Khi bắt đầu tìm hiểu về chuyển đổi số, bạn có thể tự hỏi: “Doanh nghiệp ít dữ liệu như tôi có cần Data Governance không?” Và câu trả lời luôn là có. Bởi Data Governance không chỉ dành cho các tập đoàn lớn; nó là nền tảng để bất kỳ doanh nghiệp nào quản lý, khai thác và bảo vệ tài sản dữ liệu của mình.

Vậy, các bước triển khai Data Governance cho doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết, dựa trên khuyến nghị từ các tổ chức uy tín như Gartner, Google Cloud, AWS và DAMA-DMBOK.

Vì sao doanh nghiệp cần triển khai Data Governance?

Dữ liệu đang tăng trưởng nhanh hơn bao giờ hết. Kể cả với doanh nghiệp của bạn, dữ liệu về khách hàng, vận hành, bán hàng, marketing… cũng trở thành tài sản quan trọng. Một chương trình Data Governance bài bản mang lại:

• Giảm sai lệch dữ liệu: giảm lỗi nhập liệu, dữ liệu thiếu hoặc trùng lặp.
• Tối ưu vận hành: các bộ phận dùng chung dữ liệu thống nhất
• Đảm bảo tuân thủ: phù hợp các quy định như GDPR, PDPA.
• Nâng cao hiệu quả ra quyết định: thông tin chính xác giúp ra quyết định nhanh hơn và tự tin hơn.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai Data Governance?

Một số yếu tố nền tảng giúp việc triển khai thuận lợi hơn:

• Xác định mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp muốn giải quyết bằng dữ liệu.
• Xác lập phạm vi ban đầu: bắt đầu từ 1-2 mảng như Sales hoặc Marketing.
• Cần có người chịu trách nhiệm: thường là trưởng bộ phận hoặc người quản lý dữ liệu.
• Nhận diện hệ thống dữ liệu đang có: CRM, POS, Excel, phần mềm kế toán…

Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá tình trạng dữ liệu hiện tại:

Bước 1: Doanh nghiệp nên bắt đầu Data Governance từ mục tiêu nào?

Theo Gartner, mọi chương trình Data Governance hiệu quả cần gắn liền với mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp nên tập trung vào 3 mục tiêu dễ thấy nhất:

• Tăng hiệu quả vận hành – giảm lỗi dữ liệu, tiết kiệm thời gian.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng – thông tin khách hàng thống nhất, chính xác.
• Hỗ trợ ra quyết định – dữ liệu sạch để phân tích nhanh.

Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một cửa hàng nhỏ, dữ liệu khách hàng nằm rải rác ở các nền tảng khác nhau như Excel, Facebook và Zalo. Các chương trình chăm sóc khách hàng bị trùng lặp hoặc gửi sai đối tượng. Trong trường hợp như vậy, việc đặt mục tiêu “Chuẩn hóa dữ liệu khách hàng trong 30 ngày” sẽ là bước mở đầu hợp lý.

Bước 2: Ai là người chịu trách nhiệm Data Governance trong doanh nghiệp?

Không phải doanh nghiệp nào cũng có Chief Data Officer (CDO). Vậy ai sẽ phụ trách?

• Data Owner: người sở hữu dữ liệu (thường là trưởng bộ phận).
• Data Steward: người giữ vai trò giám sát và vận hành dữ liệu hằng ngày.
• Người hỗ trợ kỹ thuật: có thể là IT hoặc đơn vị tư vấn bên ngoài.

Vai trò có thể được tối giản: Vai trò Trách nhiệm chính Data Owner Phê duyệt quy định, quyết định thay đổi dữ liệu Data Steward Giám sát chất lượng dữ liệu, kiểm tra nhập liệu đúng quy chuẩn IT/External Consultant Hỗ trợ công cụ, bảo mật, đồng bộ dữ liệu

Bước 3: Doanh nghiệp nên áp dụng tiêu chuẩn dữ liệu như thế nào?

DAMA-DMBOK khuyến nghị rằng mọi doanh nghiệp - “even small businesses” - nên thiết lập Data Standards. Các tiêu chuẩn này giúp dữ liệu thống nhất và dễ quản lý.

Một số tiêu chuẩn cơ bản doanh nghiệp nên áp dụng:

• Chuẩn đặt tên dữ liệu (naming convention)
• Quy tắc nhập dữ liệu (data entry rules)
• Quy tắc kiểm tra dữ liệu định kỳ
• Quy định ai được sửa hoặc xóa dữ liệu

Ví dụ thực tế từ Google Cloud nhấn mạnh rằng tiêu chuẩn hóa dữ liệu là nền tảng giúp giảm lỗi và tối ưu phân tích.

