Cách viết estimate document

Nguồn bài viết : エンジニアの見積書の書き方

Trong nhiều trường hợp các kĩ sư nhận được công việc và được yêu cầu phải đưa ra estimate document. Vì vậy trong bài viết này tôi sẽ giải thích về đơn vị cũng như cách tính toán nhân công đặc trưng như man-month, man-day và các mục estimate của chính các kĩ sư trong cách viết estimate document để giao cho khách hàng.

Nhân công của kĩ sư và đơn vị của nó

Trong estimate document của kĩ sư, cần tính toán số nhân công để đưa ra được số tiền dự toán cần thiết. Nhân công nghĩa là số lượng công việc tính trên 1 người, được tính bằng đơn vị man-month hoặc man-day. Để tính toán nhân công, ta lấy man-month(man-day) x [số thời gian dùng để làm việc] Có nghĩa là, thù lao của kĩ sư là số tiền được trả ứng với số giờ lao động, chứ không phải ứng với sản phẩm được hoàn thành. Nhân công được tính bằng [Quy mô công việc ÷năng lực làm việc]. Bởi vậy những người có năng lực kĩ thuật cao sẽ có năng lực làm việc cao, và chỉ cần số nhân công ít để hoàn thành công việc. Trong estimate document có rất nhiều cách tính toán man-month, man-day. [Tính toán man-month, man-day] nghĩa là tính toán và thiết lập số tiền cần phải trả cho số lượng công việc 1 người làm được trong 1 tháng(20 ngày) hoặc 1 ngày. Hơn nữa, tuy giá của 1 man-month phụ thuộc và thay đổi theo kinh nghiệm cũng như khả năng kĩ thuật nhưng nhìn chung số tiền từ 50 vạn yên đến 150 vạn yên là phù hợp.

Tính toán số tiền dự toán

Khi đưa ra số tiền dự toán, trước tiên cần tìm số nhân công từ quy mô của công việc. Như đã nói ở trên , nhân công được tính bằng [Quy mô công việc ÷ năng lực làm việc] Lấy số nhân công đó nhân với giá của man-month hoặc man-day sẽ ra được số tiền dự toán. Tuy trên công thức là [Số tiền dự toán = Quy mô công việc ÷ năng lực làm việc x giá tiêu chuẩn] song có nhiều trườn hợp cần cộng thêm các chi phí khác cũng như nhân công quản lí… rồi mới đưa ra được số tiền dự toán. Hơn nữa , ngay trước khi hoàn thành cũng có thể xảy ra những thay đổi không thể dự đoán được nên thông thường sẽ thêm vào khoảng 20% nhân công thực tế rồi mới tính toán và đưa ra số tiền dự toán.

Hợp đồng khoán sản phẩm

Trong nhiều trường hợp, kĩ sư sẽ nhận công việc với cách tính toán nhân công như phía trên, nhưng cũng có trường hợp làm theo hợp đồng khoán sản phẩm. Trong hợp đồng khoán sản phẩm, phía khách hàng sẽ quyết định giá của sản phẩm. Khi đó, khách hàng cũng sẽ quyết định số nhân công dự tính nên trong trường hợp này rõ ràng để khách hàng viết hợp đồng khoán sản phẩm sẽ có hiệu quả hơn. Ngoài ra, dù trong trường hợp dùng hợp đồng khoán sản phẩm thì phía kĩ sư nhận công việc cũng cần tính toán số tiền dự toán và xác nhận xem có sự khác biệt so với số tiền phía khách hàng đưa ra hay không.

Điều kiện tiền đề của việc estimate

Khi thực hiện estimate, không chỉ việc viết estimate document mà bằng cả việc quyết định những điều kiện tiền đề sẽ giúp tránh được những phiền toái, vấn đề về sau này. Theo các mục phía dưới, cần quyết định những điều kiện tiền đề được thống nhất và hiểu rõ bởi cả 2 bên khách hàng và kĩ sư.

Về phạm vi estimate và ngoài phạm vi estimate

Cần phải giải thích rõ ràng xem phạm vi estimate của hệ thống là tới đâu, và vì có những trường hợp dùng văn bản thì sẽ không truyền tải được hết nên nếu có thể nên kèm theo cả một bản riêng về cấu trúc cấu thành hệ thống. Hơn nữa những mục không nằm trong hệ thống như hướng dẫn người dùng cũng cần quyết định trước xem có thực hiện hay không.

Kì hạn của dự án

Việc thiết lập thời gian hoàn thành sản phẩm cũng là rất quan trọng khi thực hiện estimate. Ví dụ như dù có là trường hợp 2 man-month đi chăng nữa thì việc tập trung hoàn thành trong 2 tháng sẽ khác với làm từ từ từng chút một trong 10 tháng. Thông thường thì nếu thời gian hoàn thành và giao nộp sản phẩm ngắn thì số tiền dự toán thường cao, còn nếu thời gian dài thì sẽ có thương lượng để giảm giá xuống.

Cách viết estimate document

Cách viết estimate document có thể chia làm 2 loại lớn.

Cách viết nêu các mục theo công đoạn

Estimate document sẽ được chia thành các mục theo từng công đoạn. Viết số nhân công cho từng công đoạn rồi nhân với giá tiền là đã có thể tạo thành estimate document. Những mục như dưới đây thường được sử dụng trong nhiều trường hợp.

  1. Chi phí thiết kế hệ thống
  2. Chi phí cho data base
  3. Chi phí cho internal program
  4. Chi phí cho việc kiểm tra lỗi hệ thống Vì việc này không tốn quá nhiều công sức nên giá tiền thường được định ở mức thấp.
  5. Chi phí cho việc họp bàn, thảo luận

Dưới đây là một ví dụ

Cách viết khi hệ thống sử dụng phương thức khoán

Trong trường hợp các công đoạn chi tiết được viết ở 1 văn bản khác thì estimate document có thể viết bằng cách coi chi phí dự toán là chi phí thiết lập hệ thống và được khoán trả 1 lần. Dưới đây là ví dụ

Trên đây tôi đã tóm tắt lại cách viết estimate document cho các kĩ sư. Vì việc viết estimate document theo số nhân công là đặc trưng phổ biến khi các kĩ sư estimate nên các bạn hãy ghi nhớ cách tính số nhân công. Ngoài ra cũng có trường hợp viết estimate document theo hình thức khoán nên cũng cần tùy thuộc và hoàn cảnh cụ thể để sử dụng cho phù hợp.