Tại sao một số nhà quản lý dự án (PM - Project Manarger) bàn giao dự án của họ vào đúng thời điểm, đúng với ngân sách và làm khách hàng hài lòng trong khi những người khác gặp khó khăn? Hãy xem xét mười thói quen mà các PM rất thành công chia sẻ để tìm hiểu.

Những thói quen này được đề cập lặp đi lặp lại trong các đánh giá hiệu suất và trong các đánh giá cuối dự án, từ phía khách hàng, trong nhóm hoặc nhà tài trợ đang cung cấp phản hồi cho PM.

Bạn không cần phải có mười năm kinh nghiệm để tạo nên thành công mỗi lần. Bằng cách thay đổi thói quen của bạn và đánh bóng kỹ năng của bạn, bạn có thể cải thiện đáng kể cơ hội của dự án của bạn trở thành 1 dự án thành công và tạo ra cho mình một khoảng thời gian ít căng thẳng trong công việc.

1. Sử dụng nhóm phù hợp

Người quản lý dự án hiệu quả nhất và thành công biết được khả năng của các thành viên trong nhóm của họ. Điều đó có nghĩa là họ có thể phân bổ công việc phù hợp cho đúng người.

Sử dụng sai nhân lực trên một tác vụ có thể dẫn đến việc mất nhiều thời gian hơn hoặc được làm với chất lượng kém. Nó giúp bạn biết những điểm mạnh và điểm yếu của các cá nhân làm việc với bạn để bạn có thể phân bổ họ tốt nhất cho các tác vụ của dự án.

2. Quản lý vấn đề dự án

Tất cả các dự án đều gặp vấn đề theo thời gian. Người quản lý dự án thành công không cho phép họ lo lắng về điều đó. Họ biết các quy trình quản lý vấn đề và cách tốt nhất để giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.

Bạn cũng có thể làm điều đó. Khi bạn biết cách đánh giá vấn đề dự án, bạn sẽ thấy rằng quản lý vấn đề trở thành một thói quen dễ dàng kết hợp với thói quen hàng tuần của bạn. Dành một chút thời gian để xem qua nhật ký sự cố của bạn mỗi tuần và bạn sẽ sớm thấy rằng đó là một công việc dễ dàng để luôn cập nhật các vấn đề về quản lý.

3. Đối phó với các thay đổi

Các dự án được thiết kế để thay đổi mọi thứ, nhưng loại thay đổi đó đang xảy ra với người khác! Khó quản lý thay đổi nhằm hướng tới nhóm dự án, làm xáo trộn lịch trình dự án chi tiết và tạo ra công việc mới và toàn bộ bản cập nhật tài liệu.

Người quản lý dự án thành công có quy trình quản lý thay đổi mà họ theo dõi. Các bước được xác định sau giúp dễ dàng chuyển bất kỳ hành động nào thành thói quen bởi vì nó có cấu trúc và lặp đi lặp lại.

Quá trình quản lý thay đổi trông như sau:

• Nhận thông tin về thay đổi.

• Đánh giá sự thay đổi.

• Thiết lập xem có bao nhiêu công việc sẽ được làm khi có thay đổi.

• Chuẩn bị một đề xuất về việc liệu nó có đáng để làm nó trước không.

Khi bạn đã chuẩn bị một đề xuất, hãy yêu cầu nhà tài trợ của bạn đưa ra quyết định về việc liệu bạn có nên kết hợp thay đổi hay không. Bạn có thể tự phê duyệt một số thay đổi nhỏ miễn là chúng nằm trong phạm vi của bạn và cấp quyền. Người quản lý dự án thành công biết rằng đối phó với những thay đổi là một phần của công việc và họ có một kế hoạch để đối phó với chúng khi chúng phát sinh.

4. Quản lý chi phí dự án

Rất có khả năng dự án của bạn sẽ phải chịu thiệt hại về chi phí, ngay cả khi bạn không có toàn quyền kiểm soát . Việc có thể quản lý các yếu tố tài chính trong tầm kiểm soát của bạn phải là một thói quen. Nếu bạn không tiếp cận nó thường xuyên và liên tục, bạn sẽ thấy công việc trở nên lớn đến mức không thể làm tốt được.

Bạn không thể quản lý chi phí dự án của mình cho đến khi bạn có kế hoạch về những gì bạn sẽ chi tiêu.

5. Teambuilding

Nhóm dự án có thể không hoạt động trực tiếp với bạn. Vậy tại sao teambuilding lại là một phần trong thói quen của các nhà quản lý dự án thành công? Đó là bởi vì bạn cần nhóm của bạn làm việc hiệu quả với nhau và bạn cần những cá nhân tham gia vào dự án để nhanh chóng tìm thấy một điểm mà họ tin tưởng lẫn nhau. Bạn nhận được điều đó thông qua việc xây dựng nhóm. Tìm ra các tình huống mà nhóm của bạn đang tan rã. Đặc biệt, hành vi bắt nạt là không thể chấp nhận được.

6. Hiểu quy trình

Thói quen thứ sáu của các nhà quản lý dự án rất thành công là họ hiểu các quy trình tồn tại trong phạm vi kiểm soát của họ. Điều đó có nghĩa là họ biết phải làm theo các thủ tục công việc nào. Họ không lãng phí thời gian cố gắng tìm ra cách để viết một trường hợp kinh doanh vì họ biết rằng có một thủ tục cho điều đó và họ có thể làm theo các bước.

