Giải quyết vấn đề với phương pháp 5 Whys

1. Giới thiệu

Trong công việc, cũng như cuộc sống hằng ngày, việc gặp phải những vấn đề xảy ra ngoài kế hoạch có lẽ là không thể tránh khỏi. Đặc biệt trong công việc lập trình, những xung đột không hẳn là mang nghĩa tiêu tực, đôi khi “Không gặp vấn đề gì mới là vấn đề lớn nhất”. Những lúc như vậy việc phân tích nguyên nhân vấn đề, đưa ra biện pháp giải quyết, tránh lặp đi lặp lại nhiều lần cùng một sự cố là vô cùng quan trọng. Do vậy mình xin được giới thiệu phương pháp 5 Whys nhằm mục đích xử lí vấn đề trên.

2. Khái niệm

5 Whys là một kĩ thuật phân tích giải quyết vấn đề tìm cách tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự cố một cách nhanh chóng. 5 Whys được cho là bắt nguồn từ Toyota Industries và dần dần phổ biến trên toàn thế giới.

Mục tiêu chính của phương pháp này là tìm ra nguyên nhân sâu xa của một vấn đề nào đó bằng cách lặp đi lặp lại câu hỏi "Tại sao". Câu trả lời của câu hỏi này sẽ gợi ra nội dung của câu hỏi "Tại sao" tiếp theo, cứ như vậy lặp đi lặp lại 5 lần nên phương pháp này có tên là 5 Whys hay 5Y.

Có câu hỏi rằng tại sao sau 5 lần lặp lại thì lại tìm được được nguyên nhân sâu xa, thực sự của mỗi vấn đề. Con số 5 thực chất chỉ có tính ước định rằng cần có nhiều bước truy vấn, nhiều bước tìm hiểu để đi đến nguyên nhân thực thụ, không dừng ở các nguyên nhân bề mặt.

3. Các bước áp dụng

Bước 1: Thiết lập một team giải quyết vấn đề

Cố gắng tập hợp một team từ các vị trí khác nhau. Mỗi người đều phải quen thuộc với vấn đề sẽ được khai thác, tìm hiểu.

Bằng cách thành lập một team đa chức năng, ta có thể sẽ thu được những quan điểm, góc nhìn độc đáo.

Điều này sẽ giúp thu thập đầy đủ thông tin và đưa ra được những quyết định sáng suốt. Hãy lưu ý rằng đây không phải là một nhiệm vụ cá nhân và nó cần được thực hiện bởi cả nhóm.

Bước 2: Xác định vấn đề

Trình bày rõ ràng vấn đề và thảo luận cùng với team. Việc sẽ giúp xác định phạm vi của vấn đề sẽ được khai thác, điều tra.

Điều này rất quan trọng vì điều tra một vấn đề phạm vi rộng có thể gây ra việc tiêu tốn thời gian vượt quá kiểm soát. Cố gắng tập trung hết mức có thể để cuối cùng tìm ra giải pháp hiệu quả nhất.

Bước 3: Đặt câu hỏi “Tại sao”

Nên trao quyền cho một người làm team lead để thuận lợi cho toàn bộ quá trình. Team lead sẽ đặt các câu hỏi và cố gắng giữ cho cả team tập trung. Các câu trả lời nên dựa trên sự kiện và dữ liệu thực tế, thay vì dựa trên ý kiến cảm tính.

Team lead nên hỏi “Tại sao” nhiều lần nếu cần cho đến khi nhóm có thể xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề ban đầu.

Lời khuyên 1: Đừng hỏi quá nhiều lần "Tại sao". Nếu cứ tiếp tục, bạn có thể sẽ nhận được vô số lời đề nghị và phàn nàn vô lý, đó không phải là mục đích chính của phương pháp này. Tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ !

Lời khuyên 2: Đôi khi có thể có nhiều hơn một nguyên nhân gốc rễ. Trong những trường hợp này, phân tích 5 Whys sẽ trông giống như một ma trận với các nhánh khác nhau. Điều này thậm chí có thể giúp bạn phát hiện và loại bỏ các vấn đề có ảnh hưởng tiêu cực đến performance tổng thể một cách có tổ chức.

Bước 4: Đưa ra action để giải quyết vấn đề.

Sau khi team đã tìm ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đã đến lúc đưa ra các action để khắc phục, giải quyết vấn đề. Tất cả các thành viên nên tham gia vào thảo luận để tìm ra và áp dụng giải pháp tốt nhất sẽ bảo vệ quy trình khỏi các vấn đề lặp lại.

Khi quyết định được đưa ra, một thành viên trong team phải chịu trách nhiệm áp dụng action hợp lý nhất và quan sát toàn bộ quá trình.

Sau một khoảng thời gian nhất định, cả team cần họp lại và kiểm tra xem action đã quyết định có thực sự đem lại tác động tích cực hay không. Nếu không, quá trình này nên được lặp lại.

Cuối cùng, nội dung vấn đề nên được lập thành tài liệu và gửi cho toàn tổ chức. Chia sẻ thông tin này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan sâu sắc về các loại vấn đề khác nhau mà một team có thể gặp phải và cách những vấn đề đó có thể được loại bỏ.

4. Lợi ích

Có thể kể đến một số lợi ích của phương pháp này như:

• Giúp cho các đội nhóm tập trung tìm kiếm nguyên nhân cốt lõi của bất kì vấn đề nào.
• Khuyến khích mỗi thành viên chia sẻ ý tưởng để liên tục cải thiện, thay vì blame người khác.
• Mang lại sự tự tin cho team rằng sẽ có thể loại bỏ bất kì vấn đề nào gặp phải và phòng tránh tái diễn việc process bị thất bại.

5. Kết

5 Whys là một công cụ vô cùng đơn giản, nhưng đem lại hiệu quả trong việc giải quyết các vấn đề của cá nhân, cũng như đội nhóm, tổ chức. Đặc biệt trong công việc lập trình nói riêng và ngành IT nói chung, những xung đột, sự cố luôn thường trực thì việc tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề và giải quyết một cách triệt để là rất cần thiết.

References

https://kanbanize.com/lean-management/improvement/5-whys-analysis-tool