Chính sách làm việc tại nhà (Work From Home Policy)

Mình là Thư, HR Manager của Công ty Media Max Japan (Vietnam), 1 công ty software của Nhật, làm products. Đây là công ty IT đầu tiên mình làm (trước đó mình làm HR trong lĩnh vực tài chính, bảo hiểm...) và cũng là nơi làm việc mình rất gắn bó. Nhiệm vụ của mình là xây dựng 1 công ty thực sự tốt, để mọi người có thể là chính mình, được làm những gì mình yêu thích, ngày càng phát triển và sống hạnh phúc. Mình nghĩ rằng các anh em Dev của Viblo đang và sẽ trở thành những người leader, hay có những doanh nghiệp riêng của mình. Do đó, mình hy vọng được chia sẻ những kiến thức về quản trị, phát triển con người mà mình đã tìm tòi và áp dụng với MMJ (Vietnam).

Covid-19 xuất hiện khiến việc Làm việc tại nhà (Work From Home - WFH) trở thành điều bắt buộc. Tham gia các cộng đồng, mình thấy nhiều công ty có chính sách làm việc tại nhà, khi nào thì áp dụng làm việc tại nhà, điểm danh thế nào, chấm công ra sao, làm sao đánh giá được kết quả làm việc.

• Ở MMJ mình không có những điều này. Phần lớn (90%) nhân viên trong công ty có con nhỏ nên mặc định cứ khi nào trường học đóng cửa do Covid là nhân viên có quyền WFH, không cần xin phép, không cần chờ đợi quyết định từ cấp trên, và luôn được hưởng nguyên lương và các chế độ.
• Ở MMJ cũng không có điểm danh hàng ngày. Khi làm việc tại công ty, mọi người cũng áp dụng thời gian làm việc linh hoạt (flexible working hours), nên khi ở nhà, mỗi người cũng tự chọn cho mình 1 khung giờ làm việc phù hợp. Chúng mình làm việc qua zoom, cứ ai online thì vào, tắt mic, để màn hình đấy. Khi nào có nhu cầu nói gì đó, thì bật mic, nói vài ba câu, cũng thấy gần gũi hơn. Nếu không ở bàn làm việc, nhìn qua camera, mọi người cũng biết để đỡ gọi, đỡ tìm. Sếp cũng dành hẳn 1 webcam quay bể cá ở văn phòng, để mọi người đỡ nhớ office.
• Lần WFH hồi hộp nhất là lần giãn cách đầu tiên ở Hà Nội (tháng 4.2020). Vậy mà ai cũng tự sắp xếp và xoay sở được. HR làm 1 bản khảo sát sau 3 tuần ở nhà, mọi người đều thấy chất lượng công việc không bị ảnh hưởng, đôi lúc còn tăng vì tập trung hơn, hay tiết kiệm được thời gian đi lại. Nhưng đến đợt giãn cách lần này (tháng 7.2021), tâm trạng mọi người có vẻ trầm xuống hơn. Đã gần 3 tháng ở nhà rồi, cũng nhớ công ty, cũng lâu lắm không đi ăn cùng nhau, cũng không biết tình hình dịch bệnh thế nào, lo cho miền Nam, lo cho đất nước. Mình cũng đang nghĩ về phương án cheer up tinh thần mọi người, sẽ update sau nhé.

Những quyết định như thế này ở MMJ thường là rất dễ dàng, bởi mọi thứ được dựa trên SỰ TIN TƯỞNG.

Thật đấy, khi bạn có lòng tin ở ai đó, mọi quyết định sẽ dễ dàng hơn.

• Công ty tin rằng mỗi người sẽ đều cố gắng hết mình để làm việc, dù có làm ở bất kỳ nơi đâu.
• Công ty tin rằng khi mọi người được hỗ trợ 1 cách tốt nhất, mọi người sẽ yên tâm làm việc và làm việc đạt kết quả cao nhất.
• Công ty tin tưởng vào mỗi cá nhân, khả năng ứng biến linh hoạt, biết phải làm gì trong những điều kiện khó khăn và sẽ vượt qua được trở ngại.

Và mỗi một MMJer cũng tin ở công ty, cảm thấy may mắn khi qua 2 năm dịch bệnh, mình vẫn có 1 ngôi nhà thứ 2 là công ty, có 1 công việc tốt, 1 thu nhập đều đặn không chậm 1 ngày, có những người đồng nghiệp sẵn sàng chia sẻ, ở bên.

Vì thế, SỰ TIN TƯỞNG giữa công ty và nhân viên, giữa các teams, giữa mỗi cá nhân... chính là kim chỉ nang để MMJ làm việc và vận hành hàng ngày, dù là những ngày thường hay những ngày dịch bệnh. Chúng tôi tin các bạn đang làm những gì tốt nhất có thể, cho bản thân, gia đình và cho công ty.

