8 phần mềm quản lý dự án xây dựng tôi đã thử

Phần mềm quản lý dự án xây dựng đang được nhiều nhà thầu, ban quản lý dự án và chủ đầu tư tìm kiếm để theo dõi tiến độ thi công, chi phí và nhân sự trên cùng một hệ thống thay vì quản lý rời rạc qua email, Excel hoặc bản vẽ giấy. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các phần mềm quản lý dự án xây dựng đang được sử dụng phổ biến, mỗi phần mềm phù hợp với một quy mô công trình và cách vận hành khác nhau.

1. SlimCRM

SlimCRM là lựa chọn đáng cân nhắc cho nhà thầu vừa và nhỏ chưa cần đến các tính năng chuyên sâu như BIM hay nhật ký công trình số hóa. Trong các dự án tôi từng hỗ trợ triển khai, nhiều đội thi công dân dụng chọn SlimCRM không phải vì tính năng xây dựng chuyên biệt, mà vì họ đang phải quản lý cả khách hàng, báo giá và công việc nội bộ trên ba công cụ khác nhau, và chỉ cần một chỗ để gộp lại.

Tính năng nổi bật:

• Xem tổng quan tiến độ dự án theo biểu đồ Gantt, lọc theo thành viên phụ trách hoặc theo từng mốc tiến độ.
• Gắn từng đầu việc vào đúng dự án, đính kèm bản vẽ hoặc hồ sơ liên quan và gắn nhãn để dễ tìm lại sau này.
• Thiết lập công việc lặp lại theo tuần hoặc theo chu kỳ cho các hạng mục giám sát định kỳ tại công trình.
• Ghi nhận thời gian thực hiện cho từng đầu việc, thuận tiện khi cần tính công cho đội thi công nội bộ.
• Xuất hóa đơn ngay theo từng dự án khi công trình chuyển sang trạng thái đang thực hiện hoặc đã hoàn thành.
• Quản lý hợp đồng thi công với mẫu soạn sẵn và tự động nhắc hạn khi hợp đồng sắp hết hiệu lực.
• Có ứng dụng (app) trên điện thoại.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng như SlimCRM phù hợp nhất với nhà thầu quy mô vừa và nhỏ, đội thi công dân dụng hoặc đơn vị vừa làm xây dựng vừa cần chăm sóc khách hàng, hơn là các tổng thầu có công trình lớn cần quản lý khối lượng thi công phức tạp.

2. FastCons

Nhiều nhà thầu vừa và nhỏ tại Việt Nam chọn FastCons, một phần mềm quản lý dự án xây dựng được xây dựng riêng cho ngành, không phải bản chỉnh sửa từ công cụ quản lý công việc dùng chung cho mọi lĩnh vực. Một số khách hàng từng chia sẻ với tôi rằng điều họ thích ở FastCons là đội thi công có thể nhập nhật ký công trình ngay trên điện thoại buổi tối, thay vì phải nhớ để ghi sổ tay rồi báo lại văn phòng vào hôm sau.

Tính năng quản lý dự án nổi bật:

• Quản lý nhật ký công trình hàng ngày, ghi nhận nhân công, vật tư và tiến độ thi công thực tế tại hiện trường
• Theo dõi khối lượng thi công hoàn thành so với kế hoạch ban đầu, phát hiện sớm phần việc bị chậm
• Quản lý hồ sơ, bản vẽ và tài liệu kỹ thuật theo từng dự án, phân quyền xem theo vai trò
• Lập và theo dõi tiến độ bằng biểu đồ Gantt riêng cho từng hạng mục công trình
• Báo cáo tiến độ và chi phí thi công theo thời gian thực, gửi trực tiếp cho ban quản lý dự án hoặc chủ đầu tư
• Ứng dụng di động cho phép đội thi công cập nhật nhật ký ngay tại công trường không cần quay về văn phòng

3. IBOM

IBOM là phần mềm quản lý dự án xây dựng hướng đến toàn bộ vòng đời một công trình, từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, đấu thầu, thi công cho đến nghiệm thu và thanh quyết toán, phù hợp với chủ đầu tư và tổng thầu quản lý dự án có tổng mức đầu tư lớn.

