5 LOẠI TÀI LIỆU MÀ NHÀ PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ TẠO RA

Bí quyết thành công là nhận ra tiềm năng của tài liệu không chỉ là công cụ tạo hồ sơ mà còn là phương tiện phân tích, suy nghĩ và hỗ trợ ra quyết định cho công ty. Cùng điểm qua năm loại tài liệu yêu cầu khác nhau mà mọi nhà phân tích nghiệp vụ nên làm quen và bắt đầu sử dụng trên phần lớn các loại tài liệu này trong các dự án.

1. Bản đặc tả phạm vi dự án

Bản đặc tả phạm vi dự án là loại tài liệu đầu tiên bạn nên soạn thảo đối với hầu hết mọi loại dự án. Nó thiết lập các thông số của dự án. Bản đặc tả phạm vi dự án phản hồi một cách hiệu quả các câu hỏi sau trong đặc tả yêu cầu này: Chúng ta đang cố gắng giải quyết vấn đề gì? Công ty cần gì? Mức độ của giải pháp của vấn đề là gì? Chúng ta giải quyết vấn đề đó từ góc độ cấp cao như thế nào? Câu trả lời xuất hiện như thế nào? Câu hỏi cuối cùng là: Việc đầu tư để giải quyết vấn đề đó có đáng không? Dự án này có mang lại lợi tức đầu tư tích cực không? Tất nhiên, những loại câu hỏi này có thể có câu trả lời theo định dạng hoành tráng trong môi trường linh hoạt. Tuy nhiên, bất kể định dạng, tài liệu hoặc phương pháp nào bạn chọn, bạn phải hiểu rõ vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết và giải pháp cấp cao mà bạn nghĩ đến để xác định phạm vi dự án một cách hợp lý và đảm bảo sự hỗ trợ của các bên liên quan cấp cao.

2. Kế hoạch phân tích kinh doanh

Kế hoạch phân tích kinh doanh là loại tài liệu yêu cầu tiếp theo sau khi bạn có phạm vi. Thông thường, một nhà phân tích nghiệp vụ sẽ soạn thảo một kế hoạch nêu chi tiết các quy trình phân tích, xác nhận và xác minh yêu cầu, cũng như ai chịu trách nhiệm về những gì trong khuôn khổ dự án phân tích kinh doanh. Phương pháp phân tích kinh doanh hoặc phát triển phần mềm được công ty sử dụng sẽ thường xuyên đóng vai trò là nền tảng cho kế hoạch phân tích kinh doanh.

3. Tài liệu quy trình kinh doanh

Đã đến lúc bắt đầu xem xét các chi tiết cụ thể khi phạm vi đã được thiết lập, kế hoạch của bạn đã sẵn sàng và bạn đã biết đích đến của mình. Việc phân tích quy trình kinh doanh gần như luôn có ý nghĩa trước khi đi sâu vào giải pháp phần mềm hoặc các yêu cầu chức năng, bất chấp sự thôi thúc liên tục phải làm khác đi.

Sơ đồ dòng quy trình, đôi khi được gọi là sơ đồ quy trình công việc hoặc bản đồ quy trình, được sử dụng để phân tích quy trình kinh doanh. Từ quan điểm của bên liên quan hoặc người dùng cuối, nó hiển thị các nét khái quát của toàn bộ quy trình. Với sự trợ giúp của loại mô hình trực quan này, bạn có thể thu thập nhiều thông tin và thiết lập sự hiểu biết chung về quy trình của mình cho cả trạng thái hiện tại và tương lai một cách nhanh chóng.

Quan điểm kinh doanh của cả quy trình kinh doanh ở trạng thái hiện tại và quy trình kinh doanh ở trạng thái dự định trong tương lai của bạn là rất quan trọng. Khi nói đến loại tài liệu thứ ba này - tài liệu về quy trình kinh doanh. Điều này sẽ giúp hỗ trợ làm sáng tỏ thêm các vấn đề cụ thể mà bạn phải sử dụng công nghệ để giải quyết.

4. Tài liệu yêu cầu chức năng

Không phải tất cả các giải pháp đều yêu cầu phần mềm; trong một số trường hợp, vấn đề kinh doanh có thể được giải quyết bằng cách cập nhật quy trình kinh doanh. Mặc dù không phải lúc nào cũng cần thiết nhưng chúng ta thường xuyên sử dụng công nghệ vì đó là một phần của câu trả lời. Nếu vậy, các yêu cầu chức năng cho dự án sẽ được nhà phân tích nghiệp vụ chỉ định. Đây cũng có thể được gọi là yêu cầu hệ thống, yêu cầu phần mềm, yêu cầu giải pháp hoặc thậm chí là yêu cầu kỹ thuật.

