Hướng dẫn sử dụng Weighted Decision Matrix dành cho BA

Trong doanh nghiệp, việc ra quyết định có vai trò rất quan trọng. Quyết định đúng không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển mà còn tiết kiệm nguồn lực và đạt được mục tiêu nhanh chóng. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng để chọn được phương án tối ưu, nhất là khi phải cân nhắc nhiều yếu tố với mức độ quan trọng khác nhau.

Đây là lúc Weighted Decision Matrix (WDM) – công cụ ma trận quyết định có trọng số – trở nên vô cùng hữu ích. Với phương pháp này, các Business Analyst (BA) có thể đánh giá, so sánh, và đưa ra quyết định một cách khách quan và hiệu quả. Cùng BAC tìm hiểu kỹ hơn về công cụ này trong bài viết dưới đây nhé!

1. Weighted Decision Matrix Là Gì?

Weighted Decision Matrix là một bảng phân tích, giúp người sử dụng có thể: So sánh các lựa chọn khác nhau dựa trên các tiêu chí cụ thể. Gán trọng số cho từng tiêu chí, phản ánh tầm quan trọng của chúng trong quyết định. WDM giúp đưa ra quyết định khách quan, giảm thiểu cảm tính hoặc phỏng đoán chủ quan. Bằng cách sử dụng WDM, bạn không chỉ có được cái nhìn tổng thể về các lựa chọn mà còn đảm bảo rằng mỗi yếu tố quan trọng được cân nhắc đúng mức. Đây là phương pháp lý tưởng để xử lý các quyết định phức tạp, yêu cầu sự đánh giá cẩn thận.

Một số lợi ích nổi trội khi sử dụng Weighted Decision Matrix bao gồm: Đơn giản hóa quá trình đánh giá các phương án phức tạp -> tăng tính hiệu quả Khách quan: Giúp bạn tập trung vào số liệu thay vì cảm xúc cá nhân -> Tạo nên yếu tố khách quan Đảm bảo mọi yếu tố quan trọng đều được xem xét toàn diện Áp dụng linh hoạt được cho nhiều tình huống trong doanh nghiệp và cuộc sống.

2. Cách sử dụng Weighted Decision Matrix

Quy trình tạo ma trận Weighted Decision Matrix rất đơn giản và bao gồm các bước sau

2.1. Liệt kê toàn bộ các lựa chọn (Options)

Bước đầu tiên là xác định tất cả các phương án mà bạn đang cân nhắc. Đây sẽ là những hàng ngang trong bảng ma trận.

Ví dụ: Bạn đang chọn nhà cung cấp mới cho công ty. Các lựa chọn có thể là: Nhà cung cấp A Nhà cung cấp B Nhà cung cấp C

2.2. Xác định các tiêu chí cần đánh giá (Criteria)

Tiếp theo, liệt kê các tiêu chí mà bạn sẽ sử dụng để đánh giá các lựa chọn. Đây sẽ là cột dọc trong bảng ma trận.

Ví dụ: Các tiêu chí để chọn nhà cung cấp gồm: Giá cả Danh tiếng Điều khoản thanh toán

2.3. Gán trọng số cho từng tiêu chí

Mỗi tiêu chí có mức độ quan trọng khác nhau. Hãy gán trọng số (theo thang điểm, ví dụ từ 1 đến 5) để phản ánh tầm quan trọng của từng tiêu chí.

Ví dụ: Giá cả: Trọng số 5 (rất quan trọng). Danh tiếng: Trọng số 3 (quan trọng nhưng không quyết định). Điều khoản thanh toán: Trọng số 4 (khá quan trọng).

2.4 Đánh giá các lựa chọn theo từng tiêu chí

Sử dụng thang điểm tương tự (ví dụ: 1-5) để đánh giá từng lựa chọn dựa trên các tiêu chí.

Ví dụ: Nhà cung cấp A: Giá cả: 4 (giá phù hợp). Danh tiếng: 2 (không được đánh giá cao). Điều khoản thanh toán: 5 (rất linh hoạt).

2.5. Tính điểm trọng số (Weighted Score)

Nhân điểm đánh giá của từng tiêu chí với trọng số tương ứng để tính điểm trọng số.

Công thức: Điểm trọng số = Điểm đánh giá x Trọng số

Ví dụ: Nhà cung cấp A: Giá cả: 4×5=20 Danh tiếng: 2×3=6 Điều khoản thanh toán: 5×4=20

2.6. Tính tổng điểm (Total Score)

Cộng tổng các điểm trọng số để có điểm cuối cùng cho từng lựa chọn.

Ví dụ: Nhà cung cấp A: 20+6+20=46

2.7. So sánh và đưa ra quyết định cuối cùng

So sánh tổng điểm của các lựa chọn. Phương án có tổng điểm cao nhất thường là lựa chọn tốt nhất.

Trong bảng trên, Nhà cung cấp B đạt điểm cao nhất (53) và có thể là lựa chọn tốt nhất.

3. Mẹo để tối ưu ma trận Weighted Decision Matrix

Cập nhật thường xuyên: Đảm bảo ma trận phản ánh đúng các thông tin và điều kiện hiện tại. Loại bỏ các lựa chọn không cần thiết: Chỉ giữ lại những phương án có khả năng đáp ứng mục tiêu. Đánh giá tiêu chí riêng lẻ: Tránh để các tiêu chí ảnh hưởng lẫn nhau, đảm bảo tính khách quan.

4. Khi nào nên sử dụng Weighted Decision Matrix?

WDM phù hợp trong các tình huống sau: So sánh nhiều lựa chọn tương tự nhau. Đánh giá nhiều tiêu chí có mức độ quan trọng khác nhau. Thu hẹp danh sách lựa chọn để đưa ra quyết định cuối cùng. Tuy nhiên, nếu không thể xác định các tiêu chí chung hoặc các lựa chọn quá khác biệt, WDM có thể không phải là công cụ tối ưu.

Như vậy, Weighted Decision Matrix là công cụ đơn giản nhưng vô cùng hữu ích, hỗ trợ các Business Analyst đưa ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả và chính xác. Với WDM, bạn có thể đảm bảo rằng các yếu tố quan trọng nhất được cân nhắc và mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu thực tế. Hãy bắt đầu áp dụng WDM trong dự án của bạn để cải thiện chất lượng công việc ngay hôm nay bạn nhé! Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:

https://businessanalystmentor.com/