Trong quá trình WFH, mình cũng đọc được các thông điệp truyền cảm hứng từ các doanh nghiệp gửi tới toàn bộ nhân viên.

Dưới đây là 1 email của lãnh đạo công ty Basecamp, gửi tới toàn nhân viên vào năm 2020, khi dịch bệnh bắt đầu lan rộng trên thế giới, chưa có vaccine. Mình tạm dịch như sau:

Rất vui khi được gặp lại mọi người

Chúng tôi hy vọng kỳ nghỉ ngắn vừa qua có ích ít nhiều. Với những ai trong ca trực, chưa nghỉ được thì hy vọng các bạn sẽ có kỳ nghỉ ý nghĩa sắp tới.

Như chúng ta đều thấy, Covid-19 lây lan rất nhanh và nguy hiểm. Chúng ta sẽ phải chuẩn bị cho tình huống bệnh dịch kéo dài nhiều tháng, chứ không chỉ trong vài tuần. Khi dịch bệnh lắng xuống, mọi người ra đường, và lại có nguy cơ bùng lại.

Mọi nơi trên thế giới đang cố gắng thích nghi với việc nhân viên Làm việc tại nhà. Chúng ta cũng may mắn vì đã rất quen với việc này khi công ty đã làm Remote 20 năm qua. Vì thế, với chúng ta, không có gì thay đổi nhiều. Tuy nhiên, với cuộc sống bên ngoài thì không còn như xưa nữa. Có rất nhiều thứ thay đổi.

Tùy theo nơi bạn sống, trường học có thể phải đóng cửa, thậm chí những cửa hàng thiết yếu cũng được yêu cầu đóng cửa ở 1 vài nơi. Điều này gây khó khăn cho rất nhiều bố mẹ, và có lẽ một nửa nhân viên của Basecamp đều có con nhỏ. Khi trường học đóng cửa, chúng ta trở thành những ông bố bà mẹ full time, và chúng ta cũng là những nhân viên làm việc full time. Chúng ta sẽ có những áp lực, thêm sự căng thẳng. Vì thế, công ty sẽ là người cho đi.

Công ty sẽ cho đi, Công việc được nới lỏng, Gia đình được đặt lên hàng đầu.

Bất kể tình trạng này diễn ra bao lâu đi chăng nữa. Khi các bạn nhỏ chưa được đến trường, hay bạn cần phải chăm nom cho ông bà, bố mẹ lớn tuổi, hay bất kỳ điều gì....Tất cả những gì chúng tôi mong muốn là các bạn hãy cố gắng cân bằng cuộc sống. Tìm ra cách để thích nghi với hoàn cảnh 1 cách tốt nhất. Những gì tốt nhất với các bạn sẽ là tốt nhất với chúng tôi.

ĐIều này có nghĩa nếu bạn chỉ có thể sắp xếp làm việc 1 vài giờ trong ngày cũng không sao cả. Nếu 1 vài ngày bạn không thể ngồi vào bàn làm việc, cũng không sao hết. Hãy cố gắng và thông báo điều này đến team để mọi thứ được giải quyết 1 cách tốt nhất. Thời gian là của bạn.

Tất cả mọi người vẫn nhận đủ lương, kể cả khi bạn chỉ làm được nửa số thời gian như bình thường. Bạn thật sự không cần lo lắng vì điều này. Mọi thứ rồi sẽ ổn thôi. Bạn đã có chúng tôi nữa. Bạn cũng không cần phải sử dụng đến những ngày nghỉ. Hãy làm sao để giảm được áp lực và căng thẳng 1 cách tốt nhất.

Còn với những ai chưa vướng bận gia đình, chúng tôi cũng không yêu cầu các bạn phải làm thêm giờ hay làm thêm phần công việc của bạn mình. Hãy cứ làm việc bình thường, 8 tiếng/ ngày, 40 tiếng/ tuần. Nếu bạn có thể giúp được người khác, những người mà có thêm trọng trách ở nhà, chúng tôi tin rằng teammates của bạn sẽ cảm thấy rất biết ơn vì điều đó. Như là nhận phần công việc khó hơn, giảm áp lực cho mọi người. Chúng ta sẽ có những ngày ý nghĩa hơn.

À, còn 1 điều nữa. Tình trạng dịch bệnh kéo dài sẽ dẫn đến bạn bè, người thân chúng ta bị mất việc làm. Chúng tôi khẳng định rằng tất cả mọi người ở Basecamp là 1 thể thống nhất, vững mạnh. Không ai của Basecamp phải lo lắng vì điều này. Kinh doanh của chúng ta vẫn đang ổn định và nguồn tài chính sẽ ổn trong 1 thời gian nữa.

Vì thế, chúng ta sẽ vượt qua giai đoạn này. Hãy có cuộc sống tốt, an toàn, khỏe mạnh nhé.