Cách thức HORENSO đúng và hiệu quả trong công việc

HORENSO- Nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp nâng cao tính tổ chức

Một trong những hình thức giao tiếp trong công việc đó chính là "Báo cáo", "Liên lạc", "Trao đổi", và thường được gọi tắt ngắn gọn bằng cụm từ "HORENSO".

・Báo cáo: Chính là việc người nhận được yêu cầu, chỉ thị truyền đạt lại tình hình tiến độ, kết quả của công việc được chỉ thị, yêu cầu cho người đã đưa ra chỉ thị, yêu cầu công việc đó.

・Liên lạc: Là việc truyền đạt qua lại những thông tin có ích cho những người liên quan khác.

・Trao đổi: Là việc mong muốn nhận được lời khuyên, ý kiến từ người khác về những vấn đề, khó khăn đang gặp phải.

Vậy cụ thể hơn thì HORENSO là gì?

Bạn đã từng nghe thấy cụm từ HORENSO chưa? HORENSO thường được cho là rất quan trọng. Vậy tại sao nó lại quan trọng như vậy?

Như lời giới thiệu ở trên thì HORENSO chính là cụm từ viết tắt của ba từ "Báo cáo" (HO-Houkoku), "Liên lạc" (REN - Renraku) và "Trao đổi" (SO-Soudan).

Báo cáo là việc người nhận được yêu cầu, chỉ thị truyền đạt lại tình hình tiến độ, kết quả của công việc được chỉ thị, yêu cầu cho người đã đưa ra chỉ thị, yêu cầu công việc đó. Thông thường chỉ thị, yêu cầu sẽ được đưa ra từ cấp trên của chúng ta.

Chính vì vậy,báo cáo được tiến hành đối với người có vị trị cao hơn mình,chẳng hạn như từ cấp dưới báo cáo lên cấp trên, từ người phụ trách báo cáo cho khách hàng. Nếu không có báo cáo thì cấp trên sẽ không thể nắm bắt được tiến độ công việc ,cũng như khó có thể có những phán đoán kịp thời, hợp lý.

Liên lạc là việc truyền đạt qua lại những thông tin có ích cho những người liên quan khác.

Liên lạc có rất nhiều trường hợp, có thể là từ 1 người truyền thông tin đến cho 1 người tiếp nhận thông tin,nhưng cũng có lúc là từ 1 người truyền thông tin đến cho rất nhiều người tiếp nhận thông tin. Liên lạc sẽ phát sinh giữa các bộ phận, những người liên quan chẳng hạn như cấp dưới với cấp trên, cấp trên với cấp dưới, đồng nghiệp với nhau. Nếu không có liên lạc thì thông tin sẽ không thể chia sẻ và cũng không thể hợp tác làm việc với nhau được.

Trao đổi là việc mong muốn nhận được lời khuyên, ý kiến từ người khác về những vấn đề, khó khăn đang gặp phải.

Tùy từng mục đích, nội dung mà đối phương trao đổi sẽ khác nhau chẳng hạn như trao đổi với cấp trên,với các anh chị đồng nghiệp, với đồng nghiệp. Có thể là trao đổi về công việc mình phụ trách, trao đổi về ý tưởng cho dự án... Nếu không có trao đổi thì những vấn đề, điểm bất thường sẽ không thể được xử lý kịp thời, dần dần vấn đề sẽ trở thành vấn đề lớn,

Tóm lại, công việc thường xuyên có những thay đổi, chúng ta cần phải nắm bắt được những sự thay đổi đó để có những quyết định, phán đoán kịp thời, đúng đắn. Nếu không thực hiện HORENSO tốt, công việc sẽ khó tiến triển suôn sẻ và cũng không thể mang lại kết quả tốt.

Làm thế nào để HORENSO đúng và hiệu quả?

Qua phần trình bày ở trên thì có lẽ mọi người cũng được nắm được khái niệm HORENSO là gì? Vậy làm thế nào để HORENSO đúng và hiệu quả? Chúng ta hãy đi lần lượt từng phần nhé.

Trước hết, đó là cách "Trao đổi".

Không lo lắng một mình

Khi thực hiện công việc sẽ phát sinh những vấn đề khó hay những nội dung mà mình chưa hiểu, có người sẽ nghĩ rằng đây là việc của mình nên tự mình nghĩ, tự mình lo lắng. Nếu như vậy, trong khi bạn đang bận rộn để lo lắng giải quyết vấn đề thì thời gian cứ thế trôi, không kịp deadline,thậm chí vấn đề còn trở lên lớn ngoài tầm kiểm soát của bản thân bạn.

Đương nhiên việc bạn cần suy nghĩ cũng quan trọng nhưng thay vì bạn phải mất nhiều ngày, nhiều giờ để suy nghĩ một mình thì hãy trao đổi. Trao đổi không phải để mong có câu trả lời mà để cùng nhau giải quyết.

Tóm lại, điều bạn cần nhớ đó là "Những việc không thể tự giải quyết thì hãy trao đổi, đừng lo lắng một mình."

