Quy tắc hàng tồn kho 80/20 nói rằng 80% lợi nhuận của bạn đến từ 20% hàng tồn kho của bạn. Nhưng, làm thế nào để bạn tận dụng thông tin này?

Sản phẩm nào mang lại nhiều lợi nhuận nhất? Các doanh nghiệp áp dụng quy tắc hàng tồn kho 80/20 có thể tăng vốn lưu động, điều chỉnh sản phẩm tốt hơn với nhu cầu của khách hàng và tinh chỉnh chiến lược lập kế hoạch hàng tồn kho để đảm bảo họ không bao giờ cạn kiệt bất kỳ sản phẩm có lợi nhuận cao nào.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một số mẹo hay. Khi bạn đọc xong bài viết này, bạn sẽ học được: Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20 là gì; Cách thực hiện quy tắc này; và Các công cụ tốt nhất để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho.

Nội dung

1. Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20 là gì?
2. Ưu điểm của quy tắc 80/20
3. Nhược điểm của Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20
4. Ví dụ về quy tắc 80/20
5. Cách thực hiện Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20
6. Cách phân loại hàng tồn kho
7. Cách phân loại danh mục hàng tồn kho
8. Quy tắc 80/20 có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
9. Kết luận

Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20 là gì?

Quy tắc 80/20 nói rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực, khách hàng hoặc một đơn vị đo lường khác. Khi áp dụng cho hàng tồn kho, quy tắc này gợi ý rằng các công ty kiếm được khoảng 80% lợi nhuận từ 20% sản phẩm của họ. Nếu bạn tiếp tục sắp xếp để ưu tiên các sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận cao hơn trong vòng 20% đó, bạn sẽ tối ưu hóa hàng tồn kho của mình đối với cả khối lượng và lợi nhuận.

Các doanh nghiệp áp dụng quy tắc hàng tồn kho 80/20 có thể tăng vốn lưu động, điều chỉnh sản phẩm tốt hơn với nhu cầu của khách hàng và tinh chỉnh chiến lược lập kế hoạch hàng tồn kho để đảm bảo họ không bao giờ cạn kiệt bất kỳ sản phẩm có lợi nhuận cao nào.

Quy tắc hàng tồn kho 80/20 xuất phát từ một lý thuyết được gọi là nguyên tắc Pareto. Nguyên tắc Pareto, được đặt theo tên của nhà kinh tế học Vilfredo Pareto, là một quan sát (không phải luật) được phát triển bởi Joseph M. Juran, người đã tuyên bố rằng khi thực hiện bất kỳ hoạt động kiểm soát hoặc cải tiến chất lượng nào, chỉ 20% nỗ lực đã bỏ ra đóng góp vào 80% sản lượng.

Nguyên tắc Pareto là một quy tắc chung mà bạn có thể áp dụng cho tất cả các lĩnh vực kinh doanh của mình, chẳng hạn như:

• Sản xuất - 20% quy trình sản xuất của bạn chiếm 80% thành phẩm;

• Quản lý - 20% kế hoạch của bạn chiếm 80% trong lập lịch trình của bạn; và

• Nhân sự - 20% lực lượng lao động của bạn chiếm 80% công việc đã hoàn thành.

Trong bối cảnh quản lý hàng tồn kho, bước đầu tiên là xác định 20% sản phẩm tạo ra phần lớn doanh số và lợi nhuận của bạn. Với bảng điều khiển hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện đại và các chỉ số và KPI chuỗi cung ứng phù hợp, thông tin này chỉ là một vài phép tính. Đối với những sản phẩm này, điều quan trọng là phải chú ý đến dòng hàng tồn kho và luôn giữ cho các kệ hàng luôn có hàng.

Ưu điểm của quy tắc 80/20

Lợi ích chính của quy tắc hàng tồn kho 80/20 là khả năng giảm chi phí ghi sổ hàng tồn kho, các chi phí đi kèm với việc giữ hàng tồn kho cho đến khi nó được bán. Khi bạn loại bỏ các SKU bán kém, bạn sẽ giảm thiểu lượng hàng tồn đọng trong kho của mình. Và, chi phí mang theo ràng buộc tiền mặt có giá trị. Giảm thời gian nắm giữ của bạn và do đó chi phí, có thể giải phóng vốn để đầu tư.

