Cách viết báo cáo công việc hiệu quả

Báo cáo (Report) là gì?

Báo cáo là một tài liệu được sử dụng để mô tả quá trình thực hiện công việc (có thể dưới sự chỉ đạo của người giám sát) và kết quả công việc đó cho những người liên quan.

Trong Business Manner viết báo cáo như thế nào là một kỹ năng quan trọng và cần thiết vì thông qua báo cáo mà lãnh đạo có thể đánh giá nhân viên làm việc như thế nào.

Vì vậy bài viết này mang mục đích truyền đạt cho các bạn biết được tầm quan trọng của việc viết báo cáo và nên viết báo cáo như thế nào để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Các điểm quan trọng khi viết báo cáo

Trước tiên cần xác định những điểm quan trọng của một báo cáo cần là gì.

Một báo cáo hiệu quả cần phải đảm bảo các yếu tố:

  • Dễ hiểu (Bố cục, trình bày)

  • Đúng mục đích (viết CHO AI, viết CÁI GÌ)

  • Chính xác nội dung (viết NHƯ THẾ NÀO)

Nhằm truyền đạt một cách xúc tích, ngắn gọn cho những người liên quan biết.

Sau đó, nên xác định các sự kiện/vấn đề đã xảy ra hoặc sẽ xảy ra để đưa ra các đề xuất tương ứng nhằm giải quyết vấn đề.

Dưới đây là một số điểm quan trọng trong việc tạo một báo cáo.

1. Xác định mục đích và người nhận

Trước hết, phải xác định được báo cáo dành cho ai, đối tượng nào đọc.

Có thể chia làm ba đối tượng nhận báo cáo:

(1) Cấp trên (quản lý, giám đốc), (2) Thành viên nội bộ, (3) Khách hàng.

Dưới đây là một số điểm quan trọng chia theo từng đối tượng:

  • Đối với cấp trên: Cần kiểm soát các mục báo cáo ngắn gọn và xúc tích, giúp dễ dàng nắm bắt nội dung và đưa ra đánh giá. Các lãnh đạo hàng đầu công ty thường có rất nhiều giao dịch, trao đổi, và công việc cần giải quyết nên không thể dành nhiều thời gian để đọc từng báo cáo. Vì vậy, hãy trình bày nổi bật những ưu điểm và nhược điểm của vấn đề để họ có thể dễ dàng đưa ra quyết định.

  • Đối với thành viên nội bộ: Cần điều tra trước những gì mong muốn và đưa ra các kết quả. Trước khi thực hiện báo cáo, bạn nên tìm hiểu những điểm các thành viên mong muốn và các kết quả tương ứng để báo cáo có trọng tâm và được quan tâm.

  • Đối với khách hàng: Cần đảm bảo đúng thời hạn, hình thức và thể hiện sự tôn trọng. Điều này cũng tương tự đối với các tài liệu bên ngoài, nhưng cần đảm bảo tới cả những chi tiết nhỏ nhất như định dạng, để thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng. Bạn cũng nên tuân thủ thời hạn và nên nộp sớm hơn nếu có thể.

2. Ý thức cấu trúc

Khi chuẩn bị một báo cáo, điều quan trọng là phải nhận thức được cấu trúc tổng thể.

Cấu trúc của báo cáo thường được thể hiện dưới hình dạng mô phỏng của một kim tự tháp. Đỉnh của kim tự tháp là một bản tóm tắt, bạn càng đi xuống thì nó càng chi tiết và rõ ràng.

Kim tự tháp được chia thành một cấu trúc ba lớp, từ trên xuống sẽ lần lượt là TIÊU ĐỀ - TÓM TẮT - CHI TIẾT.

Báo cáo sẽ phải có tiêu đề, nếu lúc đầu chưa xác định được tiêu đề là gì, thì bạn viết từ các chi tiết, sau đó kết hợp lại và thống nhất tiêu đề. Nếu bạn có ý thức về cấu trúc tổng thể bạn có thể viết chi tiết rồi tới tóm tắt, và từ tóm tắt bạn viết tiêu đề, ý thức về cấu trức sẽ giúp bạn có thể viết một báo cáo đơn giản, rõ ràng và có logic.

3. Thông tin chính xác ngắn gọn và dễ hiểu

Báo cáo không phải là viết văn. Cần phải viết thông tin chính xác một cách ngắn gọn và dễ hiểu. Để làm cho nội dung báo cáo hấp dẫn, bạn có thể kết hợp các sơ đồ và bảng để tăng hiệu quả trình bày.

Một số người, đặc biệt là những người bận rộn và không có thời gian, không đọc hết những câu dài. Trong những trường hợp như vậy, họ chỉ cần nhìn vào các biểu đồ và bảng mà bạn tạo cũng có thể hiểu vấn đề trong nháy mắt, nên tận dụng biểu đồ và bảng là cách vô cùng hữu ích.

Ngoài ra, sử dụng hiệu các quả dấu biểu thị như dấu gạch đầu dòng, gạch dưới, in đậm, viết hoa để làm điểm nhấn cho các nội dung quan trọng.

