Design Director / 2 sai lầm người mới thường mắc phải

Nguồn bài viết: https://liskul.com/designdirection-9518

Các bạn trẻ mới nhận chức web director, các bạn đã từng có kinh nghiệm làm công việc này chưa? Phải làm công việc của một design director dù chưa từng qua trường lớp đào tạo hay học ngành thiết kế. Không thể đánh giá được thế nào là thiết kế tốt hay xấu. Bạn không thể giao phó công việc hay trao đổi với designer một cách trơn tru. Bạn khó có thể kiểm soát được khối lượng công việc mà khách hàng giao phó. Bản thân tôi, người đã có 2 năm kinh nghiệm làm web director cũng đã từng gặp phải những khó khăn như vậy. Vì thế, tôi muốn chia sẻ những bài học và kinh nghiệm tôi học được từ 4 design director lão luyện sau khi gia nhập công ty.

Mục lục

• 4 kiểu thất bại người mới làm công việc design director thường mắc phải
• 2 điều cần nhớ để tránh trao đổi nhiều lần
• Cách nói chuyện với khách hàng
• Tổng kết

1. 4 thất bại design director mới thường mắc phải

*Không thể truyền tải ý tưởng một cách trọn vẹn *

Tôi đã trải qua tình huống này đúng một năm trước. Project ở thời điểm đó của tôi là làm landing page cho một công ty lớn nhất của ngành, nhưng vì chưa hiểu cách thức làm việc nên tôi đã rất lao tâm khổ tứ. Vì dự án làm với một công ty lớn nên tôi đã cố gắng hết sức có thể. Tuy nhiên, khi đến giai đoạn triển khai thiết kế, tôi đã nhận được tin nhắn từ bên khách hàng rằng họ không cần tôi làm thiết kế quá chi tiết như vậy và mặc định là tôi phải hiểu được điều đó khi nhìn vào bản để án họ gửi. Việc chỉ gửi mỗi bản thảo mà không gửi kèm bản giải thích hình dung về design là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng ấy. Kết quả là khi nhìn vào bản thảo đầu, tôi chợt nhận ra rằng những gì mình nghĩ trước đây hoàn toàn khác. Tôi nhớ rằng tôi đã rất phân vân khi đi tìm sự tư vấn của đàn anh đàn chị đi trước và gửi yêu cầu chỉnh sửa cho designer. Tôi trước đây nghĩ chỉ cần có hình dung trong đâu về bản đề án thì cũng có thể làm tốt. Tuy nhiên, chỉ với bản đề án thì những suy nghĩ/ tưởng tượng đó vẫn khó có thể được truyền tải đúng cách.

*Không nhận diện được vấn đề trong bản đề án *

Để chuẩn bị cho việc chỉnh sửa thiết kế lần tới, tôi đã dựa vào những kiến thức tôi học một cách nghiêm túc sau thất bại lần trước. Mặc dù vậy, khi nhìn vào bản thảo lần này, tôi chỉ thấy rằng tổng thể của bản thiết kế nhìn chung khá tốt, mặc dù có đôi chỗ vẫn thấy có chút gì đó không ổn nhưng tôi lại cho rằng cảm quan của mình không được tốt nên mới có nhận định như vậy. Vì thế nên tôi chỉ nhờ designer chỉnh sửa có 2 đến 3 chi tiết trong bản thảo lần này. Tuy vậy, nhi nhận được bản thảo kế và naghe người có kinh nghiệm tư vấn, tôi đã phát hiện ra rằng vẫn có những khu vực khó đọc, tổng thể bản thiết kế chưa được chuẩn chỉnh, kết quả là lần này tôi đã phải gửi đi rất nhiều yêu cầu chỉnh sửa.

*Trao đổi qua lại nhiều lần do truyền tải yêu cầu thiếu chính xác *

Về cơ bản chỉ nên giới hạn gửi yêu cầu chỉnh sửa cho designer trong 2 lần. Tuy nhiên, cách truyền đạt kém có thể khiến cho việc yêu cầu chỉnh sửa lặp đi lặp lại rất nhiều lần. Nếu truyền đạt không tốt, kể cả việc đơn giản như nhờ thêm gạch chân cho vị trí cần nhấn mạnh cũng sẽ phải trao đổi mail nhiều lần.

