tiêu đề ngắn gọn mô tả tiến trình mà bạn muốn vẽ.
  • Vẽ điểm "Start" ở Trên cùng, và 1 điểm "End" ở phía dưỡi cùng.
  • Thêm khối đầu tiên ở dưỡi Start, xác định nội dung của khối action đó bằng cách tự hỏi mình: "cái gì sẽ xảy ra đầu tiên" (ví dụ bạn đi vệ sinh xong và tự hỏi mình sẽ mặc quần trước hay lau d1t trước vậy :pacman: )
  • Thêm vào các khối tiếp theo bằng cách tự hỏi mình: "cái gì sẽ xảy ra tiếp theo". Sử dụng dấu mũi tên để tạo mối quan hệ giữa 2 khối
  • Tạo 1 luồng chính đơn giản nhất từ điểm "Start" đến "End", râu ria hãy để sau.
  • Tập hợp 1 nhóm những người làm chung với bạn đễ họ giúp bạn mô tả về quy trình.
  • Đăt tên action đừng quá dài, chỉ cần đủ ý là đủ.
  • Decision nên đưa về dạng câu hỏi yes/ no, nếu không thể như vậy thì nên để có ít câu trả lời ( mũi tên chỉ đến các khối khác) ít nhất có thể.)

Sau khi hoàn thành xong, bạn sẽ thấy, 1 sơ đồ hoàn thành sẽ cho bạn biết

  • Nhiệm vụ và ý nghĩa của từng bước trong quy trình
  • Xác định được đầu vào chính và phụ của quy trình
  • Xác định được các bước có những rắc rối nào đi kèm.
  • Giúp cả team làm việc hiệu quả hơn ( nếu flowchart được vẽ chính xác)

1 số phần mềm có thể giúp bạn vẽ flowchart

Thường thì mình dùng các trang online như draw.io , lucidchart.com để tham khảo các hướng dẫn cơ bản, ngoài ra nếu bạn thích code hơn là vẽ khối thì có thể tham khảo qua plantUML.com, bạn có thể code để vẽ ra các biểu đồ mình mong muốn, tuy nhiên sẽ mất thời gian để làm quen.

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của mình, bài viết có tham khảo từ trang

https://www.edrawsoft.com/How-to-draw-flowchart.php