Quy tắc hàng tồn kho 80/20 dựa trên phân tích thống kê, cung cấp cho người ra quyết định một cách có thể lặp lại, có thể kiểm chứng để quản lý hàng tồn kho. Thay vì làm theo bản năng của nhóm tiếp thị hoặc phản ứng vội vàng để theo kịp nhu cầu của khách hàng, quy tắc 80/20 cung cấp một khuôn khổ để lập kế hoạch trước trong khi củng cố trọng tâm kinh doanh của bạn xung quanh các dòng sản phẩm sinh lời cao nhất.

Một lần nữa, cách tốt nhất để theo dõi khoản tiết kiệm của bạn là sử dụng hệ thống ERP hiện đại bao gồm mô-đun quản lý hàng tồn kho. Ngay cả các công ty có hoạt động phức tạp và mô hình kiểm kê đúng lúc cũng có thể nhận được thông tin chi tiết khi sử dụng đúng hệ thống.

Nhược điểm của quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20

Nhược điểm chính của việc quản lý dựa trên quy tắc hàng tồn kho 80/20 là nó che khuất các sản phẩm sắp ra mắt chưa lọt vào nhóm 20% sản phẩm hoạt động tốt nhất - nhưng có tiềm năng. Đây là nơi mà các báo cáo xu hướng là vô giá: Các công ty có hệ thống ERP hiện đại có thể bổ sung bối cảnh để cho thấy những sản phẩm hoặc dịch vụ tầm trung nào đang tăng dần mức độ phổ biến hoặc có tỷ suất lợi nhuận khiến chúng đáng được tiếp tục đầu tư.

Các công ty cũng nên tiếp cận với các đầu mối bán hàng để có thông tin chi tiết về các dịch vụ ít phổ biến hơn nhằm truyền cảm hứng cho lòng trung thành của khách hàng. Có nghĩa là, đừng cho rằng 20% hoặc 30% mặt hàng dưới cùng là có thể sử dụng được.

Chiến lược 80/20 có thể rất hữu ích trong việc quản lý hàng tồn kho. Nhưng nó nên được sử dụng một cách cân bằng để đảm bảo cơ sở khách hàng của bạn luôn hài lòng và doanh nghiệp của bạn tiếp tục nuôi dưỡng các sản phẩm và dịch vụ mới.

Ví dụ về quy tắc 80/20

Một ví dụ đáng chú ý về quy tắc tồn kho 80/20 đến từ Toyota Motor Corp. Xe cộ là hàng tồn kho tốn kém, vì vậy Toyota không muốn quá nhiều đơn vị ngồi trên nhiều xe bị bám bụi. Nhưng họ cũng muốn có trong tay những chiếc xe với nhiều lựa chọn kết hợp phổ biến để khách hàng có thể lái ngay lập tức những chiếc xe hoàn toàn mới nếu họ muốn.

Hệ thống hàng tồn kho của Toyota tuân theo quy tắc hàng tồn kho 80/20 với mục tiêu dự trữ 20% kết hợp hàng xây dựng tạo nên 80% doanh số bán hàng cao nhất cho mỗi thị trường. Nó tiếp tục khuyến khích khách hàng lựa chọn từ danh sách các phương tiện hoạt động hàng đầu đó bằng cách quảng cáo và quảng bá các mô hình có lợi nhuận đó.

Bài học cho tất cả các công ty là thêm bối cảnh địa lý và phối hợp quản lý hàng tồn kho với các nỗ lực tiếp thị và bán hàng.

Cách thực hiện Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20

Với quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20, bạn đang giả sử rằng:

80% doanh số của bạn đến từ 20% hàng tồn kho của bạn;

80% khách hàng của bạn chỉ muốn 20% sản phẩm của bạn; và

80% dung lượng lưu trữ của bạn là rác thải và 20% dung lượng lưu trữ của bạn chứa các mặt hàng bán được.

Tập trung vào 20% hàng bán chạy và sinh lời nhất

Để làm được điều này, bạn sẽ cần xác định những sản phẩm nào bán chạy nhất, đây là một nhiệm vụ tương đối dễ dàng. Nếu bạn là nhà sản xuất áo thun và những chiếc áo màu xanh lam của bạn đang bán chạy, bạn cần đảm bảo rằng mình luôn có sẵn áo sơ mi màu xanh lam.