Người quản lý dự án thành công nhất không phải là nô lệ để xử lý. Họ biết khi nào điều phải làm là tuân theo quy trình. Họ biết khi nào nên tinh chỉnh nó một chút để làm cho các tác vụ dễ dàng hơn cho tất cả mọi người. Một ví dụ về điều đó sẽ là loại bỏ bộ máy quan liêu khỏi một dự án nhỏ bằng cách điều chỉnh các quy trình phù hợp.

7. Cập nhật lịch biểu

Lịch trình dự án không được để lại cơ hội. Người quản lý dự án thành công nhất sẽ làm cho nó trở thành thói quen thường xuyên kiểm tra lịch biểu của họ về tính chính xác và cập nhật chúng.

Có rất nhiều cách để theo dõi tiến trình của dự án của bạn. Điều quan trọng nhất là bạn làm điều đó. Nếu bạn đang đấu tranh để làm cho thói quen này của riêng bạn, thì hãy đặt một cuộc họp ngắn trong nhật ký của bạn với chính mình và lịch trình của bạn một lần một tuần. Sử dụng cùng một thời điểm mỗi tuần và dành 30 phút để xem lại bạn đang ở đâu và bạn cần ở đâu. Thực hiện các sửa đổi cần thiết, thông báo cho nhóm và tiếp tục với dự án.

Nếu thay đổi lịch biểu của bạn có tác động vào ngày kết thúc cho dự án hoặc vào ngày bàn giao cho các mốc quan trọng, thì sau đó hãy nói chuyện với nhà tài trợ của bạn. Bạn không nên thay đổi các nguyên tắc cơ bản của kế hoạch cơ bản của mình mà không phải trải qua quy trình phê duyệt chính thức.

8. Quản lý rủi ro dự án

Việc biết những gì cần đưa vào đăng ký rủi ro là một chuyện, nhưng thường xuyên xem xét nó và hành động đối với những rủi ro được nêu ra là điều gì đó khác biệt. Không đủ để bắt đầu dự án của bạn để xác định các rủi ro và sau đó không nghĩ về chúng một lần nữa. Quản lý rủi ro cần phải là một phần trong thói quen dự án của bạn bởi vì không có nó, bạn sẽ thấy rằng các rủi ro biến thành các vấn đề và tạo ra các vấn đề cho bạn.

Đây là một lĩnh vực khác, nơi các quy trình tiêu chuẩn và đặt một khe thông thường để thực hiện đánh giá rủi ro có thể hữu ích. Bạn có thể bao gồm nó như là một phần của các cuộc họp nhóm của bạn. Làm cho nó trở thành một thói quen để xem xét rủi ro của bạn với nhóm, đóng bất kỳ rủi ro nào không còn là mối đe dọa và lập kế hoạch hành động cho những người mà bạn muốn giảm thiểu.

9. Thời gian theo dõi

Người quản lý dự án biết rất nhiều về quản lý thời gian dự án, nhưng điều đó có xu hướng nằm trong phạm vi của lịch trình và lập kế hoạch. Những gì chúng ta đang nói đến là theo dõi thời gian trên cơ sở hàng ngày, thường xuyên hơn. Chúng ta đang nói về bảng chấm công.

Các nhóm dự án thường không muốn sử dụng bảng chấm công nếu họ chưa làm như vậy trước đây. Nhiều công cụ phần mềm quản lý dự án có thời gian theo dõi vốn có trong sản phẩm. Điều đó có thể giúp việc giới thiệu chuyển đổi theo dõi thời gian thành một nhóm dễ dàng hơn.

Cho dù bạn có theo dõi thời gian của nhóm hay không (điều được khuyến nghị), điều quan trọng là bạn biết thời gian của mình đi vào đâu trong một ngày. Bạn nên làm cho nó trở thành một thói quen để giữ một lưu ý về cách bạn phân bổ thời gian của mình. Nó sẽ giúp bạn hiểu liệu bạn có dành thời gian cho các nhiệm vụ dự án ưu tiên hàng đầu hay không.

10. Cung cấp các thay đổi về kinh doanh

Cuối cùng, thói quen làm cho các nhà quản lý dự án thành công nhất là họ có khả năng đánh giá kết quả đầu ra của dự án so với kết quả kinh doanh. Nếu người dùng không sử dụng sản phẩm hoặc phần mềm của bạn nhanh chóng bị lỗi thời hoặc khách hàng không ngạc nhiên như bạn thì dự án của bạn đã lãng phí thời gian.

Các nhóm dự án thành công nhất đảm bảo rằng họ biết họ đang nhắm đến kết quả kinh doanh nào. Họ xây dựng một giải pháp mang lại sự thay đổi kinh doanh một cách bền vững. Những gì họ cung cấp khi dự án kết thúc được sử dụng hoàn toàn và được khách hàng chấp nhận hoàn toàn. Đó là một thành công bởi vì nó đã được xây dựng để thành công ngay từ đầu.

Hiểu các mục tiêu kinh doanh là một tiêu chí quan trọng đối với bất kỳ người quản lý dự án nào muốn tạo ảnh hưởng đến khách hàng và các bên liên quan. Nếu bạn có thể cho thấy rằng bạn đã phân phối một cái gì đó có giá trị, thì thật dễ dàng để chứng minh tác động của bạn và giá trị mà bạn mang lại cho công ty.

Làm cho nó trở thành thói quen hỏi các bên liên quan về giá trị kinh doanh mà họ mong đợi và cách họ muốn sử dụng bất cứ điều gì mà dự án của bạn đang cung cấp cho họ. Nói chuyện với họ về cách họ xác định thành công. Bạn có thể xây dựng điều này thành một quá trình lặp lại vào đầu mỗi dự án.

Nguồn: https://www.thebalancecareers.com/successful-project-manager-habits-4019805