4. Chú ý cách viết

Viết tập trung vào các điểm chính. Do đó, hãy tập trung vào số lượng ký tự để câu không trở nên quá dài. Nếu câu quá dài, hãy tách câu và đặt dấu chấm, phẩy ở những điểm thích hợp.

Điều tối kỵ trong cách viết là không thống nhất cách dùng từ và văn phong. Tuyệt đối tránh dùng từ xuồng xã trong văn nói đặc biệt là các báo cáo dành cho khách hàng. Trước khi gửi báo cáo cần phải xem xét lại toàn bộ 1 lượt và sửa chữa các cách viết không phù hợp.

Một số loại báo cáo

Sau đây là một số báo cáo thường được sử dụng trong công ty

1. Báo cáo định kỳ

Tùy thuộc vào nơi làm việc và loại công việc, bạn có thể phải nộp báo cáo công việc hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng/hàng quý/hàng năm

Đây là một tài liệu báo cáo những gì bạn đã làm trong ngày/tuần/tháng và tổng hợp những gì vấn đề bạn nhận thấy đồng thời đưa ra xu hướng giải quyết. Khi bạn tham gia vào một công việc mới hoặc phụ trách một công việc mới, có nhiều trường hợp bạn nên viết để có thể xử lý công việc một mình một cách hiệu quả.

<Các mục được mô tả>

Các hoạt động và mục tiêu chính trong ngày/tuần/tháng

Nội dung công việc đang thực hiện

Tiến độ cho từng công việc và tiến độ tổng quát

Kế hoạch công việc tiếp theo

Ghi chú đặc biệt

Vấn đề tồn đọng và hướng giải quyết (cùng với deadline xử lý)

2. Báo cáo giải trình

Nếu chẳng may bạn nhận khiếu nại phàn nàn, chỉ trích từ khách hàng khi sản phẩm hoặc dịch vụ được xử lý bởi công ty bạn bị lỗi. Báo cáo giải trình là một tài liệu tất yếu để tóm tắt nội dung giải trình.

Cần phải viết tất cả các vấn đề để biết cái gì cần loại bỏ hoặc cần cải thiện vấn đề như thế nào. Điều bắt buộc khi viết báo cáo giải trình đó là không che lấp bất kỳ thông tin nào vì cá nhân, bởi hướng xử lý rất có thể sẽ nằm trong chính những thông tin đó.

<Các mục được mô tả>

Tên khách hàng/dự án

Tình trạng khiếu nại

Nội dung khiếu nại

Giải quyết khiếu nại

Các biện pháp ngăn ngừa tái phát sinh trong tương lai

3. Báo cáo nghiên cứu

Khi phát triển dự án, công nghệ, dịch vụ, sản phẩm mới. Cần có báo cáo về kết quả nghiên cứu liên quan đến giải pháp công nghệ, hiệu suất của các sản phẩm mới và sức mạnh của dịch vụ. Báo cáo này không chỉ yêu cầu phải chính xác, mà còn có thể bao gồm các bí mật thương mại, vì vậy việc xử lý cẩn thận là tối quan trọng. Báo cáo cần bao gồm các kết quả nghiên cứu và quan sát, và nếu bạn có số liệu cụ thể, bạn có thể đính kèm các tài liệu.

<Các mục được mô tả>

Tên nghiên cứu

Thời gian nghiên cứu

Tên người nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu

Địa điểm nghiên cứu

Tiến độ nghiên cứu

Kết quả nghiên cứu

Quan sát

Tài liệu đính kèm

Những điểm cần lưu ý khi viết báo cáo

Khi viết báo cáo, điều quan trọng là tóm tắt những điểm chính và viết chính xác. Dưới đây là năm điểm cần lưu ý khi viết báo cáo.

  • Dễ đọc và xúc tích

  • Cách diễn đạt dễ hiểu

  • Nội dung chính xác

  • Trình bày sự thật

  • Tuần thủ đúng deadline

Về cảm xúc

Trong báo cáo thường bao gồm cảm xúc của tác giả nhưng xin lưu ý rằng cảm xúc không phải là điểm ấn tượng. Do đó, sẽ không tốt nếu bạn chỉ viết những gì bạn nghĩ. Điều quan trọng không chỉ là viết những gì bạn cảm nhận thông qua báo cáo mà còn cho thấy bạn dự định sử dụng nó như thế nào trong công việc tương lai của bạn.

Những người có thể tiếp tục đưa ra đề xuất cải thiện thường được đánh giá là những người có khả năng phát triển, thái độ tích cực trong công việc và có tinh thần trách nhiệm cao. Nên hãy tạo điểm ấn tượng của bạn bằng cách này.

Về sự hiện diện hay vắng mặt của trang bìa

Báo cáo có thể có hoặc không có bìa. Nếu nó là một báo cáo nội bộ, trang bìa hiếm khi được đính kèm, nhưng nếu nó là một tài liệu bên ngoài, nó có thể bị bắt buộc phải có. Trang bìa còn có ý nghĩa đối với việc giới thiệu công ty nên cần được thiết kế chỉn chu, có thể tối giản nhưng thể hiện được tính chuyên nghiệp mà một công ty cần.