Hầu hết các nhà sản xuất đạt được điều này bằng cách xem xét giá vốn hàng bán (COGS) để xác định chính xác mặt hàng nào bán được nhiều nhất. Tuy nhiên, có thể các mục của bạn không quá đơn giản để phân tích. Bạn có thể có nhiều sản phẩm mà bạn bán được, nhưng tỷ suất lợi nhuận là một con số thấp nhất. Tập trung vào những mục này có thể không phải là chiến lược tốt nhất. Một cách khác để xác định 20% của bạn là xếp hạng sản phẩm theo ba danh mục sau: • Giá vốn hàng bán; • Tần suất đặt hàng; và • Lợi nhuận gộp. Một sản phẩm có giá vốn hàng bán thấp nhưng xếp hạng tốt trong hai loại còn lại có nghĩa là nó dành ít thời gian cho hàng tồn kho và được khách hàng yêu cầu cao. Do đó, một sản phẩm như vậy có thể tốt hơn để tập trung vào, trái ngược với một sản phẩm phổ biến nhưng có ít lợi nhuận.

Làm mới hoạt động tiếp thị của bạn

Giờ đây bạn đã biết các sản phẩm sinh lời nhất của mình, nên bạn có thể cân nhắc giảm bớt nỗ lực tiếp thị cho các sản phẩm đó. Các sản phẩm bán chạy nhất có thể không cần tiếp thị thêm, trong khi các sản phẩm rất có lợi nhuận ngoài 20% có thể phù hợp để đầu tư hơn so với các mặt hàng ít sinh lời hơn. Hãy nghĩ xem những dịch vụ nào trong 20% thấp nhất có thể bị ngừng mà không ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

Theo dõi và lặp lại

Quy tắc hàng tồn kho 80/20 không phải là một hệ thống đặt là xong. Liên tục theo dõi hiệu suất của các sản phẩm hàng đầu và phân tích dữ liệu đã thu thập đó để cải thiện các phương pháp của bạn theo thời gian. Cân nhắc mời các chuyên gia dự báo hàng tồn kho, đặc biệt khi chuỗi cung ứng và nhu cầu của người tiêu dùng đang thay đổi nhanh chóng. Các chuyên gia này tập trung vào phân tích dữ liệu thống kê và có thể dự đoán sản phẩm nào có thể tăng lên thành cấp cao nhất.

Khám phá: 6 cách hay nhất để Quản lý kho thông minh, hiện đại và tối ưu hiệu suất

Cách phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho của bạn có thể được chia nhỏ theo nhiều cách khác nhau. Các công ty nên đánh giá các mô hình hàng tồn kho khác nhau và giải quyết trên một hệ thống phù hợp với họ. Hầu hết các doanh nghiệp có thể chia hàng tồn kho của họ thành bốn loại chính:

• Nguyên liệu: Danh mục này bao gồm như cát, gỗ hoặc len, hoặc trái cây sống, rau, ngũ cốc hoặc thịt được sử dụng để chế biến thực phẩm…

• Sản phẩm đang thực hiện (dở dang): WIP là hàng hóa đang được hoàn thiện nhưng chưa sẵn sàng để bán, chẳng hạn như tấm kính, khung cửa sổ, vải hoặc bột mì.

• Thành phẩm: Thành phẩm là những mặt hàng đã sẵn sàng để bán, chẳng hạn như cửa sổ, áo khoác hoặc ổ bánh mì. Thành phẩm có thể là các mặt hàng trung gian được cung cấp cho một nhà sản xuất khác, chẳng hạn như vải cho một nhà sản xuất quần áo hoặc bánh mì cho một cửa hàng bánh mì hoặc một mặt hàng tiêu dùng dành cho một nhà bán lẻ hoặc bán trực tiếp cho người tiêu dùng (D2C).

• Bảo trì, sửa chữa và vận hành: Các hạng mục MRO là những hạng mục cần thiết để duy trì hoạt động của dây chuyền sản xuất, chẳng hạn như công cụ hoặc phụ tùng thay thế hoặc vật tư tiêu hao để đưa sản phẩm đến đích, như sơn hoặc bao bì. Một số doanh nghiệp có thể chỉ hoạt động trong một trong những lĩnh vực đó, trong khi một số nhà sản xuất yêu cầu cả bốn loại hàng tồn kho.

Tìm hiểu thêm: Các tính năng của Hệ thống quản lý kho cần có theo từng Ngành

Cách phân loại Danh mục hàng tồn kho

Trong các lớp hàng tồn kho của mình, bạn có thể thêm các nhóm bổ sung. Một số doanh nghiệp sử dụng danh mục giá trị cao và giá trị thấp, nhưng những doanh nghiệp sử dụng quy tắc hàng tồn kho 80/20 có thể thực hiện một cách tiếp cận sáng tạo hơn.

