5S và các bước tiến hành cụ thể (phần 1)

5S là gì?

5S là một công cụ đơn giản để tổ chức nơi làm việc theo lối sạch sẽ, hiệu quả và an toàn để nâng cao năng suất, quản lí trực quan và để đảm bảo tiêu chuẩn làm việc.

Hầu hết các định nghĩa khác của 5S và các mô tả trên mạng tập trung chủ yếu vào khía cạnh thẩm mỹ và tính hiệu quả đạt được nhờ áp dụng 5S mà lờ đi mục đích thực sự của 5S; chính là đưa ra các tiêu chuẩn thực tiễn vẫn hành để đảm bảo cách làm việc hiệu quả, có thể lặp lại, và an toàn.

Tiêu chuẩn hóa cách làm việc giúp bạn có một nền tảng vững chắc để xây dựng nên những cải tiến thông qua áp dụng công cụ tinh gọn. Một trong những yếu tố quan trọng nhất của 5S là giúp phát hiện vấn đề vướng mắc dễ dàng hơn.

5S là một chu trình thực hiện theo nhóm và nên được vận dụng bởi những người làm việc trong khu vực mà các nguyên lí 5S được áp dụng, nó không phải là một công cụ mà cso thể dùng bởi người ngoài khu vực - không có hiểu biết và sự cộng tác với những người bên trong khu vực đó.

5S là một cách để tổ chức nơi làm việc và thực hành công việc cũng như là một triết lý làm việc tổng quát. Nó được phân ra thành 5 giai đoạn, mỗi giai đoạn được đặt tên sau mỗi từ tiếng Nhật khác nhau bắt âm từ chữ cái “S”; (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) do đó được đặt tên là 5 S.

5 giai đoạn riêng biệt là:

- 5S Seiri; Lựa chọn, Dọn dẹp, Phân loại

-5S Seiton; Ngăn nắp, đơn giản hóa, thiết lập trật tự

-5S Seiso; Quét tước, lau chùi, làm sạch và kiểm tra

-5S Seiketsu; Tiêu chuẩn hóa, bình ổn hóa, Tuân thủ

-5S Shitsuke; Duy trì, tự giác, và rèn luyện.

Và để hoàn thiện, một vài công ty thêm 1 chữ “S” thứ 6 đó là An toàn.

I.5S Seiri hoặc phân loại

5S Seiri hay Phân loại là bước đầu tiên của 5S, chính là phân loại mớ lộn xộn từ những vật dụng trong nơi làm việc mà thực sự cần dùng đến. Bước này yêu cầu nhóm di dời tất cả vật dụng mà rõ ràng không thuộc về khu vực làm việc và chỉ dể lại những thứ cần thiết cho công việc.

Hình 1: 5S-Seiri

Các bước cụ thể:

1. Nhìn xung quanh nơi làm việc cùng với đồng nghiệp để khám phá và xác định các vật dụng không cần thiết để hoàn thành công việc
2. Xây dựng các tiêu chí cho những vật dụng không dùng đến
3. Chụp ảnh mô tả lại lúc trước khi bắt đầu..
4. Môt phương phát hiệu quả để lưu lại quá trình là đính kèm những vật dụng không cần thiết.
5. Trong khi làm bước 4, hãy tự trả lời các câu hỏi: Vật dụng này có cần thiết không? Nếu cần, thì số lượng là bao nhiêu? Nếu cần, thì tần suất sử dụng như thế nào? Nếu cần, thì nên đặt ở đâu? Ai là người chịu trách nhiệm chính cho vật dụng này ( hỏi rõ người đó) Còn bất kì vật dụng không cần thiết nào bừa bãi tại chỗ làm không? Còn các công cụ hoặc nguyên liệu gì bỏ lại trên sàn không?
6. Tìm nơi cất những vật dụng không dùng đến
7. Nếu quá khó để quyết định một vật dụng là cần thiết hay không, đánh dấu nó và để riêng ra một khu vực.
8. Phân loại các vật dụng theo tần suất sử dụng.
9. Các vật dụng hoặc thiết bị sử dụng hàng giờ hoặc hàng ngày nên được để trng tầm với để thuận tiện sử dụng
10. Các vật dụng hay thiets bị sử dụng 1 tuần một lần hoặc 1 tháng một lần nên được để trong khu vực làm việc.
11. Các vật dụng hoặc thiết bị hiếm khi dùng nên cất giữ tại một địa điểm xa hơn.
12. Các vật dùng không cần thiết nên được cất vào kho.
13. Các phòng ban riêng lẻ nên có chỗ riêng để cất giữ đồ của mình.
14. Nơi cất đồ nên dễ nhìn và đánh dấu rõ ràng để tiện cho việc quản lí.
15. Trưng bày ảnh các vật dụng và gắn nó lên bảng thông tin công cộng để mọi người dễ theo dõi.

16.Trách nhiệm giữ kho nên được chỉ định ngay từ khâu sàng lọc vật dụng.

17.Các vật dụng trong kho nên được giữ gìn từ 3 đến 4 tháng. Nếu vật dụng không cần thiết cho công việc, nên tìm cách thanh lí. Cần trao đổi kế hoạch thanh lí với người đã dùng vật dụng này hoặc đang sử dụng vật dụng cùng loại tương tự.

18. Các vật dụng nên được chuyển tới kho của công ty trước khi thanh lí.
19. Giám đốc cơ sở vật chất hoặc người có thẩm quyền phải định giá vật dụng.

20.Việc thanh lí có thể làm theo nhiều cách: Đưa tới ban/ phòng khác nơi cần vật dụng đó. Bán cho người ngoài công ty

21.Tiêu hủy những vật dụng đã hỏng hoặc vô giá trị 22. Chụp ảnh “sau khi” khi kết thúc bước đầu tiên của 5S.

(còn tiếp - theo isixsigma.com và http://leanmanufacturingtools.org)