Yêu cầu chức năng xác định khả năng và hoạt động của hệ thống. Chúng thường được thể hiện ở cấp độ mà một người dùng cụ thể, chẳng hạn như người dùng cuối hoặc con người, có thể thực hiện được với hệ thống.Những gì họ thấy trong sự tương tác của họ với hệ thống là một yêu cầu về mặt chức năng.

Có thể còn rất nhiều điều đang diễn ra ở phía sau. Những yêu cầu như vậy sẽ phù hợp hơn với thiết kế hệ thống kỹ thuật. Điều gì đó mà người dùng cuối có thể gặp phải khi xử lý hệ thống phần mềm đó sẽ được coi là yêu cầu chức năng. Chúng có thể được bao gồm trong một loạt các đầu ra riêng biệt cho nhu cầu.

5. Tài liệu yêu cầu thông tin hoặc dữ liệu

Nắm bắt các yêu cầu thông tin hoặc dữ liệu là loại tài liệu yêu cầu cuối cùng. Các thành phần của mô hình thông tin cũng có thể được nhà phân tích nghiệp vụ nhận ra bên cạnh các tính năng hướng tới người dùng của phần mềm. Tài liệu về nhu cầu dữ liệu có một số dạng phổ biến.

Bảng thuật ngữ này là một trong những bảng thuật ngữ đầu tiên. Điều này phục vụ như một định nghĩa về thuật ngữ và từ vựng phổ biến. Để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan của bạn hiểu cùng một định nghĩa về các thuật ngữ như "khách hàng", "tài khoản" và "đơn đặt hàng" và rằng bạn sử dụng chúng một cách nhất quán trong các quy trình kinh doanh và trường hợp sử dụng của mình, bạn sẽ sử dụng điều này để trở nên cực kỳ rõ ràng về thuật ngữ mà công ty bạn đang sử dụng.

Sơ đồ mối quan hệ thực thể là mô hình nhu cầu dữ liệu được sử dụng rộng rãi tiếp theo. Điều này minh họa các ý chính có thể xuất hiện trong từ vựng của bạn, mối quan hệ của chúng và các chi tiết cụ thể được ghi lại cho từng ý tưởng trong hệ thống thông tin.

Ví dụ: bạn có nhận được ngày đặt hàng nếu bạn đã đặt hàng không? Bạn có nhận được liên kết đến các sản phẩm cụ thể không? Đó sẽ là sự kết nối với một thứ khác được gọi là sản phẩm. Thời gian đặt hàng, địa chỉ giao hàng và các chi tiết khác sẽ có sẵn cho bạn. Và những bức ảnh được chụp ở vị trí nào? Sơ đồ mối quan hệ thực thể của bạn đang hiển thị điều đó. Những điều này có thể mang tính kỹ thuật cao nhưng chúng cũng có thể được hoàn thành từ góc độ thương mại trừu tượng hơn, thể hiện ý tưởng và hoạt động kinh doanh của công ty.

Từ điển dữ liệu là loại tài liệu yêu cầu dữ liệu cuối cùng. Sau đó, nó sẽ đi vào chi tiết về các trường hoặc tính năng cụ thể, chẳng hạn như trường có thể dài bao nhiêu. Nó chứa loại dữ liệu nào? Có tồn tại bất kỳ quy tắc kinh doanh hoặc thủ tục xác nhận nào không? Đối với dự án tích hợp hệ thống hoặc di chuyển hệ thống một lần, bao gồm việc di chuyển dữ liệu từ nguồn này sang nguồn khác, bạn có thể xây dựng và kết hợp các từ điển dữ liệu từ các hệ thống khác nhau để chứng minh cách các trường từ hệ thống này sẽ ánh xạ sang hệ thống khác.

6. Chọn tài liệu yêu cầu của bạn một cách có chủ ý

Vừa rồi là phác thảo năm danh mục tài liệu và các loại thông số kỹ thuật khác nhau thuộc từng tiêu đề đó. Một nhà phân tích nghiệp vụ không viết tất cả các tiêu chí này cho mọi dự án. Dựa trên các yêu cầu của dự án của họ, phần lớn các nhà phân tích nghiệp vụ sẽ chọn các thông số kỹ thuật tốt nhất và sửa đổi các mẫu đó theo yêu cầu của các bên liên quan và các cân nhắc của dự án.

Để quyết định phải làm gì tiếp theo, bạn nên đánh giá trạng thái hiện tại của dự án và những gì thực sự cần thiết. Điều quan trọng hơn nữa là bạn phải có một kỹ thuật phân tích kinh doanh được xác định rõ ràng và có mục tiêu, giúp bạn có thể giải quyết dự án với sáng kiến ​​và chiến lược tốt hơn. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.