Tính năng của phần mềm IBOM:

• Quản lý và lưu trữ bản vẽ thiết kế theo từng bộ môn và từng giai đoạn thiết kế
• Biểu đồ báo cáo tổng tiến độ công trình kèm hình ảnh thực tế cập nhật theo thời gian
• Tự động cảnh báo khi tiến độ thực tế lệch so với kế hoạch đã được phê duyệt
• Tự động cảnh báo khi chi phí thực hiện có nguy cơ vượt tổng mức đầu tư đã duyệt
• Hỗ trợ giai đoạn đấu thầu, nghiệm thu và thanh quyết toán công trình trên cùng một hệ thống
• Tích hợp quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ dự án tập trung cho nhiều phòng ban cùng truy cập

4. GXD

GXD quen thuộc với dân dự toán và quản lý chi phí xây dựng hơn là quản lý tiến độ thi công thuần túy, vì phần mềm bắt nguồn từ công cụ lập dự toán chạy trên nền Excel trước khi mở rộng sang các phân hệ quản lý dự án và quyết toán. Nhiều kỹ sư dự toán lâu năm vẫn quen gọi đùa GXD là bản Excel được nâng cấp, vì họ có thể giữ nguyên thói quen làm việc trên bảng tính mà vẫn có thêm các công cụ tính toán chuyên ngành.

Tính năng nổi bật:

• Lập dự toán chi phí xây dựng, tự động chiết tính đơn giá từ giá vật liệu, giá nhân công và giá ca máy
• Lập dự toán chi phí thiết bị gồm mua sắm, lắp đặt và thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị
• Chạy trên nền Excel nên tận dụng được toàn bộ hàm, lệnh và khả năng tùy biến bảng tính sẵn có
• Lập giá chào thầu và dùng trực tiếp số liệu đó để thanh toán khối lượng hoàn thành, tránh phải tính lại từ đầu
• Xuất báo cáo quản lý dự án theo phương pháp giá trị thu được EVM để đánh giá hiệu quả tiến độ và chi phí
• Có phân hệ quản lý chất lượng riêng để theo dõi các tiêu chí nghiệm thu công trình

5. Procore

Nếu công trình của bạn có đối tác hoặc nhà thầu phụ nước ngoài, Procore là cái tên quen thuộc vì đây là một trong những phần mềm quản lý dự án xây dựng được dùng phổ biến nhất trên thế giới, đặc biệt ở các dự án thương mại quy mô vừa và lớn.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý toàn bộ hồ sơ dự án, bản vẽ và các thay đổi thiết kế trên cùng một nền tảng
• Theo dõi ngân sách và chi phí phát sinh theo từng hạng mục công trình theo thời gian thực
• Quản lý quy trình đấu thầu và lựa chọn nhà thầu phụ ngay trên phần mềm
• Kết nối nhiều bên liên quan gồm chủ đầu tư, nhà thầu chính và nhà thầu phụ trong cùng một dự án
• Quản lý chất lượng và an toàn công trình bằng các checklist và biểu mẫu kiểm tra số hóa
• Ứng dụng di động cho phép cập nhật tiến độ, chụp ảnh hiện trường ngay tại công trường