Bước 4: Làm thế nào để xây dựng quy trình quản lý dữ liệu cho doanh nghiệp?

**Quy trình triển khai **

• Quy trình Data Governance không cần quá phức tạp. Bắt đầu bằng 3 quy trình cốt lõi:
• Quy trình nhập liệu chuẩn hóa
• Quy trình kiểm tra và làm sạch dữ liệu định kỳ
• Quy trình phân quyền truy cập dữ liệu

Các bước triển khai quy trình

• Xác định nguồn nhập liệu
• Quy định các trường thông tin bắt buộc
• Thiết lập quy trình kiểm tra sai sót
• Cập nhật và báo cáo định kỳ

Bước 5: Doanh nghiệp nên sử dụng công cụ nào để hỗ trợ Data Governance?

Theo AWS và Microsoft, doanh nghiệp không cần công cụ đắt tiền. Một số công cụ đơn giản vẫn đủ đáp ứng:

• Google Sheets / Excel: tạo quy chuẩn nhập liệu.
• Google Drive / SharePoint: lưu trữ và phân quyền.
• Notion / Confluence: ghi chép quy trình và tiêu chuẩn dữ liệu.
• CRM như HubSpot: quản lý khách hàng với phân quyền chuẩn hoá.

Một số công cụ nâng cao:

• Microsoft Purview - quản lý dữ liệu ở mức nâng cao
• AWS Glue Data Catalog - quản lý metadata

Bước 6: Doanh nghiệp cần giám sát và đánh giá Data Governance ra sao?

Giám sát là bước quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Các chỉ số cần theo dõi bao gồm:

• Tỷ lệ dữ liệu thiếu hoặc sai sót
• Tần suất trùng lặp dữ liệu
• Tỷ lệ tuân thủ quy trình nhập liệu
• Số lượng sự cố về truy cập dữ liệu

Doanh nghiệp có thể đánh giá theo bảng sau:

Bước 7: Làm sao để duy trì và mở rộng Data Governance khi doanh nghiệp lớn mạnh?

Gartner khuyến nghị phương pháp "Start small, scale fast". Doanh nghiệp nên:

• Bắt đầu ở phạm vi hẹp (1 phòng ban)
• Mở rộng sang các bộ phận khác
• Liên tục cập nhật tiêu chuẩn dữ liệu
• Đào tạo định kỳ cho nhân sự mới

Khi doanh nghiệp phát triển, Data Governance không chỉ là quản lý dữ liệu, mà còn là nền tảng cho phân tích nâng cao, tự động hóa và AI.

Kết luận: Doanh nghiệp có thực sự cần Data Governance?

Câu trả lời là có, và càng bắt đầu sớm thì lợi ích càng lớn. Data Governance không phải điều xa xỉ; nó là nền tảng để doanh nghiệp:

• Dễ dàng quản lý dữ liệu
• Tối ưu vận hành
• Giảm sai sót
• Hỗ trợ ra quyết định chính xác Với các bước triển khai Data Governance cho doanh nghiệp được trình bày ở trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt đầu ngay từ hôm nay với chi phí thấp nhưng hiệu quả cao.

Công ty TNHH Giải pháp Phân tích Dữ liệu Insight Data (INDA) là đơn vị hàng đầu cung cấp các dịch vụ và giải pháp về dữ liệu và trí tuệ nhân tạo (AI). Với chuyên môn sâu trong lĩnh vực Big Data và Data Analytics, chúng tôi cung cấp danh mục dịch vụ toàn diện bao gồm tư vấn và triển khai, thuê ngoài nhân sự IT, đào tạo và cung cấp bản quyền phần mềm.

Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn cam kết đề cao chất lượng, tính chuyên nghiệp và sự thấu hiểu khách hàng - đồng hành cùng doanh nghiệp để mang đến những giải pháp phù hợp, hiệu quả, giúp khai mở tối đa tiềm năng từ dữ liệu.

Một số dịch vụ cơ bản INDA đang cung cấp:

• Triển khai kho dữ liệu: Tư vấn, xây dựng, hỗ trợ về Data Warehouse và di chuyển Data Warehouse lên cloud.
• Dịch vụ phát triển phần mềm: Tư vấn và hỗ trợ trang bị giấy phép phần mềm bản quyền (License).
• Dịch vụ Outsourcing - Cho thuê nhân sự ngành Data: Tuyển dụng và sàng lọc ứng viên, có phương án dự phòng thay thế nhân sự kịp thời.
• Dịch vụ Xây dựng Báo cáo BI: Cung cấp giải pháp chuyên sâu về Power BI.