Cách hợp tác hiệu quả trong công việc với đối tác Nhật Bản

Framgia là 1 công ty Nhật Bản với môi trường làm việc đậm chất xứ sở mặt trời mọc, việc tiếp xúc hàng ngày với sếp và khách hàng là người Nhật là điều không thể tránh khỏi. Chính vì thế, trong báo cáo tháng cuối năm này, tôi muốn tổng kết một vài điều tôi đã tìm hiểu cũng như trải nghiệm trong khoảng thời gian làm việc ngắn ngủi vừa qua tại Framgia để làm sao hợp tác một cách hiệu quả nhất với đối tác Nhật trong công việc mà vẫn tạo được sự thoải mái, vui vẻ và chất lượng cho mỗi bên.

Trước hết, chúng ta cần tìm hiểu những đặc trưng trong phong cách làm việc nơi công sở của người Nhật.

1.Đúng giờ trong mọi công việc.

Đây là 1 yếu tố vô cùng quan trọng và được thể hiện rõ ràng hàng ngày tại Framgia. Kinh nghiệm đau đớn từ bản thân tôi cũng như các anh chị tiền bối khác dù chỉ đi muộn 1 phút cũng sẽ bị trừ lương với số tiền ngày càng tăng dần. Điều này xuất phát từ việc người dân Nhật cực kỳ đề cao giá trị của "kao" - thể diện, bao gồm niềm tự hào cá nhân, danh tiếng và địa vị xã hội. Cách đơn giản nhất để giữ thể diện là luôn đến đúng giờ trong mọi công việc.

2.Kiên trì bám trụ tại văn phòng sau giờ làm việc.

Đối với người Nhật, 5 giờ chiều chỉ là giờ tan việc có tính chính thức, nhưng sau đó, giờ làm việc không chính thức được tiếp diễn đến tối (nếu không có ngoại lệ nào khác). Cá nhân tôi cũng đã chứng kiến nhiều lần trong công ty mọi người vẫn hăng say làm việc quên giờ về.

Người Nhật rất yêu công việc của mình và họ luôn quan niệm sống để làm việc chứ không phải làm việc để sống. Họ cảm thấy hạnh phúc khi được làm việc và cống hiến công sức của mình cho xã hội. Hơn nữa, việc làm thêm giờ còn chứng minh cho sự siêng năng, thái độ làm việc chăm chỉ, và khao khát bản thân trưởng thành nhiều hơn qua công việc. Nhờ đó, chỗ đứng của họ trong công ty cũng như trong xã hội sẽ được thiết lập và củng cố vững chắc theo thời gian.

3.Làm việc hết sức, chơi cũng hết mình.

Sau một ngày làm việc không ngừng nghỉ, người Nhật Bản luôn tìm cách để giải tỏa stress. Theo như những gì tôi tìm hiểu được, địa điểm yêu thích của họ sau giờ làm thường là quán ăn hoặc quán karaoke vì đây là nơi họ có thể trút bầu tâm sự cũng như hát hò thoải mái cùng đồng nghiệp. Điều này không những giúp họ lấy lại cân bằng mà còn thắt chặt cũng như củng cố tinh thần đồng đội. Bình thường trong công việc, người Nhật khá cứng nhắc, lịch sự nhưng sẽ trở nên cởi mở, thân thiện sau vài chai bia.

4.Sống vì tập thể và làm việc theo từng nhóm.

Trong công việc, người Nhật Bản thường sử dụng phương pháp làm việc theo nhóm để tạo sự liên kết chặt chẽ cũng như thúc đẩy sự cố gắng của mọi thành viên và đòi hỏi họ quan tâm đến nhiều nhiệm vụ hơn là một nhiệm vụ cụ thể (Tôi thực sự ấn tượng khi được chứng kiến khách hàng của mình đang đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ cùng một lúc dù mỗi nhiệm vụ lại có nét đặc trưng khác nhau)

Trong xã hội Nhật Bản, vai trò tập thể được đánh giá rất cao và tinh thần đồng đội trở thành yếu tố tiên quyết đối với sự thành công của một tập thể, nói riêng là của 1 doanh nghiệp. Người dân Nhật luôn quan niệm “Thành công của họ là do nỗ lực của cả tập thể chứ không phải phút xuất thần của 1 cá nhân”.

Trên đây là 4 đặc điểm cơ bản trong phong cách làm việc của người Nhật Bản. Chúng giúp chúng ta hiểu hơn về quan điểm cũng như con người của họ trong công việc, nhờ vậy tìm ra cách làm việc với nhau sao cho đạt kết quả nhau cao nhất và các bên đều cảm thấy thoải mái, hài lòng về nhau. Tôi xin được đưa ra tiếp một vài chú ý nhỏ khi giao tiếp và làm việc với họ:

• Người Nhật thường không từ chối để tránh làm mất lòng đối tác hoặc giữ thể hiện. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể nhận biết những dấu hiệu cho thấy họ không đồng ý như chuyển chủ đề nói chuyện hoặc im lặng
• Họ cũng cần nhiều thời gian để đàm phán. Theo kinh nghiệm thực tế từ bản thân tôi khi làm việc tại Framgia, mỗi khi họp buổi sáng trước khi làm việc hoặc họp buổi chiều trước khi tan sở hoặc những buổi họp định kỳ (họ thường tổ chức nhiều cuộc họp để thu thập thông tin), tất cả mọi người trong các nhóm của 1 team đều tham gia để nắm hết những gì được trình bày chứ không cử đại diện cho từng nhóm tham gia. Hơn thế nữa, để thảo luận cũng như đi đến quyết định cuối cùng với họ cần 1 khoảng thời gian chứ không thể chốt ngay trong vài buổi họp ngắn ngủi.
• Tên mọi người trong giao tiếp đều thêm hậu tố “san” vì nó là một trong nhiều kính ngữ họ sử dụng để thể hiện thái độ kính trọng, tương tự như “Mr.”/ “Mrs.”/ “Ms.” trong tiếng Anh.
• Tôi cũng nghe một vài người bạn bị nhầm lẫn khi sử dụng từ “Sayonara” với ý nghĩa là chào tạm biệt. Nhưng thực chất nó mang ý nghĩa là “Vĩnh biệt”. Do đó, các bận cần chú ý khi sử dụng từ này trong giao tiếp hàng ngày.