6. Autodesk Construction Cloud

Autodesk Construction Cloud phù hợp với các dự án có sử dụng mô hình BIM, đặc biệt là những công trình lớn cần phối hợp chặt chẽ giữa đội thiết kế, đội thi công và các bộ môn kỹ thuật khác nhau ngay từ giai đoạn thiết kế. Đây thường là lựa chọn của các đơn vị đã đầu tư bài bản vào quy trình BIM, không phải điểm khởi đầu cho nhà thầu mới làm quen với phần mềm quản lý dự án.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý mô hình BIM và tự động phát hiện xung đột giữa các hạng mục thiết kế trước khi thi công
• Theo dõi chất lượng và an toàn công trình thông qua các checklist số hóa theo tiêu chuẩn ngành
• Quản lý tài liệu và bản vẽ theo phiên bản, tránh nhầm lẫn giữa các lần cập nhật thiết kế
• Phối hợp giữa nhiều bộ môn thiết kế như kết cấu, cơ điện và kiến trúc trên cùng một mô hình
• Theo dõi tiến độ thi công thực tế và so sánh với kế hoạch bằng biểu đồ trực quan
• Báo cáo tiến độ dự án cho nhiều bên liên quan cùng theo dõi, kể cả chủ đầu tư ở nước ngoài

7. MISA AMIS

MISA AMIS Công việc, giống như SlimCRM, không phải là phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên biệt mà là công cụ quản lý công việc và dự án dùng chung cho mọi ngành nghề, hiện có hơn 250.000 doanh nghiệp sử dụng. Điều khiến nhiều công ty xây dựng vẫn chọn MISA AMIS không nằm ở phần quản lý tiến độ thi công, mà ở khả năng liên kết với các phân hệ kế toán, tài sản cố định và dòng tiền trong cùng hệ sinh thái AMIS, những phần việc chiếm không ít thời gian của bộ phận tài chính tại các công ty xây dựng.

Tính năng tham khảo:

• Lập kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ từng công việc trên nền tảng hợp nhất
• Báo cáo số lượng công việc và mức độ hoàn thành theo từng nhân viên hoặc từng dự án
• Quản lý tài sản cố định và tính khấu hao, phù hợp với công ty xây dựng có nhiều máy móc và thiết bị thi công
• Quản lý hoạt động đầu tư xây lắp và quản trị dòng tiền liên kết trực tiếp với phân hệ kế toán MISA
• Ứng dụng di động trên cả Android và iOS để theo dõi công việc mọi lúc

8. Buildertrend

Buildertrend được thiết kế riêng cho nhà thầu xây dựng nhà ở và cải tạo, nơi việc giữ liên lạc minh bạch với chủ nhà quan trọng không kém việc quản lý tiến độ thi công. Với các đơn vị nhận thầu xây nhà trọn gói, đây là điểm khác biệt lớn nhất so với các phần mềm thiên về công trình thương mại như Procore hay RedTeam, vốn không đặt nặng trải nghiệm của khách hàng cuối.

Một số chức năng nổi bật:

• Quản lý tiến độ thi công theo từng giai đoạn xây nhà, từ móng đến hoàn thiện
• Cổng thông tin dành riêng cho khách hàng theo dõi tiến độ và duyệt các thay đổi phát sinh
• Quản lý báo giá và hợp đồng với khách hàng ngay trên phần mềm
• Lên lịch thi công và tự động thông báo khi có thay đổi lịch cho các bên liên quan
• Quản lý đơn đặt hàng vật tư và theo dõi chi phí vật liệu theo từng hạng mục
• Trao đổi trực tiếp với khách hàng và nhà thầu phụ ngay trong phần mềm, lưu lại lịch sử trao đổi

Mỗi phần mềm quản lý dự án xây dựng trong danh sách này phù hợp với một nhóm nhu cầu khác nhau, từ nhà thầu dân dụng nhỏ đến tổng thầu công trình lớn có yếu tố quốc tế. Qua nhiều lần tư vấn triển khai, tôi nhận ra sai lầm phổ biến nhất không phải là chọn sai phần mềm, mà là chọn phần mềm có quá nhiều tính năng so với quy mô công trình thực tế, khiến đội thi công ngại dùng và cuối cùng lại quay về ghi sổ tay. Phần mềm quản lý dự án xây dựng phù hợp nhất vẫn là phần mềm khớp với quy mô công trình, ngân sách và mức độ chuyên sâu bạn thực sự cần. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết.