I. [Lý Thuyết] Các kiến thức cơ sở cần thiết liên quan tới quản lý dự án.

Kiến thức cần thiết cho quản lý dự án dĩ nhiên rất đa dạng. Cuốn sách có thể được xem là kinh thánh trong lĩnh vực quản lý dự án là PMBOK. Trong cuốn sách này người ta đã liệt kê ra 10 lĩnh vực cần thiết phải quản lý trong PM. Phần 1 này sẽ đi theo để giải thích đúng 10 lĩnh vực đó.

1. Integration Management hay quản lý tổng thể.

Nguồn 1

Nguồn 2

Integration management hay quản lý tổng thể là được xem là cốt lõi không thể thiếu của quản lý dự án. Nó tổ chức các lĩnh vực kiến thức khác trong PMBOK và có thể xem như là 1 nền tảng cho lĩnh vực PM. Bài viết này sẽ giải thích kiến thức cơ bản cũng như các công việc cần thiết để triển khai quản lý tổng thể dựa trên PMBOK.

1-1. Kiến thức cơ bản về quản lý tổng thể

Quản lý tổng thể (IM) là một trong 10 lĩnh vực kiến thức (knowledge area) trong Project Management Body of Knowledge 5th edition (PMBOK 5) được Viện Quản lý Dự Án PMI ban hành vào tháng 1 năm 2013.

Trước tiên hãy nhìn vào toàn bộ bức tranh về PMBOK.

Các process có vai trò chỉ định công việc sẽ được thực hiện theo vòng đời dự án. Phần này cho thấy các input được thực hiện, các công cụ và kỹ thuật để xử lý các input và output cuối cùng, cũng như làm thế nào để thực hiện công việc.

Trong bài viết này, sẽ giải thích về Quản lý tổng thể

1-1-1. Quản lý tổng thể là gì?

Quản lý tổng thể theo như PMBOK, là để thống nhất các lĩnh vực kiến thức khác và thống nhất cho toàn bộ dự án. Từ góc độ quy trình, có thể thấy rằng quản lý tổng thể có liên quan đến tất cả các process trong quá trình phát triển dự án.

Quy trình Initial được thực hiện khi bắt đầu dự án, quy trình Plan được thực hiện tại thời điểm lập kế hoạch dự án và quy trình Execute được thực hiện tại thời điểm thực hiện dự án. Công việc được thực hiện thông qua giai đoạn Execute sẽ được nhóm thành quy trình Control, và công việc ở cuối dự án được xác định trong quy trình Close.

1-1-2. Mục tiêu của quản lý tổng thể

Mục tiêu của quản lý tổng thể là xác định mục tiêu của dự án và quản lý toàn bộ dự án để đạt các mục tiêu này.

Các dự án được đưa ra để giải quyết 1 nhu cầu kinh doanh nào đó. Một khi mục đích của dự án là rõ ràng thì không thể nắm bắt được nhu cầu kinh doanh. Thông qua dự án, với việc ý thức được mục đích của nó là gì, chúng ta có thể biết được các action cần thiết để đạt được nhu cầu kinh doanh đã đặt ra.

Ngoài ra, các nhiệm vụ khác nhau như quản lý schedule, quản lý cost và quản lý human resource... sẽ được tiến hành song song khi thực hiện dự án. Đối với mỗi công việc sẽ có một hệ thống quản lý cho từng lĩnh vực, nhưng sự hợp tác lẫn nhau sẽ được thực hiện bởi quản lý tổng thể. Công việc trong từng lĩnh vực không thể được thực hiện một cách độc lập, do đó là cần thiết khi quản lý tổng thể sẽ quản lý toàn bộ dự án.

1-1-3. Điểm chú ý về quản lý tổng thể

Tại những lĩnh vực kiến thức nằm ngoài quản lý tổng thể thì các công việc cần thực hiện được sẽ được chỉ định rõ, tuy nhiên lại khó có thể hoàn thành một cách độc lập. Việc hợp tác giữa các lĩnh vực kiến thức này là cần thiết. Do đó quản lý tổng thể khác với các lĩnh vực kiến thức khác ở chỗ nó xác định dòng chảy của toàn bộ dự án và hỗ trợ sự hợp tác giữa các lĩnh vực kiến thức.

1-2 Thực hiện quản lý tổng thể

Có thể thấy rằng quản lý tổng thể đóng một vai trò trong việc quản lý toàn bộ dự án. Hãy xem quản lý tổng thể sẽ làm gì trong suốt dự án.

(1) Xây dựng điều lệ dự án (Develop Project Charter)

Là quy trình xây dựng tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của dự án và cho phép nhà quản lý dự án có quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức vào các hoạt động của dự án. Lợi ích của quy trình này là xác nhận rõ ràng ngày bắt đầu dự án và các ranh giới dự án, tạo ra hồ sơ dự án và có được sự thừa nhận cũng như cam kết chính thức của quản lý cấp cao với dự án.

<Quy trình phê duyệt điều lệ dự án>

Quá trình phê duyệt điều lệ dự án thông thường đi theo flow như sau

<Các mục được mô tả trong điều lệ dự án>

Các mục sau đây được mô tả trong điều lệ dự án và được sử dụng làm tài liệu cơ bản cho dự án.

(2) Xây dựng kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan)

Là quy trình xác định, chuẩn bị và phối hợp tất cả các kế hoạch con của 9 lĩnh vực kiến thức (phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, giao tiếp, nhân sự, rủi ro, mua sắm, các bên liên quan) và tích hợp chúng vào một kế hoạch bổ trợ nhằm quản lý dự án toàn diện. Lợi ích của quy trình này là cung cấp một tài liệu tập trung làm cơ sở cho tất cả các công việc dự án.

<Kế hoạch bổ trợ>

Các kế hoạch bổ trợ bao gồm các kế hoạch sau:

(3) Chỉ đạo và quản lý công việc dự án (Direct and Manage Project Work)

Là quy trình lãnh đạo và thực hiện công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu của dự án. Lợi ích của quy trình này là quản lý toàn bộ công việc của dự án.

Các thay đổi yêu cầu trong quá trình thực thi dự án sẽ được xử lý theo các hành động như sau

<Thay đổi yêu cầu>

(4) Theo dõi và kiểm soát công việc dự án (Monitor and Control Project Work)

Là quy trình theo dõi, rà soát và báo cáo tiến độ để đáp ứng các mục tiêu được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Lợi ích của quy trình này là cho phép các bên liên quan hiểu được trạng thái hiện tại của dự án, các bước thực hiện, và dự báo về ngân sách, lịch trình và phạm vi dự án.

Việc làm ở quy trình này thường là so sánh thông tin hiệu suất được thu thập từ mỗi lĩnh vực kiến thức (knowleague area) với kế hoạch dự án để kiểm tra lịch trình và chi phí. Thông tin hiệu suất thu thập được sẽ tổng hợp dưới dạng báo cáo hiệu suất công việc. Nếu có sự khác biệt giữa thực tế và kế hoạch và nếu như việc thay đổi là bắt buộc, thì cần phải yêu cầu thay đổi.

<Báo cáo hiệu suất làm việc> Một báo cáo tóm tắt trạng thái của toàn bộ dự án bằng cách tổng hợp thông tin hiệu suất công việc như lịch trình và chi phí công việc được thực hiện. Nó được chia sẻ cho các nhóm và các bên liên quan bằng quản lý giao tiếp (communication management).

(5) Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control)

Là quy trình xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi; phê duyệt những thay đổi và quản lý thay đổi liên quan đến sản phẩm bàn giao, tài sản quy trình tổ chức, tài liệu dự án và kế hoạch quản lý dự án; và truyền thông quyết định cuối cùng đối với các yêu cầu thay đổi. Quy trình này xem xét tất cả các yêu cầu liên quan đến thay đổi hay sửa đổi tài liệu dự án, sản phẩm bàn giao, đường cơ sở dự án, hay kế hoạch dự án, và phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu đó. Lợi ích của quy trình này là cho phép lập tài liệu các thay đổi trong dự án, xem xét ở 1 cách nhìn tích hợp tất cả các lĩnh vực kiến thức, giảm thiểu rủi ro dự án do thay đổi gây ra.

Input của quy trình này là các yêu cầu thay đổi được gửi từ các lĩnh vực kiến thức khác nhau, được xem xét bởi ủy ban kiểm soát thay đổi và output sẽ dưới dạng các yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt. Tại thời điểm này, kết quả xem xét của yêu cầu thay đổi cũng được ghi lại dưới dạng lịch sử thay đổi.

<Lịch sử yêu cầu thay đổi>

Khi một yêu cầu thay đổi được gửi đi, nó sẽ được xem xét bởi Ủy ban kiểm soát thay đổi. Nếu yêu cầu thay đổi được chấp thuận, nó sẽ được thực hiện như một thao tác thay đổi.

(6) Kết thúc dự án hay giai đoạn (Close Project or Phase)

Là quy trình hoàn thiện tất cả các hoạt động của tất cả các nhóm quy trình quản lý dự án nhằm chính thức hoàn thành dự án hoặc giai đoạn. Lợi ích của quy trình này là cung cấp bài học kinh nghiệm, kết thúc chính thức của công việc dự án, và trả các nguồn lực dự án về cho tổ chức để phục vụ các dự án hay công việc khác.

Khi kết thúc một dự án hoặc giai đoạn, cần xác nhận rằng tất cả các công việc dự án đã được hoàn thành và dự án đã đạt được mục tiêu của mình. Vào cuối giai đoạn, cần xem xét tất cả các thông tin cập nhật từ giai đoạn trước.

Khi kết thúc dự án, cần phải thực hiện các công việc cần thiết để phân phối các sản phẩm đã được chấp nhận phê duyệt. Ngay cả khi dự án bị hủy bỏ, cũng cần phải ghi lại lý do tại sao nó bị hủy bỏ và các bước thực hiện để làm như vậy.

1-3 Kết luận

Quản lý tổng hợp là nền tảng của một dự án. Nó mô tả mục đích và kết quả mong muốn của dự án. Khi thực hiện dự án, các nhiệm vụ được thực hiện sẽ được chia cho từng lĩnh vực kiến thức (knowleague area), nhưng các nhiệm vụ này không thể được quản lý một cách độc lập. Quản lý tổng hợp có thể quản lý và phối hợp từng lĩnh vực kiến thức (knowleague area) trong suốt dự án.

Trong bài viết này đã giải thích công việc được thực hiện và các sản phẩm sẽ được cung cấp, dựa theo PMBOK. Lẽ dĩ nhiên, chỉ với riêng kiến thức cơ bản này sẽ không cho phép nhà quản lý có thể áp dụng ngay trên thực tế. Tuy nhiên, sau khi hiểu những kiến thức cơ bản, nhà quản lý nhập môn sẽ có thể thực hành bằng cách thực sự làm việc và tạo ra các sản phẩm thực tế.