Cần phải biết rõ được nội dung mình muốn trao đổi

Cho dù bạn có ý định trao đổi nhưng nếu không tổng hợp nội dung thì phía người nghe cũng sẽ thấy khó hiểu vấn đề mà bạn đang nói tới, trao đổi tốn thời gian mà đổi khi lại không có kết quả.

Vì vậy trước khi trao đổi, bạn cần tổng hợp trước các nội dung chẳng hạn như đang khó khăn gì, vấn đề là gì, nguyên nhân do đâu...Khi trao đổi thì hãy mang theo tài liệu hoặc những vật dụng mà bạn có thể dùng nói để giải thích nếu như khó truyền đạt nếu chỉ nói "chay".

Trao đổi với người đã đưa ra yêu cầu, chỉ thị công việc cho bạn

Nếu trao đổi về nội dung công việc thì nên trao đổi với người đưa ra chỉ thị công việc đấy cho bạn. Bởi nếu không phải là đồng nghiệp, anh chị đi trước phụ trách công việc đấy thì sẽ không biết rõ về nội dung công việc, vì vậy khôg có thể đưa ra được lời khuyên đúng đắn, thậm chí còn có thể bị lạc hướng.

Người đưa chỉ thị cho bạn là người nắm rõ được mục đích công việc, kết quả mong muốn nên họ sẽ đưa ra được lời khuyên phù hợp cho bạn.

Tiếp theo là cách "Báo cáo"

Báo cáo đi từ kết luận, kết quả

Mục đích của việc báo cáo là để người tiếp nhận báo cáo nắm được thông tin, đưa ra quyết định, phán đoán từ thông tin đó. Chính vì vậy để nhanh chóng nắm được vấn đề thì trước hết hãy báo cáo kết luận, kết quả. Tiếp sau đó sẽ trình bày nguyên nhân, quá trình. Khi báo cáo bằng văn bản cũng tương tự. Như vậy cả người báo cáo, hay người tiếp nhận báo cáo sẽ không phải lãng phí thời gian cho những nội dung báo cáo thừa thãi.

Thời điểm báo cáo phù hợp

Khi công việc có vấn đề gì thì người chịu trách nhiệm cuối cùng cũng là cấp trên của bạn. Bạn cần người hỗ trợ, follow công việc thì cũng là cấp trên của bạn. Chính vì vậy, cần phải báo cáo kịp thời, đầy đủ để cấp trên nắm được tiến độ, tình hình công việc.

Thời điểm chúng ta cần báo cáo có thể kể đến như:

・Sau khi kết thúc công việc được giao

・Trong quá trình đang làm công việc trong thời gian dài

・Khi cần thay đổi các thực hiện công việc

・Khi có được thông tin mới

・Khi gặp vấn đề

Những thời điểm nếu trên dù cấp trên không yêu cầu bạn báo cáo nhưng bạn hãy chủ động. Đặc biệt cần chú ý khi gặp vấn đề, không che giấu lỗi lầm, báo cáo luôn và ngay khi có vấn đề.

Tách biệt sự thật và ý kiến bản thân

Một trong những việc khiến người tiếp nhận báo cáo khó đánh giá tình hình là do không có minh chứng số liệu cụ thể ở thời điểm tiếp nhận báo cáo, phải nghe nội dung báo cáo mang tính ý kiến chủ quan của người báo cáo.

Trong báo cáo, trước hết hãy trình bày sự thật, số liệu cụ thể. Sau đó mới trình bày những ý kiến của bản thân. Có như vậy thì người tiếp nhận báo cáo mới có thể đánh giá, phán đoán dựa trên sự thật được.

Cuối cùng là cách liên lạc

Liên lạc đầy đủ thông tin cần thiết cho những người cần thiết

Ví dụ khi cần liên lạc đến nhiều người, đoA và B làm cùng bộ phận nên bạn cho rằng chỉ cần liên lạc cho một người là được, và tự bỏ qua B. Và kết quả là công việc bị chậm trễ, chỉ một sỗ người không biết thông tin,đem lại cảm giác không thoải mái cho những người đó.

Bạn nên nhớ tuyệt đối không được tự ý phán đoán và bỏ qua liên lạc. Khi liên lạc cần phải truyền đạt đến tất cả những người cần thiết.

Cách dùng các hình thức liên lạc

Có rất nhiều cách thức liên lạc khác nhau và tùy vào đối tượng, nội dung, mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng mà lựa chọn hình thức liên lạc cho phù hợp.

Các bạn có thể tham khảo theo bảng sau

Xác nhận xem đã truyền đạt nội dung liên lạc quan trọng chưa

Liên lạc không phải là gửi thông tin. Việc truyền đạt thông tin cho đối phương chính là đã thực hiện xong liên lạc. Tuy nhiên, đối với những liên lạc quan trọng thì cần xác nhận xem văn bản, email..đã được gửi đến chưa? đối phương đã xem nội dung được gửi đến hay chưa? Bằng việc xác nhận này là sẽ khẳng định chắc chắn việc đã liên lạc đến đối phương những nội dung muốn truyền đạt.

Trên đây là những nội dung giới thiệu về cách thức HORENSO đạt hiệu quả. Các bạn hãy thực hiện triệt để HORENSO và tạo thói quen cho mình nhé.

Bài viết tham khảo: https://www.consultsourcing.jp/8642