Cân nhắc đặt danh mục của bạn để phù hợp với khả năng sinh lời của sản phẩm trước các yếu tố khác. Ví dụ: khi bạn triển khai hệ thống 80/20 mới của mình, bạn cũng có thể muốn sử dụng kỹ thuật phân tích ABC, kỹ thuật này xác định giá trị dựa trên tầm quan trọng của SKU đối với doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí như nhu cầu của khách hàng và KPI chi phí.

Phân tích ABC là một mô hình kiểm soát hàng tồn kho dựa trên quy tắc 80/20 (dựa trên nguyên tắc Pareto đối với hàng tồn kho). Nó có ba danh mục, A, B và C, để giúp bạn ưu tiên hơn nữa và phân loại chính xác.

• Loại A - Những sản phẩm này mang lại 80% lợi nhuận cho bạn. Mặc dù chúng chỉ chiếm 20% dự trữ của bạn và không bán thường xuyên hoặc nhất quán như những người khác, nhưng chúng cần được chú ý nhất.

• Loại B - Các mặt hàng đóng góp đến 25% doanh thu và có tỷ suất lợi nhuận tốt không quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Nhưng chúng đang bán rất chạy, vì vậy hãy giữ chúng ở mức 30% trong số hàng của bạn.

• Danh mục C - Mặc dù chúng không phải là những mặt hàng có giá trị cao và chỉ tạo ra 5% lợi nhuận của bạn, nhưng chúng vẫn bán được một cách nhất quán. Những mặt hàng này sẽ chiếm khoảng 50% kho hàng của bạn và không yêu cầu giám sát chặt chẽ.

Ví dụ: nếu bạn bán bộ đồ giường và ghế sofa cho thú cưng, sản phẩm của bạn hiện đang có nhu cầu. Sản phẩm sinh lời nhiều nhất của bạn (Loại A) là những chiếc ghế sofa trị giá 1200 đô la, bán được trung bình hai lần mỗi tuần. Những chiếc giường cho thú cưng trị giá 70 đô la của bạn (Loại B) bán được trung bình 10 lần mỗi tuần. Các mặt hàng chăn ga gối đệm khác bán chạy đều thuộc loại C.

Phân tích ABC yêu cầu sự chú ý cẩn thận và dữ liệu chính xác để đảm bảo hàng tồn kho của bạn được phân loại chính xác và dẫn đến lợi nhuận chứ không phải thua lỗ. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho có thể giúp ích.

Quy tắc 80/20 có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

Mặc dù không phải tất cả các công ty đều có hàng tồn kho, nhưng gần như bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể hưởng lợi từ phân tích cho thấy hàng hóa hoặc dịch vụ nào kiếm được nhiều lợi nhuận nhất. Nhưng đừng dừng lại ở đó. Khi bạn bắt đầu xem qua ống kính 80/20, bạn sẽ tìm thấy nhiều lĩnh vực hơn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ: nguyên lý của các công ty dịch vụ, dù tốt hơn hay tệ hơn, 80% hoạt động kinh doanh đến từ 20% khách hàng. Ở một khía cạnh “tốt hơn”, 80% khách hàng thấp đó có thể có cơ hội để tăng giá trị lâu dài của khách hàng. Tuy nhiên, nếu bạn điều hành một công ty tư vấn và 20% khách hàng sử dụng phần lớn số giờ tính phí của các cố vấn của bạn, thì một số trong số đó có thể khiến bạn mất tiền và có thể đã đến lúc xem xét bộ KPI cốt lõi sẽ mang lại thông tin chi tiết về dịch vụ các công ty.

Thực tế là, không phải tất cả các khách hàng đều được tạo ra như nhau.

Kết luận

Hàng tồn kho của bạn sẽ không tự quản lý và hoạt động mà không có dữ liệu đầy đủ và cập nhật điều này có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém. Điều đó làm cho việc đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho trở thành một đặt cược tốt cho bất kỳ công ty nào thiếu hiểu biết sâu sắc về lợi nhuận của các sản phẩm riêng lẻ.

Nếu bạn chưa bao giờ xem hàng tồn kho của mình với Nguyên tắc Pareto, thì không có thời điểm nào tốt hơn để thử nó hơn hôm nay.

Tìm hiểu thêm cách SmartBiz quản lý kho thông minh như thế nào để quản lý hàng tồn kho tự động, tăng độ chính xác, cải thiện hiệu suất, giảm chi phí và tăng dòng tiền.