Assets trong Jira Service Management - công cụ quản lý tài sản CNTT tối ưu dành cho doanh nghiệp

Hãy tưởng tượng một giải pháp giúp bạn kiểm soát và quản lý các tài sản của công ty một cách hiệu quả hơn. Đó chính là quản lý tài sản CNTT và quản lý cấu hình - một trong những quy trình cốt lõi của ITSM (Quản lý dịch vụ công nghệ thông tin). Với việc tối ưu hóa quy trình này, doanh nghiệp của bạn có thể duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ CNTT, đồng thời tiết kiệm chi phí đáng kể.

Được phát triển bởi Atlassian, Atssets là công cụ được tích hợp vào sản phẩm Jira Service Management, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ CNTT và duy trì hệ thống quản lý tài sản tối ưu.

Cùng AgileOps khám phá về công cụ này và hiệu quả của nó mang lại cho doanh nghiệp trong bài viết sau đây.

Định nghĩa Quản lý tài sản CNTT và quản lý cấu hình

Khái niệm Quản lý tài sản CNTT

Tài sản CNTT, hay IT asset, chính là các thành phần vật lý hoặc ảo hóa liền quan đến CNTT. Để được xem xét là một tài sản CNTT, những thành phần này cần phải có giá trị có thể quy đổi ra tiền (monetary value).

Quản lý tài sản CNTT, còn được biết đến là IT asset management (ITAM), gồm quy trình kiểm soát và quản lý các tài sản CNTT để đảm bảo mọi tài sản được sử dụng, bảo trì một cách hiệu quả, cũng như nâng cấp và thanh lý kịp thời. Quy trình này bao gồm việc sử dụng dữ liệu tài chính, hợp đồng và các dữ liệu tồn kho để ra quyết định chiến lược về tài sản. Mục tiêu chính là tối ưu hóa giá trị sử dụng, kiểm soát rủi ro, đồng thời hỗ trợ quản lý chi phí cũng như vòng đời của tài sản CNTT.

Ví dụ: Quản lý thời hạn sử dụng bản quyền phần mềm, quản lý số lượng thiết bị điện tử đã cấp phát cho nhân viên, hay thông tin về phòng ban, chức vụ của các nhân viên.

Khái niệm Quản lý cấu hình

Mục cấu hình, hay configuration item (CI), là các thành phần thuộc hệ thống CNTT cần được theo dõi và quản lý, nhằm đảm bảo hệ thống CNTT được triển khai, vận hành, và hoạt động một cách liên tục.

Bất cứ sự thay đổi nào gây gián đoạn đến từng CI đơn lẻ, đều có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống hoặc dịch vụ mà CI đó tham gia hình thành.

Ví dụ: Hoạt động cập nhật định kỳ chứng chỉ bảo mật SSL cho website và lưu trữ API key vào ứng dụng được tích hợp.

Quản lý cấu hình, còn gọi là configuration management, giúp doanh nghiệp cập nhật một cách chính xác và đầy đủ thông tin về hệ thống cấu hình và các CI cấu tạo nên hệ thống đó, nhằm đảm bảo dịch vụ CNTT được thiết lập dựa trên hệ thống luôn hoạt động như dự kiến. Quy trình này cung cấp cái nhìn tổng quan về mối quan hệ giữa các tài sản CNTT và thông tin cấu hình, cũng như tác động của các thay đổi đối với các thành phần này.

Lưu ý: Tuy IT asset và CI có định nghĩa khác nhau, một số thành phần vừa được xem là IT asset lẫn CI.

Tầm quan trọng của quản lý tài sản CNTT và cấu hình?

Bên cạnh việc tối ưu chi phí cho doanh nghiệp và đảm bảo hệ thống dịch vụ CNTT hoạt động suôn sẻ, quản lý tài sản CNTT và quản lý cấu hình mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

• Kiểm soát và theo dõi cơ sở hạ tầng hiệu quả, từ đó đảm bảo sự toàn vẹn của tài sản CNTT và hệ thống cấu hình;
• Cải thiện sự hiểu biết về các sự cố (incident) và vấn đề (problem) nhằm giảm thời gian giải quyết chúng và hạn chế các rủi ro về an ninh mạng;
• Đáp ứng kịp thời các yêu cầu về tài chính, kiểm toán, quản trị và các quy định;
• Hỗ trợ cho quá trình lên chiến lược lâu dài của doanh nghiệp.
• Không chỉ mang lại hiệu suất cho quản lý vấn đề và sự cố, ITAM còn giúp quản lý thay đổi (change management). Ví dụ, để thay thế một server, nhóm IT cần xác định mối quan hệ giữa server với những CI liên quan như dữ liệu lưu trữ trên server, hay các dịch vụ server này đang cung cấp và mức độ ảnh hưởng mà các CI sẽ chịu bởi sự thay đổi này. Nhờ đó, nhóm IT có thể có kế hoạch thay đổi phù hợp.