*Yêu cầu mù mờ từ phía khách hàng khiến quá trình trao đổi phải lặp lại nhiều lần *

Khi việc hiểu ý lẫn nhau giữa bản thôi tôi và nhà thiết kế đã trở nên dễ dàng hơn, thì việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng lại trở thành khó khăn mới. Có những khách hàng để mặc tôi làm theo ý mình, nhưng cũng có những khách hàng luôn theo sát thiết kế và đưa ra yêu cầu cụ thể cho tôi. Khi tôi mới chịu trách nhiệm làm việc với những khách hàng có yêu cầu cao, họ thường mong muốn tôi truyền tải y xì đúc những yêu cầu thiết kế mà họ đưa ra. Nhưng nếu chỉ làm y như lời khách hàng nói thì công việc của chúng ta thực sự không có ý nghĩa gì cả. Nếu design director non tay, họ sẽ bị quay cuồng bởi các yêu cầu chỉnh sửa đến từ phía khách hàng. Và họ sẽ không còn sự lựa chọn nào khác ngoài việc chấp nhận làm theo tất cả các chỉ thị của khách hàng hết lần này đến lần khác.

2. 2 điều cần nhớ để tránh trao đổi nhiều lần

Dù phải xử lý vấn đề trong khoảng thời gian ngắn, bạn vẫn phải đảm bảo yêu cầu chỉnh sửa ban đầu được truyền tải một cách cẩn thận và đúng đắn. Khi đã ấn định chắc chắn được bản đề án, giờ là lúc thực hiện bản thiết kế! Mail yêu cầu chỉnh sửa bản thiết kế gửi đi đầu tiên là quan trọng nhất. Hãy cùng nhớ 5 điểm dưới đây để có thể truyền tải ý tưởng một cách hiệu quả.

①Truyền tải ý chính với một màu chủ đạo, ý phụ với 1-2 màu phụ Trong nhiều trường hợp, màu chủ đạo gồm có màu nhận biết của doanh nghiệp và màu hiện có trên trang web của doanh nghiệp đó. Màu phụ thường là màu đi kèm màu chính, hoặc màu chủ đạo nhưng có tông đậm hơn, màu phụ nổi bật thường được dùng cho các button. Trong trường hợp button có 2 trạng thái, phải luôn luôn sử dụng sắc thái đậm nhạt khác nhau cho các button (độ lớn, vị trí, màu, vv…) Việc dùng nhiều màu sẽ khiến cho vai trò của từng màu mờ nhạt đi và khiến trang web trở nên khó đọc, vì thế chỉ nên giới hạn màu trang web trong 3 màu. Ví dụ phối màu tốt là chọn màu chủ đạo là màu xanh, màu vàng (màu ấm) cho phần muốn nhấn mạnh, màu đỏ cho các button (màu sắc nổi bật hơn ở vùng cần được nhấn mạnh) để có thể làm nổi bật những vùng muốn nhấn mạnh.

② Sử dụng font Việc sử dụng các font chữ khác nhau như font Mincho, Gothic, hành pháp, thư tay có thể làm thay đổi ấn tượng về các thiết kế. Họ font chữ Mincho: cảm giác cao cấp, tinh tế Họ font chữ Gothic: mạnh mẽ, hiện đại, mang đến cảm giác tin tưởng, sắc nét Họ font chữ Gothic tròn: mềm mại, rẻ tiền Kiểu chữ hành pháp: mang phong cách Nhật, truyền thống Font mincho mang lại độ tin tưởng, font gothic mang lại cảm giác thân thiết nhẹ nhàng, font chữ thư pháp mang lại ấn tượng phong cách nhật, font thư tay hướng đến cảm giác văn nói. Vì mỗi font chữ truyền tải một ý nghĩa khác nhau nên cần được lựa chọn cẩn thận cho mỗi mục tiêu thiết kế khác nhau.

③Truyền tải hình ảnh thiết kế bằng từ ngữ Có rất nhiều cách để thể hiện hình ảnh bằng từ ngữ

▼Cách phân loại các trường hợp Các hình ảnh trong nhóm soft warm mang vẻ đẹp tự nhiên, thoải mái bình dị, lãng mạn (phía trên bên trái) Các hình ảnh trong nhóm soft cool mang đến sự thanh lịch trang nhã, sạch sẽ, sắc lạnh (phía trên bên phải) Các hình ảnh trong nhóm hard warm truyền tải sự tuyệt vời, cổ điển, đa dạng, hoang dại (phía dưới bên trái) Các hình ảnh trong nhóm hard cool mang đến sự cá tính, hiện đại, sang trọng (phía dưới bên phải) Những từ này ban đầu nghe có vẻ trừu tượng, nhưng với mục đích định hướng thì những từ ngữ như vậy rất cần thiết để truyền tải thiết kế.

④Thứ tự ưu tiên các thành phần trong bản đề án Bản thân tôi nghĩ rằng các thành phần trong bản đề án nên có thứ tự ưu tiên khác nhau. Để có thể truyền đạt được thứ tự ưu tiên cho nhà thiết kế, thì việc sắp xếp lại bản đề án là một điều cần thiết. Khi chỉnh lý bản đề án, việc bạn có thể làm là cần căn chỉnh kích cỡ chữ để có thể thể hiện được chỗ muốn nhấn mạnh hay ưu tiên. Vị trí muốn làm nổi bật nhất: dùng màu đỏ Vị trí muốn làm nổi bật thứ hai: dùng point Vị trí muốn làm nổi bật thứ ba: dùng gạch dưới màu vàng Những quy tắc như vậy sẽ góp phần làm cho công việc diễn ra trôi chảy hơn. Đặc biệt, cái nhìn tổng thể là quan trọng nhất, cho nên việc đính kèm phần quy định quy tắc thứ tự ưu tiên sẽ rất tiện cho phần truyền đạt.

⑤Lấy các trang web khác làm chuẩn Khi gửi đi yêu cầu tạo thiết kế, luôn luôn phải đính kèm trang web để designer có thể lấy làm chuẩn. Đối với những thiết kế headline, thiết kế chữ tổng thể, thiết kế nhấn mạnh từng khu vực, thiết kế icon xen giữa content, việc gửi kèm đường link hoặc capture các khu vực cần tham khảo sẽ làm cho designer cảm thấy dễ dàng hơn trong việc nắm bắt được cùng ý đồ thiết kế. Bằng việc gắn kèm link tham khảo cho các mục từ 1-4, cùng việc diễn tả bằng từ ngữ cụ thể về màu sắc, hình ảnh và button, việc trao trổi sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Khi tìm kiếm trang web làm nguồn tham khảo, nên tìm những trang tổng hợp landing page hoặc phiên bản cũ hơn của trang web của chính công ty đó thì việc nắm bắt ý tưởng sẽ nhanh hơn. Khi đến giai đoạn thiết kế 1,2,3 thì nên có một buổi trao đổi với khách hàng để đảm bảo được là tất cả mọi người đều thống nhất với ý tưởng đã được đề ra.

Việc của design director là chỉnh sửa bản thảo đầu tiên sao cho tốt hơn

①Việc nhấn mạnh khu vực cần gây ấn tượng ngay từ lần đầu là rất quan trọng. Nếu bản thân không tự tin vào cảm nhận và năng lực chỉ đạo của mình, thì bạn sẽ có khuynh hướng nghĩ rằng “rõ ràng có chỗ không ổn nhưng chắc bản thân mình mới có vấn đề” hoặc là “không biết rõ chỗ nào nhìn chưa ổn”. Tuy nhiên, thời khắc design director lần đầu nhìn thấy bản đề án đầu tiên rất quan trọng vì bạn dễ dàng nhận ra được chỗ nào còn chưa được. Việc bạn cần làm lúc đó là ghi chú lại những khu vực bạn còn băn khoăn, và đặt ra câu hỏi tại sao chỗ này lại có vấn đề trước khi nhờ designer chỉnh sửa. Tại sao lần đầu tiên xem bản thảo lại quan trọng đến thế, lý do là vì nếu nhìn một thiết kế đến mức độ quen mắt rồi thì sẽ không có nhận ra được những điểm vô lý của nó nữa. Bản thân chính design director cũng nên chỉ rõ điểm đó cho khách hàng khi họ check bản thảo gốc.

②Những điểm nhỏ nhất phải nhận ra khi check bản thảo đầu tiên Có lỗi sai chính tả, thiếu sót chữ hay không Size chữ có bị lộn xộn không Khoảng cách giữa content có bị lung tung không Có gắn thông tin thứ tự ưu tiên không (chỗ muốn nhấn mạnh có được làm cho nổi bật không) Hình ảnh muốn truyền tải có được truyền tải không Thiếu headline, hoặc đọc lướt đoạn được highlight vẫn truyền tải được đầy đủ ý nghĩa không Những phần mà design director nhờ xử lý đã được xử lý xong hay chưa Chỗ cần làm nổi bật có nổi bật không, phối màu với ảnh có hợp không, những chỗ nhờ sửa nhưng không có yêu cầu cụ thể có được sửa đến nơi đến chốn không.