Hệ thống quản lý tài sản

Hệ thống quản lý tài sản là sự kết hợp của cả quản lý tài sản CNTT và quản lý cấu hình. Quản lý tài sản CNTT giúp doanh nghiệp hiểu rõ về tài sản đang sở hữu để đưa ra các quyết định đúng đắn về bảo trì, nâng cấp tài sản hay các quyết định khác liên quan đến tài chính. Quản lý tài sản CNTT tập trung vào quản lý các nội dung (content), trong khi quản lý cấu hình lại tập trung vào bối cảnh (context). Nghĩa là, nó đòi hỏi sự nhận định về mối quan hệ giữa các tài sản CNTT đang sở hữu và mối liên hệ giữa chúng với nhau. Nắm rõ khái niệm và nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định nguyên nhân làm ảnh hưởng đến hệ thống dịch vụ CNTT và hạn chế tối đa các rủi ro.

Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa vòng đời của các tài sản và cấu hình CNTT, việc vận hành hệ thống quản lý tài sản tốt còn giúp doanh nghiệp tránh được những sự cố không mong muốn và giảm thiểu thiệt hại nhờ theo dõi và bảo dưỡng, cũng như cải thiện quy trình làm việc thông qua quy trình quản lý tài sản CNTT và cấu hình cụ thể và có hệ thống.

Assets là gì?

Hiểu được nhu cầu theo dõi và kiểm soát các tài sản vật lý cũng như ảo hóa của doanh nghiệp một cách trực quan, Atlassian xây dựng và phát triển công cụ Assets.

Assets được phát triển dựa trên nền tảng phần mềm Mindville Insight, hay còn gọi là Insight. Năm 2020, Atlassian mua lại phần mềm quản lý tài sản CNTT này nhằm hỗ trợ người dùng dùng trong việc quản lý và vận hành dịch vụ khách hàng. Đến năm 2022, Insight được đổi tên thành Assets và tích hợp vào sản phẩm Jira Service Management.

Assets “hiển thị” toàn mối quan hệ giữa các tài sản CNTT, CI và hệ thống dịch vụ của doanh nghiệp. Nó đóng vai trò như một cơ sở dữ liệu cung cấp toàn bộ thông tin về đối tượng lưu trữ, hay object, bao gồm cả phần cứng và phần mềm, thông tin nhân viên hay các CI khác. Thông qua việc tiếp cận và quản lý dữ liệu từ một nơi duy nhất là Assets, các phòng ban trong công ty từ phòng IT, DevOps hay phòng kinh doanh có thể dễ dàng xác định được các mục tiêu của tổ chức và phối hợp nhịp nhàng trong quá trình làm việc.

Khám phá tính năng nổi bật của Assets

Quản lý tài sản hiệu quả với Object schema

Object schema là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về tài sản CNTT, CI và tài nguyên khác, giúp người dùng hiểu rõ và hình dung trực quan hơn về mối liên quan mật thiết giữa chúng.

Object schema được “thiết kế” như lược đồ. Tại đây, các tài sản sẽ được phân loại theo thư mục, hay object type, cùng với thông tin chính xác về tài sản (attribute) như mô tả, trạng thái và chủ sở hữu. Các tài sản và CI được phân loại trong object type được gọi là object.

Tối ưu hóa quy trình làm việc với Automation

Vì Assets được tích hợp vào Jira Service Management, bạn có thể tận dụng tính năng Automation của Jira Service Management để thiết lập các lệnh tự động hóa, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian.

Ví dụ, khi nhân viên gửi yêu cầu (request) thay thế laptop làm việc mới, phòng IT sẽ ngay lập tức tiếp nhận request này cùng với thông tin và tình trạng của laptop mà nhân viên đó đang sử dụng. Các thông tin này bao gồm mẫu mã, thời điểm mua và bàn giao, thời hạn bảo dưỡng.

Khả năng tích hợp đa dạng và cho phép nhập dữ liệu vào hệ thống

Không những cho phép tích hợp với các công cụ đến từ các nhà phát triển hàng đầu trong lĩnh vực vận hành dịch vụ đám mây (cloud), quản lý tài sản và CMBD (cơ sở quản lý cấu hình) như AWS, Google Cloud, Azure, Jamf và SCCM, Asset còn hỗ trợ đa dạng các dịnh dạng dữ liệu từ CSV, JSON đến LDAP. Với các định dạng dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng cập nhật file thiết lập sẵn vào object type. Qua đó, đảm bảo các tài sản luôn được cập nhật đầy đủ và kịp thời.

Tận dụng sức mạnh của Assets

Assets cho phép doanh nghiệp liên kết tài sản/CI với yêu cầu dịch vụ, sự cố, vấn đề, thay đổi và công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng, góp phần nâng cao hiệu quả trong việc vận hành dịch vụ CNTT. Được xây dựng và phát triển với cấu trúc dữ liệu mở và linh hoạt, cả bộ phận IT hay DevOps và bộ phận kinh doanh - vận hành đều có thể sử dụng Assets để quản lý tài sản và nguồn lực.

Liên hệ ngay với AgileOps - đối tác giải pháp của Atlassian tại Việt Nam để được tư vấn và tìm hiểu thêm về cách triển khai quy trình ITSM hoàn hảo.