Tip khi trao đổi với designer

①Trình bày yêu cầu chỉnh sửa bằng excel Dùng powerpoint hoặc word để trình bày yêu cầu chỉnh sửa cũng không có vấn đề gì cả, nhưng bản thân tôi vẫn muốn khuyến khích bạn sử dụng excel. Một điểm lợi của việc dùng excel là nhà thiết kế có thể vừa kiểm tra được hết tất cả các yêu cầu chỉnh sửa vừa có thể cân đối việc xử lý, nên danh sách kiểu này sẽ làm đơn giản hóa mọi việc. Thay vì viết thẳng vào cell, bạn nên viết trong text box để khi các điểm cần chỉnh sửa có tăng lên đi chăng nữa thì việc di dời bổ sung vẫn diễn ra rất dễ dàng.

②Trình bày thiết kế đã qua chỉnh sửa cùng với một chuẩn. Khi yêu cầu chỉnh sửa có đính kèm hình ảnh cụ thể, thì việc trình bày thiết kế có thể được làm một cách dễ dàng bằng site chuẩn hoặc powerpoint.

③Thảo luận khi có vướng mắc Trường hợp thiết kế chỉnh sửa xong chưa được đúng ý không phải là không có. Những lúc như vậy, việc trao đổi với nhà thiết kế là rất cần thiết. ・Tôi muốn làm phần này nổi bật hơn nữa, nhưng tôi không tưởng tượng ra được, bạn có thể chỉ dẫn thêm cho tôi được không? ・Màu nào tôi cũng thấy ổn, bạn có thể làm cho tôi thành 2 options được không. Vì designer mới là người nắm vững thủ thuật, nên việc bàn bạc và hỏi ý kiến họ là một điều tốt. Nếu được thì thay vì dùng email, bạn có thể trao đổi trực tiếp với designer qua điện thoại. Chỉ cần 5 phút trên điện thoại nói những câu như là “làm thế nào để chỗ này thêm nổi bật” “tôi tưởng tượng như thế này có được không?” “à như thế có vẻ được đấy” thì việc thiết kế sẽ trở nên trôi chảy hơn rất nhiều. Nếu trao đổi qua email, bạn cũng phải mất tới 5 phút chỉ để viết có một dòng.

3. Cách nói chuyện với khách hàng

①Nhấn mạnh các điểm cần check kỹ Khách hàng cũng không phải dân chuyên thiết kế, nên nếu đưa cho họ bản đề án rồi yêu cầu họ duyệt thì dự án không thể tiến triển được. Vì thế để dự án có thể tiến triển nhanh được, cần trình bày ý đồ thiết kế cho khách hàng và chỉ rõ những phần cần họ kiểm tra. ・Nếu đến giai đoạn xây dựng bản thảo đầu mà khách hàng có phàn nàn về một điều gì đó thì nên xem xét lại hình dung về thiết kế của 2 bên có khớp nhau không. ・Làm rõ xem hình dung của khách hàng về màu chủ đạo, font chữ hoặc độ lớn của ảnh có trùng với ý của bên mình hay không.

②Những yêu cầu chỉnh sửa quá rộng thì nên giải quyết dứt điểm qua các buổi trao đổi Trong trường hợp phía khách hàng đưa ra những yêu cầu như là chỉnh cho màu sắc tươi lên, chỉnh cho tổng thể rực rỡ lên, sắc màu lên, thì tốt nhất nên trao đổi trực tiếp trên điện thoại để có thể được xác định phần cụ thể cần chỉnh sửa thêm.
Vào những lúc như vậy, nên gợi ý cho khách hàng một cách cụ thể bằng cách sử dụng những website khác như một ví dụ cho phong cách mà mình muốn sửa theo để có thể tránh được việc trao đổi qua lại nhiều lần về sau.
Nếu trong trường hợp phía khách hàng đưa ra những yêu cầu làm cho tổng thể website mất cân đối hoặc khiến website khó đọc như kiểu “dùng 7 màu đề cho trang web thêm rực rỡ” chẳng hạn, thì nên từ từ giải thích lại cho khách hàng ý đồ thiết kế của mình để họ hiểu. Nếu cứ thế đưa lại cho designer yêu cầu mà không có định hướng kỹ càng thì sẽ không thể tránh khỏi trường hợp khách hàng nhìn vào thành phẩm rồi nói là thiết kế lần trước ổn hơn. Trong những trường hợp như thế này, web director đóng một vai trò rất quan trọng trong việc điều phối giữa hai bên khách hàng và designer.

4. Tổng kết

Có 2 việc quan trọng mà design director cần nhớ

①Cố gắng share những tài liệu tham khảo để 2 bên có hình dung về thiết kế giống nhau

②Cần dành nhiều thời gian check bản thảo đầu, và giải quyết những chỗ chưa ổn.

Tóm lại, design director không nhất thiết phải có cảm quan nhạy bén. Việc chính của họ là bảo đảm ý đồ trong bản đề án và hình dung về bản thiết kế được truyền tải đúng.